Самое главное помнить, что правильное ведение и хранение трудовых книжек – это не только требование законодательства, но и гарантия защиты прав работников и интересов работодателя.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 68);
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части хранения первичных документов);
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от № 584 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Ответственность возлагается на:

• руководителя организации (или его уполномоченного представителя);
• службу кадров (отдел кадров, HR‑службу);
• бухгалтерию – при хранении архивных копий и обеспечении конфиденциальности.

Этапы проверки ведения и хранения трудовых книжек

1. Подготовка: формирование проверочной группы, ознакомление с нормативными актами, разработка чек‑листа.
2. Визуальный осмотр: проверка наличия книжек у всех сотрудников, соответствие формата и оформления.
3. Проверка записей: сверка данных с личными делами, трудовыми договорами, приказами о приёме, переводе и увольнении.
4. Оценка условий хранения: анализ места хранения (сейф, архив, электронный архив), соблюдение условий конфиденциальности и защиты от повреждений.
5. Формирование заключения: составление акта проверки, фиксирование выявленных нарушений и рекомендаций по их устранению.

Что именно проверяется?

Оформление трудовой книжки

• Наличие всех обязательных реквизитов (ФИО, дата рождения, профессия, специальность, серия и номер);
• Правильность заполнения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о наградах»;
• Отсутствие подчисток, исправлений без заверения подписью и печатью организации.

Соответствие записей фактическим трудовым отношениям

• Даты приёма, перевода, увольнения совпадают с приказами и трудовыми договорами;
• Указание причины увольнения соответствует ст. 81 ТК РФ;
• Записи о периодах работы совпадают с табелями учёта рабочего времени.

Условия хранения

• Трудовые книжки хранятся в помещении с контролируемым доступом (сейф, закрытый шкаф);
• Температура и влажность соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (для бумажных носителей);
• Ведётся журнал выдачи и возврата книжек (при необходимости).

Типичные нарушения при ведении и хранении трудовых книжек

• Отсутствие записей о приёме или увольнении сотрудников;
• Неправильное указание причины увольнения (например, «по собственному желанию» вместо «по инициативе работодателя» без соответствующего основания);
• Исправления без заверения (зачёркивания, подправки без подписи ответственного лица и печати);
• Хранение в открытом доступе (на столе, в незапертом шкафу);
• Отсутствие учёта выдачи книжек при необходимости (например, для предоставления в Пенсионный фонд).

Как оформить результаты проверки?

Результаты оформляются в виде акта проверки трудовых книжек, который включает:

1. Реквизиты организации и дату проведения проверки;
2. Состав комиссии (ФИО, должности);
3. Перечень проверенных книжек (количество, категории сотрудников);
4. Выявленные нарушения с указанием конкретных книжек и статей нормативных актов;
5. Рекомендации по устранению нарушений и сроки их исполнения;
6. Подписи членов комиссии и печать организации.

Рекомендации по улучшению системы ведения и хранения

• Внедрить электронный учёт трудовых книжек (сканирование и хранение в защищённой системе ДМС) при сохранении оригиналов в архиве;
• Проводить периодическое внутреннее аудирование (не реже одного раза в год);
• Обеспечить обучение ответственных сотрудников изменениям в трудовом законодательстве;
• Разработать и утвердить внутренний нормативный акт (положение о ведении и хранении трудовых книжек), который регламентирует порядок заполнения, хранения, выдачи и уничтожения документов;
• Использовать контрольные списки (чек‑листы) при каждом приёме, переводе и увольнении сотрудника.

Пример чек‑листа для проверки трудовой книжки

Проверка ведения и хранения трудовых книжек – это важный элемент внутреннего контроля организации, позволяющий минимизировать риски трудовспоров, штрафных санкций и репутационных потерь. Соблюдение законодательных требований, регулярный аудит и внедрение лучших практик обеспечивают надёжную защиту как прав работников, так и интересов работодателя.