Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Порядок её ведения и хранения строго регламентирован. Одним из ключевых положений является пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, который определяет, как именно должны заверяться записи в этом документе. В статье подробно разберем, что означает этот пункт, кто и как должен его исполнять, а также рассмотрим смежные вопросы учета и хранения бланков.
Что такое пункт 35 Правил?
Пункт 35 действующих Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225) устанавливает обязательное требование к заверению записей. Его суть заключается в следующем:
«Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (сurchугной печатью).»
Это требование распространяется на все записи, сделанные в трудовой книжке в период работы сотрудника в конкретной организации: от первой записи о приеме на работу до последней — об увольнении.
Кто заверяет записи?
Пункт 35 предусматривает два варианта лица, имеющего право заверять записи:
- Работодатель (например, генеральный директор, руководитель филиала).
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Это специально назначенный сотрудник (чаще всего из отдела кадров), на которого возложены эти обязанности приказом по организации.
Как происходит заверение?
Заверение записи, это её подпись ответственного лица и проставление печати организации. Важно помнить:
- Подпись должна быть разборчивой.
- Печать должна быть сургучной (красной) или иной, но неизменяемой в процессе эксплуатации (не карандашной, не штамповой с переменным текстом).
- Печать ставится рядом с подписью, обычно на свободном месте после текста записи.
- Заверяется каждая отдельная запись (прием, перевод, увольнение, награждение).
Особенности заверения при увольнении
При увольнении работника запись в трудовой книжке (с указанием причины и даты увольнения) обязательно заверяется по правилам п. 35. Кроме того, сама трудовая книжка (или дубликат) выдается работнику под расписку. В акте о выдаче или в самой записи об увольнении также ставится подпись ответственного лица и печать.
Учет и хранение трудовых книжек и бланков (связь с п. 35)
Правила ведения неразрывно связаны с правилами учета и хранения. Здесь также действуют строгие требования, которые обеспечивают контроль за каждым бланком и книжкой.
Учет бланков (Приходно-расходная книга)
Все чистые бланки трудовых книжек и вкладышей учитываются в приходно-расходной книге. Эта книга:
- Должна быть пронумерована, прошнурована.
- Заверена подписью руководителя организации.
- Скреплена сургучной печатью или опломбирована.
В ней фиксируются:
- Поступление бланков от поставщика (приход).
- Выдача бланков ответственному лицу для заполнения (расход) с указанием цели: для нового сотрудника, для вкладыша действующему, для дубликата.
Учет выданных и заполненных книжек (Книга учета движения)
Отдельно ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (также пронумерованная, прошнурованная, заверенная и опломбированная). В ней отражается:
- Выдача заполненной трудовой книжки (или вкладыша) работнику при приеме на работу.
- Возврат трудовой книжки от работника при увольнении (если она у него была).
- Выдача дубликата.
- Передача книжек в архив.
Ответственность за хранение
Хранить как чистые бланки, так и заполненные трудовые книжки (до сдачи в архив) необходимо как документы строгой отчетности. Они должны находиться в сейфе или ином охраняемом помещении у лица, ответственного за ведение.
Изменения с 1 сентября 2021 года
С вступлением в силу Приказа Минтруда России от № 320н (об утверждении формы порядка ведения и хранения) были упрощены требования к учету бланков:
- Отменена обязательность ведения бумажной приходно-расходной книги. Учет можно вести в электронном виде.
- Осталось требование о назначении ответственного лица приказом работодателя.
- Требование к заверению записей (п. 35) осталось без изменений. Подпись и печать на каждой записи по-прежнему обязательны.
Краткий итог и практические рекомендации
Таким образом, пункт 35 Правил — это неотъемлемая часть гарантии достоверности записи в трудовой книжке. Чтобы соблюдать закон:
- Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (приказом).
- Обеспечьте его печатью организации (сургучной).
- Вносите каждую запись (прием, перевод, увольнение, награждение) только с его подписью и печатью.
- Ведите учет бланков и заполненных книжек (в бумажной или электронной форме) для контроля.
- Храните все бланки и текущие книжки в охраняемом месте.
Нарушение требований п. 35 (отсутствие подписи/печати) может привести к признанию записи недействительной, что негативно скажется на расчете пенсионных выплат работника и чревато претензиями со стороны государственных органов (Государственная инспекция труда, Пенсионный фонд).
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом.