Вопрос о том, был ли у сотрудника переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в предыдущем месте работы, актуален для любого работодателя, который хочет удостовериться в корректности данных о трудовом стаже и страховом стаже нового сотрудника. Ниже приведена подробная инструкция, как проверить наличие такого заявления и какие документы можно запросить.
Правовые основания
Переход на электронную трудовую книжку регулируется статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Согласно ей:
- Работник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК.
- При этом работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления.
- Если работник не подавал заявление, то в бумажной трудовой книжке будет указано, что он продолжает использовать бумажный вариант.
Таким образом, наличие записи о заявлении в бумажной трудовой книжке является официальным подтверждением перехода на ЭТК.
Что нужно проверить?
- Запись о подаче заявления в бумажной трудовой книжке.
- Справка о трудовом стаже (СТД‑Р) от предыдущего работодателя.
- Выписка из электронной трудовой книжки, если работник уже имеет доступ к порталу Госуслуг или сайту ПФР.
Как получить необходимые документы
3.1 Запрос у сотрудника
Самый простой способ – попросить у сотрудника:
- Справку о трудовом стаже (СТД‑Р) от предыдущего работодателя.
- Выписку из ЭТК, которую он может получить через портал Госуслуги или сайт ПФР.
Если сотрудник не имеет доступа к порталу, он может обратиться к своему работодателю, в МФЦ или в службу поддержки ПФР.
3.2 Запрос у предыдущего работодателя
Если сотрудник не может предоставить документы, вы можете напрямую обратиться к прежнему работодателю с письменным заявлением о предоставлении сведений:
- Запись о подаче заявления в бумажной трудовой книжке.
- Справка о трудовом стаже (СТД‑Р).
- Выписка из ЭТК, если она существует.
Обратите внимание, что работодатель обязан предоставить эти сведения в течение 30 дней с момента запроса.
Проверка через государственные сервисы
Если у вас есть доступ к порталу Госуслуги или сайту ПФР, вы можете самостоятельно проверить наличие ЭТК у сотрудника:
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
- Выберите пункт «Проверить наличие ЭТК».
- Введите ИНН и дату рождения сотрудника.
- Система покажет, есть ли у сотрудника электронная трудовая книжка и какие записи в ней содержатся.
Аналогично можно воспользоваться сайтом ПФР:
- Перейдите на www.pfr.gov.ru.
- Выберите раздел «Проверка ЭТК».
- Введите необходимые данные и получите результат.
Что делать, если данные не совпадают
Если вы обнаружили несоответствие между данными, предоставленными сотрудником, и информацией, полученной из государственных сервисов, следуйте этим шагам:
- Обратитесь к прежнему работодателю с письменным заявлением о внесении корректировок.
- Если работодатель существует, он обязан исправить ошибку в ЭТК.
- Если работодатель прекратил деятельность, обратитесь в МФЦ с заявлением о восстановлении данных.
Практические советы
- Всегда запрашивайте у сотрудника копию справки СТД‑Р и выписки из ЭТК перед заключением трудового договора.
- Проверьте наличие записи о заявлении в бумажной трудовой книжке – это быстрый способ подтвердить переход на ЭТК.
- Если сотрудник не имеет доступа к порталу Госуслуг, предложите ему пройти регистрацию – это облегчит дальнейшую проверку.
- В случае сомнений всегда обращайтесь в ПФР – они могут подтвердить наличие ЭТК и предоставить выписку.
Проверка того, подавал ли работник заявление на электронную трудовую книжку у предыдущего работодателя, не требует сложных процедур; Главное – знать, какие документы нужны, и где их можно получить. Используя официальные источники (письменные заявления, справки СТД‑Р, выписки из ЭТК, государственные порталы), вы сможете убедиться в достоверности данных о трудовом стаже нового сотрудника и избежать ошибок при оформлении трудового договора.
Если возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки ПФР или к специалистам вашего МФЦ – они всегда готовы помочь разобраться в нюансах оформления трудовой книжки.