Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным формам, проверка сведений, содержащихся в книжке, остаётся обязательной процедурой при приёме на работу, внутреннем аудите и государственном контроле. Ниже подробно рассмотрим, кто и как проверяет трудовые книжки, какие документы используются и какие нюансы следует учитывать в 2024‑2026 годах.

Почему проверка трудовых книжек необходима?

• Подтверждение стажа и квалификации. Работодатель обязан убедиться, что указанный в книжке опыт соответствует требованиям вакансии.
• Избежание правовых рисков. Недостоверные записи могут привести к штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
• Обеспечение корректного начисления пенсии. Пенсионный фонд РФ (ПФР) использует данные из трудовой книжки при расчёте страхового стажа.
• Внутренний контроль и аудит. Регулярная проверка помогает выявить ошибки в ведении кадрового документооборота.

Кто осуществляет проверку?

Работодатель (служба кадров)

При приёме на работу кадровая служба:

• сравнивает данные в трудовой книжке с информацией из резюме и предоставленных справок;
• проверяет наличие печатей, подписей и дат оформления записей;
• сверяет серийный номер и дату выпуска бланка (особенно важно для бланков до 2004 года).

Государственные органы трудового надзора

Роструд и его территориальные органы проводят проверки в рамках:

• федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства;
• плановых и внеплановых inspekcij, используя контрольный лист (список контрольных вопросов) – форму, утверждённую Приказом Роструда от № 20.

Пенсионный фонд РФ

ПФР проверяет:

• корректность записей о периодах работы для расчёта страхового стажа;
• соответствие данных в бумажной и электронной трудовой книжке (ЕТК).

Внутренний аудитор / служба внутреннего контроля

Проводит аудит трудовых книжек – систематическую проверку корректности, полноты и актуальности записей (см. статью «Аудит трудовых книжек в 5 простых шагов», 2023).

Что именно проверяют?

При проверке трудовых книжек обращают внимание на следующие элементы:

1. Обложка и реквизиты документа. Серия, номер, дата выдачи, наименование организации, выдавшей книжку.
2. Записи о приёме и увольнении. Наличие даты, наименования работодателя, должности, основания (приказ, договор).
3. Подписи и печати. Каждая запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (если требуется).
4. Записи о переводах, повышениях, наградах. Проверяются на соответствие внутренним приказам.
5. Отметки о переименовании работодателя. Должны быть внесены до увольнения сотрудника (см. пример 8 из источника).
6. Отсутствие «пропущенных» периодов. Любые пробелы в трудовой деятельности требуют пояснений.
7. Соответствие данных электронной трудовой книжки (ЕТК) бумажному варианту. При наличии ЕТК проверяют выписку из ПФР или данные на портале Госуслуг.

Как проверяют бумажную трудовую книжку?

Визуальный осмотр

Специалист оценивает состояние обложки, наличие повреждений, подлинность водяных знаков (для бланков после 2004 года).

Сверка с журналом регистрации движения трудовых книжек

В журнале фиксируются:

• дата выдачи книжки;
• наименование организации, выдавшей её;
• номер книжки.

Сравнивая запись в журнале с данными в книжке, можно выявить подделку или ошибку при выдаче.

Проверка печатей и подписей

Каждая запись о приёме/увольнении должна иметь:

• подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель);
• печать организации (если предусмотрена внутренними нормативными актами).

Отсутствие печати – частая ошибка, которая приводит к признанию записи недействительной (см. источник: «При проверке трудовых книжек выявляется запись об увольнении… вообще не заверенная печатью работодателя»).

Сверка с внутренними приказами и договорами

Для каждой записи запрашивают соответствующий приказ о приёме, переводе или увольнении и трудовой договор.

Как проверяют электронную трудовую книжку (ЕТК)?

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек, реализованная через личный кабинет на портале «Госуслуги» и базу данных ПФР.

Получение выписки из ЕТК

Сотрудник может заказать выписку:

• через портал Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность» → «Заказать выписку из электронной трудовой книжки»);
• через мобильное приложение ПФР;
• лично в клиентской службе ПФР.

Выписка содержит все записи о приёмах, увольнениях, переводах и периодах работы, заверенные электронной подписью ПФР.

Проверка через ПФР

Работодатель, получив согласие сотрудника, может направить запрос в ПФР о подтверждении сведений из ЕТК. Запрос оформляется в виде электронного документа с ЭП и отправляется через систему взаимодействия работодателя с ПФР.

Сравнение с бумажным вариантом

Если сотрудник предоставил только сведения из ЕТК, кадровик обязан:

• убедиться, что в выписке есть отметка об отказе от ведения бумажной трудовой книжки (см. источник ГАРАНТ.РУ: «Если работник предоставил только сведения о трудовой деятельности, необходимо проверить, есть ли в них отметка о том, что работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки»);
• сверять данные из выписки с информацией, предоставленной при приёме на работу.

Типичные ошибки при проверке и как их избежать

Требовать справки или объяснения от сотрудника

Ошибка	Последствия	Как предотвратить
Отсутствие печати на записи об увольнении	Запись считается недействительной → штрафы, сложности с пенсионным начислением	Обязательно требовать заверения всех записей печатью и подписью
Несоответствие серийного номера и даты выпуска бланка	Подозрение в подделке документа	Сверить номер и дату с образцами бланков, утверждённых Минтруда
Пропущенные периоды без пояснений	Вопросы при начислении стажа, риск отказа в приёме
Несогласованность данных ЕТК и бумажной книжки	Доверие к документу подрывается, возможны трудности при аудите	Сверять выписку из ЕТК с бумажным вариантом при каждом кадровом мероприятии
Отсутствие отметки об отказе от бумажной ТК в ЕТК	Невозможно подтвердить, что сотрудник действительно отказался от бумажного варианта	Проверять выписку на наличие такой отметки перед приёмом на работу

Практический чек‑лист для кадровика (контрольный лист)

Ниже представлен упрощённый вариант контрольного листа, основанного на форме, утверждённой Приказом Роструда от № 20.

1. Проверить наличие обложки, серийного номера и даты выдачи трудовой книжки.
2. Сверить данные обложки с записью в журнале регистрации движения трудовых книжек.
3. Для каждой записи о приёме/увольнении:
• убедиться в наличии даты;
• проверить соответствие наименования работодателя приказам и договорам;
• проверить наличие подписи уполномоченного лица;
• проверить наличие печати организации (если требуется).
4. Проверить записи о переводах, повышениях, наградах на соответствие внутренним приказам.
5. При наличии электронной трудовой книжки:
• запросить выписку из ЕТК через Госуслуги или ПФР;
• сверить данные выписки с бумажной книжкой (если она ведётся);
• убедиться в наличии отметки об отказе от бумажной ТК, если сотрудник предоставил только ЕТК.
6. Зафиксировать результаты проверки в актe или журнале учёта проверок трудовых книжек.
7. При выявлении ошибок – оформить замечание и установить сроки их устранения.

Проверка трудовых книжек – обязательная процедура, которая выполняется не только отделами кадров, но и государственными органами трудового надзора, Пенсионным фондом РФ и внутренними аудиторами. Независимо от того, ведётся ли документ в бумажном или электронном виде, необходимо:

• контролировать наличие всех обязательных реквизитов (серия, номер, даты, подписи, печати);
• сверять данные с внутренними приказами, договорами и журналом регистрации движения;
• при работе с ЕТК получать официальные выписки и проверять соответствие с бумажным вариантом;
• использовать утверждённые контрольные листы и чек‑листы для systematization процесса;
• своевременно исправлять выявленные неточности, чтобы избежать штрафов и проблем с начислением пенсии.

Соблюдение этих правил обеспечивает законность кадрового документооборота, защищает права работников и минимизирует риски для организации.