Любой визит государственных контролеров — это серьезный стресс для бизнеса. И если налоговая служба ищет скрытые доходы и неуплаченные налоги, то Государственная инспекция труда (ГИТ) стоит на страже прав работников. Проверка трудовой инспекцией может обернуться крупными штрафами, а в некоторых случаях даже приостановкой деятельности компании.
В этой статье мы подробно разберем, кто входит в перечень проверяемых организаций, как формируются планы проверок, какие нововведения действуют в 2026 году и как работодателю подготовиться к визиту инспекторов.
Кого имеет право проверять трудовая инспекция?
Государственная инспекция труда (Роструд и его территориальные органы, например, Центральная межрегиональная территориальная государственная инспекция труда) уполномочена проверять организации и индивидуальных предпринимателей, которые состоят в трудовых отношениях с физическими лицами. Иными словами, если у вас есть хотя бы один наемный работник, с которым заключен трудовой договор, вы автоматически подпадаете под контроль ГИТ.
Как формируется перечень организаций для проверки?
Проверки ГИТ делятся на два основных типа: плановые и внеплановые. От типа проверки зависит то, как ваша компания попадает в перечень проверяемых.
Плановые проверки
Плановые проверки проводятся по заранее утвержденному графику. В конце календарного года (не позднее 31 декабря) Роструд публикует список организаций, подлежащих проверке в следующем году. В этом реестре указывается наименование компании, основание для визита и планируемая дата проверки.
Частота проверок: Плановые проверки проводятся не чаще, чем один раз в три года (согласно ст. 9 ФЗ № 294-ФЗ).
Критерии попадания в план: Основанием для включения в план является истечение трех лет со дня:
- Государственной регистрации юридического лица или ИП;
- Окончания последней плановой проверки;
- Начала осуществления предпринимательской деятельности.
Категории риска: Важно знать, к какой категории риска относится ваша организация. Инспекция распределяет работодателей по классам опасности (от низкого до высокого). Узнать свою категорию можно, обратившись с запросом в произвольной форме в трудовую инспекцию.
Мораторий и исключения для малого бизнеса
В последние годы действовали ограничения на плановые проверки малого и среднего бизнеса. Так, в 2025 году плановые проверки работодателей трудовой инспекцией были запрещены, однако из этого правила есть серьезные исключения. Мораторий не распространяется на организации, которые привлекались к административной ответственности за грубые нарушения трудового законодательства. Список таких оснований является закрытым, и проверяющие не имеют права называть иные причины для внепланового визита.
Внеплановые проверки
Внеплановая проверка может нагрянуть в любой момент. Перечень причин для ее назначения строго ограничен законом. К ним относятся:
- Жалоба работника или группы работников о нарушении трудового законодательства в компании;
- Запрос на проверку условий труда в организации;
- Истечение срока исполнения ранее выданного предписания об устранении нарушений;
- Приказ руководителя Роструда, изданный в соответствии с поручением Президента или Правительства РФ.
Новые подходы к проверкам: проверка нескольких организаций одновременно
В 2026 году продолжает действовать механизм, введенный статьей 71 ФЗ от № 248-ФЗ. Это проверка соблюдения обязательных требований на одной территории, но сразу у нескольких организаций или ИП. Например, инспектор может прийти в бизнес-центр, морской порт или индустриальный парк и проверить всех работодателей, расположенных на этой территории. Это позволяет ГИТ оптимизировать ресурсы и охватить контролем большее число компаний.
Как узнать о предстоящей проверке?
О планируемом визите можно узнать несколькими способами:
- Официальный сайт Роструда и портал государственных услуг Российской Федерации, где публикуются сводные планы проверок.
- Специализированные сервисы, такие как Saby (СБИС). Программа заранее покажет все планируемые контрольно-надзорные мероприятия в отношении вашей компании.
- Уведомление от ГИТ. О плановой проверке работодатель должен быть уведомлен не позднее чем за 3 рабочих дня до ее начала (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Какие документы запрашивает трудовая инспекция?
Трудовая инспекция запрашивает ряд документов, которые подтверждают соблюдение норм трудового права. К основным документам, подлежащим проверке, относятся:
- Учредительные документы организации (устав, свидетельства ОГРН, ИНН);
- Трудовые договоры с сотрудниками;
- Трудовые книжки (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
- Локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных и др.);
- Документы по охране труда (журналы инструктажей, результаты специальной оценки условий труда);
- Табели учета рабочего времени и расчетные ведомости по заработной плате;
- Документы, подтверждающие выплату зарплаты (расчетные листки).
Как подготовиться и успешно пройти проверку?
Чтобы избежать штрафов и других негативных последствий, подготовку к проверке стоит начинать заранее:
- Проверьте наличие всех локальных актов и их соответствие текущему законодательству.
- Аудит кадрового делопроизводства: убедитесь, что все трудовые договоры подписаны, содержат обязательные условия, а зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц.
- Соблюдайте сроки выплат: задержка заработной платы — одно из самых частых и жестко наказываемых нарушений.
- Оцените условия труда: проверьте актуальность результатов СОУТ (специальной оценки условий труда) и наличие медосмотров у сотрудников, чья работа этого требует.
- Назначьте ответственного: определите сотрудника (обычно кадровик или специалист по охране труда), который будет взаимодействовать с инспекторами, предоставлять запрашиваемые документы и следить за соблюдением хода проверки.
Проверка Государственной инспекцией труда — это не приговор, а процедура, которую можно и нужно контролировать. Знание своих прав, понимание того, как формируется перечень организаций для проверок, и своевременное устранение кадровых ошибок — залог успешного прохождения контроля. Если вам нужна комплексная поддержка, на рынке существуют профильные сервисы (например, «Правовая защита») и консультанты, которые помогут привести документацию в порядок и защитить ваш бизнес от санкций.