Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж сотрудника. В условиях роста числа поддельных документов и мошеннических схем, проверка подлинности трудовой книжки при приёме на работу становится важной процедурой. Несмотря на то, что закон не обязывает работодателя проводить такую проверку, разумная осмотрительность защищает компанию от рисков: неправомерных начислений пенсий, споров с ФСС, штрафов и репутационных потерь.

Законодательная база: обязан ли работодатель проверять трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Роструда, работодатель не обязан проверять подлинность трудовой книжки, представленной соискателем. Однако:

• Работодатель обязан принять трудовую книжку в качестве основного документа о трудовой деятельности (ст. 65 ТК РФ).
• При обнаружении признаков подделки работодатель имеет право запросить дополнительные доказательства стажа и даже отказать в приёме на работу, если документ вызывает сомнения.
• Если поддельная трудовая книжка будет использована для начисления пенсии, ответственность лежит на сотруднике, но работодатель может быть привлечён к административной ответственности за ненадлежащее ведение кадровых дел.

Важно: Отказ от проверки — не нарушение закона, но игнорирование явных признаков подделки может быть расценено как халатность.

Проверка бумажной трудовой книжки: пошаговый алгоритм

Бумажные трудовые книжки бывают двух основных образцов: старого (до 2004 года) и нового (с 2004 года). Проверка проводится по следующим критериям.

Проверка бланка: серия, номер, год выпуска

На обложке бумажной трудовой книжки указаны:

• Серия — 2 буквы (например, АА, ВВ, ММ).
• Номер — 6 цифр.
• Год выпуска — указан на обороте обложки (например, 2003, 2005, 2010).

Правило соответствия:

• Бланки до 2004 года имели серии: АА, АВ, АС, АМ, АР, АТ, АУ, АХ, АЧ, АШ, АЩ, АЭ, АЮ, АЯ и т.д., каждая серия соответствовала определённому году выпуска. Например, серия АА — 1974–1976 гг., АВ — 1977–1979 гг.
• Бланки с 2004 года имеют серию, начинающуюся с букв АМ, АР, АТ, АУ, АХ, АЧ, АШ, АЩ, АЭ, АЮ, АЯ и далее по алфавиту. Серия АМ, 2004–2005 гг., АР — 2006–2007 гг., АТ, 2008–2009 гг. и т.д.

Совет: Сверяйте год выпуска с серией. Если книжка выдана в 2010 году, а серия, АА — это явный признак подделки.

Проверка печатей и подписей

Каждая запись о приёме, переводе, увольнении должна содержать:

• Подпись ответственного лица (кадровика, директора) — печатная, разборчивая, с расшифровкой ФИО.
• Печать организации — должна быть круглой, с полным наименованием юридического лица, ИНН, ОГРН. Печать должна быть чёткой, без размытых краёв.
• Номер записи — должен быть последовательным, без пропусков.

Опасные признаки:

• Печать наложена поверх текста, признак подделки.
• Подпись выполнена карандашом или нечитаемым почерком.
• Записи сделаны разными чернилами (например, одна, синяя, другая — чёрная).
• Отсутствуют записи о приёме или увольнении, но есть промежуточные переводы — нарушение логики.

Проверка последовательности записей

Записи в трудовой книжке должны быть:

1. Нумерованы по порядку (№1, №2, №3…);
2. Сделаны в хронологическом порядке (дата приёма → дата увольнения → дата нового приёма).
3. Не содержат исправлений — любые исправления должны быть заверены печатью и подписью.

Внимание! Если в книжке есть запись об увольнении по инициативе работника, а затем — запись о приёме на новое место без перерыва — это нормально. Но если между увольнением и приёмом — 3 года, а в книжке нет записи о перерыве — это подозрительно.

Проверка электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. С 2026 года более 80% работников имеют ЭТК. Проверить её можно через официальные государственные порталы:

Где проверить ЭТК?

• Госуслуги — https://www.gosuslugi.ru (личный кабинет → «Трудовая книжка»)
• Сайт Пенсионного фонда РФ — https://www.pfrf.ru → «Электронная трудовая книжка» → «Проверить стаж»
• Личное обращение в отделение ПФР с паспортом и СНИЛС

Что можно увидеть в ЭТК?

В электронной трудовой книжке отображаются:

• Все записи о приёме, увольнении, переводе.
• Наименование работодателя, ИНН, ОГРН.
• Дата и основание увольнения (по инициативе работника, по соглашению сторон, за прогул и т.д.).
• Информация о смене работодателя, с указанием даты перехода.

Важно! В ЭТК не может быть двух записей об увольнении за один день от одного работодателя. Если в системе ПФР отображается, например:

• Увольнение — по инициативе работника
• Увольнение — за прогул

— это признак фальсификации. Такая ситуация возможна только при технической ошибке или мошенничестве. В этом случае работодатель должен запросить разъяснения у ПФР или обратиться в суд.

Как подтвердить стаж при отсутствии ЭТК?

Если сотрудник не оформлял ЭТК, но хочет подтвердить стаж, можно запросить:

• Справку по форме СЗВ-ТД — выдаётся работодателем при увольнении.
• Выписку из лицевого счёта ПФР, через Госуслуги или ПФР.
• Архивные справки — если организация ликвидирована, запрос можно направить в архив.

Что делать, если обнаружена поддельная трудовая книжка?

Если при проверке вы выявили признаки подделки, действуйте по алгоритму:

1. Не подписывайте приказ о приёме, не оформляйте трудовые отношения на основании подозрительного документа.
2. Проведите беседу с соискателем — спокойно уточните, откуда у него книжка, когда и где она была выдана.
3. Запросите дополнительные документы: справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, копии приказов, трудовые договоры.
4. Проверьте данные через ПФР — запросите сведения по СНИЛС (если соискатель согласен);
5. Если подделка подтверждена — откажите в приёме на работу, зафиксируйте это в письменном виде (отказ в приёме на работу по п. 3 ст. 64 ТК РФ — «не представлены необходимые документы»).
6. Сообщите в полицию — если есть признаки уголовного преступления (подделка официального документа — ст. 327 УК РФ).

Лайфхаки для работодателей

• Всегда запрашивайте СНИЛС — он привязан к трудовому стажу и позволяет проверить данные через ПФР.
• Используйте электронный документооборот — если сотрудник предоставляет ЭТК через Госуслуги, скачайте и сохраните выписку.
• Не принимайте копии без заверения, копия трудовой книжки должна быть заверена печатью и подписью текущего работодателя (если сотрудник работает).
• Создайте внутренний чек-лист для кадровиков: проверка серии, печатей, дат, логики записей.

Частые ошибки и мифы

• Миф: «Работодатель обязан проверять трудовую книжку».
  Факт: Нет, обязанности нет, но ответственность за неправильное ведение кадровых дел, есть.
• Миф: «Номер и серия не важны — главное, чтобы печать была».
  Факт: Поддельные печати легко подделать. Серия и год выпуска — ключевой индикатор подлинности.
• Миф: «Электронная книжка не может быть поддельной».
  Факт: Поддельная ЭТК невозможна, но фальсификация данных в ней возможна, если работодатель неправильно ввёл информацию. Проверяйте через ПФР, а не через приложение работодателя.

Проверка трудовой книжки — это не бюрократическая формальность, а инструмент защиты бизнеса. Даже если закон не требует этого, разумный подход к кадровому документообороту снижает риски:

• Неправильного начисления пенсий и отпускных;
• Споров с ФСС и ПФР;
• Претензий от бывших сотрудников;
• Штрафов за нарушение трудового законодательства.

Рекомендация: Внедрите в свою кадровую практику обязательную проверку трудовой книжки — как бумажной, так и электронной. Используйте официальные источники: Госуслуги, ПФР, архивы. Не полагайтесь только на слова соискателя. Документы — это доказательства, а не просьбы.

Помните: одна поддельная трудовая книжка может стоить компании десятки тысяч рублей и репутационный ущерб. Проверяйте — и работайте спокойно.