В современных реалиях кадрового делопроизводства проверка трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейший инструмент контроля за соблюдением трудового законодательства. По итогам таких проверок формируется справка о результатах проверки трудовых книжек, которая фиксирует выявленные нарушения, неточности или подтверждает порядок в документации. В данной статье мы подробно разберем, как правильно проверять бумажные и электронные трудовые книжки (ЭТК), на что обращать внимание и как фиксировать результаты.

Цели и задачи проверки трудовых книжек

Проверка трудовых книжек может проводиться как в рамках внутреннего аудита кадровой службы, так и при приеме на работу нового сотрудника. Главные цели этой процедуры:

• Проверка подлинности документа (особенно актуально для бумажных бланков).
• Контроль корректности заполнения (отсутствие незаверенных записей, правильность внесения данных о переименовании организации, переводах и увольнениях).
• Подтверждение стажа и квалификации (в т.ч. для участников закупок по критериям НОПРИЗ и другим реестрам).
• Сверка данных между бумажными носителями, журналами учета и электронными базами Социального фонда.

Особенности проверки бумажных трудовых книжек

Несмотря на активную оцифровку, бумажные трудовые книжки все еще остаются на руках у многих работников. Их проверка требует скрупулезности и внимания к деталям.

Проверка подлинности бланка

Законодательно обязанность проверять подлинность трудовой книжки за работодателями не закреплена. Однако, если кадровик выявит признаки подделки и не отреагирует, это может послужить основанием для привлечения организации к административной ответственности.

При проверке подлинности бумажной трудовой книжки необходимо исходить из даты оформления бланка. Разным годам выпуска соответствуют разные степени защиты, водяные знаки и серии документа. Бланк, выданный в 2010 году, не может выглядеть как бланк 2004 года.

Сверка с книгой учета движения

Рекомендуем также обязательно проверить по журналу регистрации движения трудовых книжек, какой организацией проведена запись о выдаче трудовой книжки. Это позволяет отследить путь документа и убедиться, что он не был утерян или подменен.

Анализ внесенных записей

Частые ошибки, которые выявляются при проверке и заносятся в справку о результатах:

• Незаверенные записи об увольнении. Встречается ситуация, когда при проверке трудовых книжек выявляется запись об увольнении сотрудника с одного из предыдущих мест работы, вообще не заверенная печатью работодателя и подписью ответственного лица.
• Отсутствие записи о переименовании. Важно проверять своевременное внесение в трудовую книжку записи о переименовании текущего работодателя (это должно делаться до увольнения работника).

Специфика проверки электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2026 году

С переходом на электронные трудовые книжки алгоритм проверки изменился. Теперь данные хранятся в реестре Социального фонда России (СФР), и доступ к ним осуществляется через электронный документооборот или порталы государственных услуг.

Как проверить сведения о работе в ЭТК

Сведения о трудовой деятельности в электронной форме включают:

1. Информацию о работнике;
2. Сведения о месте работы;
3. Описание трудовой функции;
4. Данные о переводах на другую постоянную работу;
5. Информацию об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора.

Подтверждение отправки данных в СФР

Работодатель обязан регулярно сдавать отчетность по форме ЕФС-1. При отправке сведений о трудовой деятельности через операторов электронного документооборота (например, Такском), клиенту приходят подтверждения:

• УОПП (Уведомление об отказе в приеме пакета) — если файл содержал ошибки.
• УОРР (Уведомление о результате рассмотрения) — подтверждение успешной обработки.

Все подтверждения поступают в течение трех рабочих дней. Анализ этих уведомлений является частью проверки полноты данных в ЭТК.

Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?

При приеме на работу работодатель должен уточнить статус ЭТК. Подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки можно несколькими способами:

• По предоставленному заявлению о выборе электронной формы;
• Через запрос выписки из реестра СФР;
• Через портал Госуслуг (работник может самостоятельно скачать выписку из электронной трудовой и предоставить ее работодателю).

Практический кейс: срочное получение выписки

Электронные выписки значительно упрощают жизнь не только кадровикам, но и самим работникам. Например, в 2026 году участник закупки для оценки по критерию «Наличие специалистов определенного уровня квалификации» предоставил данные 30 специалистов из реестра НОПРИЗ. Согласно выпискам из электронных трудовых книжек: 1 специалист работает с 2021 года, 5 специалистов работают с 2022 года, и 24 специалиста — с более ранних дат. Это позволило мгновенно подтвердить стаж.

Другой пример: специалисту потребовалась справка для выезда за рубеж в срочном порядке. В пятницу вечером он вспомнил, что не запросил ее у работодателя, а вылет был назначен на понедельник. Через 10 минут он скачал выписку из электронной трудовой на Госуслугах, отправил документ в бюро переводов с услугой срочного перевода, и в субботу получил готовый пакет документов.

Оцифровка трудовых книжек: проверка результата запроса

В процессе перевода бумажных архивов в цифровой вид (например, скан-копии трудовых книг могут подаваться как работниками самостоятельно, так и работодателями через веб-портал электронных услуг) важно контролировать результат.

Результаты обработки отображаются в личных кабинетах, где можно просмотреть статус обращения и исправить ошибки, если система не распознала какие-то записи или выявила противоречия.

Как оформить справку о результатах проверки

По итогам проведенной проверки (будь то внутренний аудит или проверка при приеме на работу) составляется справка. Документ должен содержать следующие разделы:

1. Шапка документа: дата составления, регистрационный номер, наименование организации.
2. Основание для проверки: приказ руководителя, заявление работника, требования законодательства.
3. Период проверки и список проверенных документов (ФИО работников, номера трудовых книжек).
4. Результаты проверки:
   • Подтверждение подлинности бланков;
   • Соответствие записей в бумажной книжке данным журнала учета движения;
   • Статус отправки данных по ЭТК (наличие положительных УОРР);
   • Выявленные нарушения (незаверенные печати, неактуальные названия компаний, ошибки в датах).
5. Рекомендации по устранению нарушений (если они найдены).
6. Подписи лица, проводившего проверку, и руководителя организации.

Проверка трудовых книжек в 2026 году — это комплексный процесс, объединяющий работу с бумажными архивами и цифровыми реестрами. Своевременный контроль не только уберегает компанию от штрафов, но и гарантирует защиту социальных прав самих работников. Грамотно составленная справка о результатах проверки становится важным юридическим аргументом и основой для исправления допущенных ошибок.