Вопрос проверки трудовой книжки при трудоустройстве остается одним из самых актуальных в сфере кадрового делопроизводства. Несмотря на активный переход на цифровые форматы, бумажный документ по-прежнему играет важную роль, а его проверка требует от работодателя внимательности, а от соискателя, понимания своих прав. В этой статье мы подробно разберем, как происходит проверка, какие существуют нюансы в 2026 году и что говорит закон.

Обязанность предъявления документов

Согласно Трудовому кодексу РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Это фундаментальное правило, которое действует и в 2026 году.

Важно помнить следующие моменты:

• Инициатива исходит от соискателя: Работодатель не может самостоятельно получить доступ к трудовой книжке или данным о стаже без участия кандидата. Все документы предоставляет сам гражданин.
• Первичное трудоустройство: С 1 января 2021 года для граждан, устраивающихся на работу впервые, бумажная трудовая книжка не заводится. Вся информация о их стаже ведется исключительно в электронном виде (через передачу сведений в Социальный фонд России).
• Отказ от бумажного формата: Если работник ранее перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), он предоставляет только сведения о трудовой деятельности (выписку СТД-Р или СТД-СФР). Предоставлять бумажный документ в этом случае не требуется.

Зачем и как проверяют трудовую книжку?

Проверка трудовой книжки — это не просто формальность, а необходимый этап верификации опыта кандидата. Степень внимательности при изучении документа зависит от типа компании и должности.

Кто проверяет тщательнее?

1. Крупные корпорации и госорганы: Здесь проверка наиболее строгая. HR-специалисты и службы безопасности внимательно изучают хронологию записей, чтобы убедиться в достоверности резюме. Для руководящих должностей, а также при поступлении на государственную или муниципальную службу (в т.ч. в Центробанк РФ), набор документов расширен: обязательно предоставляются сведения о доходах, имуществе и обязательствах.
2. Средний бизнес: Проверка носит стандартный характер. Работодатель убеждается в наличии опыта по специальности и отсутствии длительных необъяснимых перерывов.
3. Малый бизнес: В небольших компаниях могут ограничиваться формальным наличием документа, однако риски ошибок при заполнении остаются высокими для всех.

Основная цель проверки — подтвердить профессиональный опыт, указанный в резюме, и убедиться в законности предыдущих увольнений.

На что обращают внимание при проверке?

При изучении бумажной трудовой книжки работодатель или кадровый специалист руководствуется строгими правилами ведения этого документа.

Правила внесения записей

Все записи о приеме на работу, переводе или увольнении вносятся администрацией предприятия после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения). Текст записи должен дословно соответствовать тексту приказа.

Критически важно: зачеркивание записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» категорически запрещено. Если в ранее внесенную запись закралась ошибка, она признается недействительной путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером таким-то недействительна».

Срок работы и необходимость записи

Работодатель обязан внести запись о приеме на работу, если сотрудник отработал более пяти дней. Специалисты Роструда и онлайн-инспекций подчеркивают: если сотрудник отработал менее пяти дней, запись вносить не нужно, но и требовать трудовую для краткосрочных проектов иногда излишне, хотя закон обязывает иметь её в виду при заключении договора.

Переход на электронную трудовую (ЭТК)

Если у сотрудника есть бумажная трудовая, но он выбрал электронный формат, в документе должна быть соответствующая запись о подаче заявления о переходе на ЭТК. Эта запись заверяется подписью работодателя. После этого бумажная книжка выдается работнику на руки (обычно в течение 3 рабочих дней после подачи заявления), а работодатель продолжает вести электронный учет.

Типичные ошибки и спорные ситуации

Несмотря на цифровизацию, ошибки в бумажных трудовых книжках встречаются часто, и за них предусмотрена ответственность. Вот на что стоит обратить особое внимание:

• Отсутствие закрывающей записи: При приеме на работу необходимо проверить, есть ли в бумажной книжке запись о переходе на ЭТК (если работник выбрал этот формат). Если такой записи нет, а работник утверждает, что перешел на «цифру», это может создать проблемы при подтверждении стажа в будущем.
• Записи от предыдущих работодателей: Новый работодатель не исправляет ошибки, допущенные на предыдущем месте работы. Он может лишь запросить подтверждение или справку об исправлении ошибки от прошлого работодателя.
• ИП и самозанятость: Индивидуальный предприниматель не может принять сам себя на работу как сотрудника и сделать запись в свою трудовую книжку. Для подтверждения стажа ИП используют другие документы (налоговые отчеты, выписки).

Электронная трудовая книжка: как проверить?

В 2026 году электронная трудовая книжка (точнее, сведения о трудовой деятельности) стала основным документом. Как работодателю убедиться в её наличии и достоверности?

Работник может предоставить выписку СТД-СФР (сформированную Социальным фондом России) или СТД-Р (сформированную последним работодателем). Эти документы имеют равную юридическую силу с бумажной трудовой. Более того, электронная выписка принимается банками при оформлении ипотеки и консульствами для виз.

Если работник предоставляет только электронные сведения, работодатель должен проверить наличие отметки об отказе от ведения бумажной книжки (для тех, кто делал такой выбор ранее). Если такой отметки нет, а бумажный документ не предоставлен, это может сигнализировать о том, что у человека просто потеряна книжка, и ему потребуется помощь в восстановлении записей через архивы или СФР.

Трудовая книжка, будь то бумажный бланк или электронный реестр, остается ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и право на пенсию.

Главные выводы для участников процесса:

1. Для соискателя: Всегда имейте при себе актуальные сведения о трудовой деятельности. Если у вас бумажная книжка, следите за корректностью записей и отсутствием зачеркиваний.
2. Для работодателя: Проверка трудовой книжки обязательна. Вы должны убедиться в формате ведения (бумага/электрон), проверить наличие необходимых записей о переходе на ЭТК и корректность предыдущих записей. Помните, что ответственность за правильное заполнение с момента приема лежит на вас.

Грамотное отношение к этому документу сегодня — это гарантия отсутствия проблем с пенсионным обеспечением и трудовой дисциплиной в будущем.