Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. При увольнении сотрудникаemployer обязан вести книгу движения трудовых книжек и вкладышей. Эта процедура регламентируется пунктом 40 Порядка и требует точного оформления.
Что такое «проводка» трудовых книжек?
Под проводкой понимается запись о факте отправки (или передачи) бумажной трудовой книжки сотруднику, который был уволен. Эта запись вносится в специальную книгу движения, где фиксируются все операции с трудовыми книжками.
Когда и как оформлять проводку?
Если в день увольнения сотрудника бумажная трудовая книжка отправлена по почте, необходимо выполнить следующие действия:
- Подготовить документ‑перевод (акт отправки) с указанием ФИО сотрудника, даты увольнения и способа отправки (почтовый отправление).
- Внести запись в книгу движения трудовых книжек:
- номер записи;
- дата проведения операции;
- вид операции – «отправка по почте»;
- номер и дата выданного документа;
- примечание о получении (если известна).
- Сохранить копию акта отправки в архиве организации.
Почему это важно?
Запись в книге движения служит доказательством того, что работодатель выполнил обязательство по передаче сотрудникам их трудовых книжек. Это особенно актуально в случае:
- споров о факте увольнения;
- проверок трудовой инспекции;
- требований со стороны государственных органов.
Как вести книгу движения трудовых книжек?
Книга движения оформляется в виде журнала с строгой нумерацией страниц и записей. Пример оформления записи:
№ п/п | Дата | Сотрудник | Вид операции | Примечание -------------------------------------------------------------- 12 | | Иванов И.И. | Отправка по почте | Выдано , отправлено в отдел кадров
Каждая запись должна быть подписана ответственным лицом и заверена печатью организации.
Что делать, если сотрудник не получил книжку?
Если по какой‑то причине сотрудник не получил отправленную книжку, необходимо:
- Сразу же уведомить сотрудника о факте отправки и предоставить копию акта отправки.
- Повторно оформить отправку (например, через курьерскую службу) и заново внести запись в книгу движения.
- При необходимости оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли хранить оригинал акта отправки?
Ответ: Да, оригинал акта хранится в архиве организации в течение 3 лет. - Вопрос: Можно ли оформить проводку электронно?
Ответ: При использовании электронных систем учёта (например, 1С) запись может быть произведена в электронном журнале, но в бумажном виде её всё равно необходимо вести для контроля инспекции. - Вопрос: Что делать, если отправка была утеряна?
Ответ: В этом случае оформляется акт о потере, после чего в книге движения вносится запись «отправка – утеряна», и сотруднику выдаётся дубликат.
Проводка трудовых книжек – обязательный этап при увольнении сотрудника, требующий строгого соблюдения установленных процедур. Правильное оформление записи в книге движения обеспечивает:
- юридическую защиту работодателя;
- прозрачность отношений с сотрудником;
- соответствие требованиям трудового законодательства.
Не забывайте регулярно проверять актуальность записей в книге движения и своевременно обновлять их при любом изменении статуса трудовых книжек.