Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Однако когда свободное место в разделе «Сведения о работе» заканчивается, на помощь приходит вкладыш. Несмотря на то, что процедура его оформления кажется простой, именно здесь кадровики чаще всего допускают ошибки. А ведь любые неточности в трудовой книжке или вкладыше могут привести к тому, что часть рабочего стажа не зачтут при расчете пенсии, что неизбежно повлечет снижение ее размера или отсрочку назначения.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно проводить проверку вкладышей в трудовую книжку, на что обращать внимание при проверке ГИТ и как исправлять выявленные недочеты.
Что такое вкладыш и когда он необходим?
Согласно Правилам ведения трудовых книжек, в случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов (или одного из них), она дополняется вкладышем. Чаще всего заканчивается раздел «Сведения о работе». Вкладыш заполняется тем работодателем, во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов.
Самое главное правило: вкладыш без трудовой книжки недействителен! Они должны работать только вместе.
Ключевые моменты проверки вкладыша
Проверка вкладыша может проводиться как внутренним аудитором, так и инспекторами Государственной инспекции труда (ГИТ). Чтобы избежать штрафов и претензий, при проверке необходимо обращать внимание на следующие критические моменты:
Наличие отметки о выдаче вкладыша
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке обязательно ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если по какой-то причине штампа в организации нет, Роструд допускает внесение такой записи от руки ручкой. Проверяющие обязательно обратят на это внимание.
Нумерация записей
Одна из самых частых и грубых ошибок, начало нумерации во вкладыше с единицы. Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжается! Если в трудовой книжке последняя запись имела номер 18, то первая запись во вкладыше должна быть под номером 19.
Правильность вшивания вкладыша
Хотя в законодательстве не оговорено, как именно прошить трудовую книжку и вкладыш (даже определенного места для этого не предусмотрено), их необходимо вшить. Если у вас есть вкладыши, оформленные до 1 сентября 2021 года, но не вшитые в трудовые книжки, их настоятельно рекомендуется вшить во избежание возможных претензий проверяющих. Делать это нужно так, как удобнее, но надежно.
Заполнение ьного листа
ьный лист вкладыша заполняется аналогично заполнению ьного листа трудовой книжки. Проверьте, чтобы данные сотрудника (ФИО, дата рождения, образование, профессия) полностью совпадали и не противоречили данным на ьном листе самой трудовой.
Соответствие серии и года выпуска
Вкладыши в трудовые книжки, как и сами книжки, имеют свои серии, которые меняются по годам выпуска. Если при проверке обнаружится явное несоответствие серии вкладыша году начала его ведения, это может стать поводом для глубокой проверки (вплоть до направления запроса в Пенсионный фонд).
Учет вкладышей: что проверяет ГИТ?
За отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей или неправильное ее ведение работодателей привлекают к ответственности. На практике встречаются разные подходы к регистрации:
- Многие работодатели вносят в книгу учета сведения и о трудовой книжке, и о вкладыше в одну строку — им так удобнее, и нареканий от ГИТ при проверках это не вызывает.
- Некоторые регистрируют выдачу вкладыша отдельной строкой.
Оба варианта допустимы, но главное — факт выдачи вкладыша обязательно должен быть зафиксирован в книге учета.
Как устранить ошибки во вкладыше?
Если в процессе проверки или текущей работы обнаруживается, что кадровик внес неверную запись (неважно в трудовую книжку или в ее вкладыш), такую запись нужно признать недействительной. Делается это по стандартным правилам.
Рассмотрим сложную ситуацию, которую часто разбирают эксперты: кадровик начал нумерацию во вкладыше с начала (с №1, №2, №3), хотя в трудовой последним был номер 18. Как это исправить?
Необходимо сделать в разделе «Сведения о работе» вкладыша новую запись. Например, под номером 21 (следующим за последней верной записью) внести:
«Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1, 2, 3 считать соответственно записями под номерами 18, 19, 20».
А уже запись о приеме на работу (которая должна была быть под номером 4) сделать под номером 21 (или 22, в зависимости от нумерации исправительной записи, согласно п. 11 Правил).
Последствия небрежного оформления
Как подчеркивают заслуженные юристы России, в т.ч. Иван Соловьев, ошибки и небрежность в записях трудовой книжки и вкладыша могут привести к катастрофическим последствиям для работника:
- Отказ в зачете стажа при расчете пенсии.
- Уменьшение размера пенсионных выплат.
- Отсрочка назначения пенсии на время исправления ошибок (что особенно болезненно, если организация-работодатель уже ликвидирована и сотруднику приходится обращаться в государственный архив).
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения будущей пенсии работника. При проверке вкладышей в трудовую книжку всегда обращайте внимание на:
- Наличие штампа или записи «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Сплошную (продолжающуюся) нумерацию записей.
- Факт физического вшивания вкладыша в трудовую книжку;
- Наличие записи о выдаче вкладыша в Книге учета движения трудовых книжек.
- Соответствие серии вкладыша дате его оформления.
Соблюдение этих несложных правил защитит вашу организацию от штрафов ГИТ, а сотрудников — от проблем с подтверждением их честно заработанного стажа.