Оформление на новое место работы всегда сопровождается сбором и предоставлением пакета документов. Одним из самых важных среди них традиционно является трудовая книжка. Однако с переходом на электронный формат документооборота у многих соискателей и работодателей возникают вопросы: обязательно ли проверяют трудовую книжку при приеме на работу? как это происходит сейчас и какие способы проверки существуют?
Зачем работодателю проверять трудовую книжку?
Прежде чем разобраться в механизмах проверки, важно понять, почему работодатель вообще это делает. Проверка трудовой книжки при оформлении служит нескольким целям:
- Подтверждение стажа: работодатель должен убедиться, что опыт работы кандидата соответствует требованиям вакансии.
- Выявление причин увольнения: записи об увольнении по статье могут стать решающим фактором при отказе в трудоустройстве.
- Защита от подделок: существуют различные причины для подделки записей в документе, от сокрытия неприятных фактов биографии до попытки получить незаконно пенсию или льготы. Работодатель должен быть уверен в юридической чистоте документа.
Бумажная трудовая книжка: как проверяют?
Если соискатель предоставляет классическую бумажную трудовую книжку, кадровый инспектор проводит визуальную и документальную проверку:
- Визуальный осмотр: проверяется соответствие бланка установленным ГОСТам, наличие водяных знаков, серийного номера и других степеней защиты.
- Сверка записей: кадровик изучает хронологию записей, наличие подписей и печатей предыдущих работодателей, отсутствие исправлений, не заверенных печатью.
- Запросы в фонды: при возникновении сомнений в подлинности документа или точности стажа, работодатель может сделать запрос в Пенсионный фонд (СФР) или другие государственные структуры.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С появлением электронных трудовых книжек многие работодатели столкнулись с вопросом: как достоверно проверить данные о работнике и его трудовом стаже? Сегодня ЭТК — это полноценный аналог бумажного документа, и проверка имеет свои особенности.
Как подтвердить наличие ЭТК?
При приеме на работу сотрудник может предоставить сведения о своей электронной трудовой. Сделать это можно двумя способами:
- В электронном виде: при запросе через Единый портал Госуслуг сведения поступят в форме электронного документа. Также просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут в личном кабинете на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
- На бумажном носителе: при иных способах обращения (например, через МФЦ или отделение СФР) сведения можно получить на бумажном носителе или в форме электронного документа (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).
Важно отметить, что электронные и бумажные выписки из трудовой обладают одинаковой юридической силой.
Как проверить электронную трудовую книжку?
Как проверить электронную трудовую книжку (ЭТК) самому работнику либо нанимателю, который впервые принимает человека на работу? Сделать это возможно и в первом, и во втором случае.
Работодатель может проверить ЭТК через специализированные электронные сервисы, интегрированные с базами Социального фонда России (СФР). Это позволяет быстро и достоверно подтвердить стаж кандидата и выявить возможные ошибки в записях.
Для самого работника проверка ЭТК также доступна — через личный кабинет на Госуслугах. Это помогает выявить ошибки в стаже и обеспечить свои права на корректную информацию.
Оформление на работу впервые
Отдельный вопрос — проверяют ли документ, если человек устраивается на работу впервые. При оформлении на работу впервые будущий работник предоставляет в отдел кадров организации или учреждения все необходимые документы, такие как паспорт, диплом, а трудовую книжку оформляет кадровик. Он берет ее в бухгалтерии организации (если это бумажный бланк).
С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка? Начиная с 2021 года, всем гражданам, поступающим на работу впервые, автоматически оформляется именно электронная трудовая книжка. Бумажный вариант им больше не выдается.