В современном российском трудовом законодательстве трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и опыт работы работника. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, регулируют все аспекты их оформления, хранения и выдачи. Особое внимание в этих правилах уделяется пункту 37 — одному из наиболее важных и часто применяемых положений, касающихся выдачи трудовой книжки при увольнении.
Что говорит пункт 37 Правил ведения трудовых книжек?
Пункт 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) гласит:
«Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия».
Этот пункт является обязательным для исполнения всеми работодателями — как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями — и направлен на защиту прав работника на своевременное получение документа, подтверждающего его трудовую деятельность.
Когда возникает необходимость применения пункта 37?
Применение пункта 37 требуется в следующих случаях:
- Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения (например, ушёл в отпуск, болел, уехал в командировку и не предупредил работодателя);
- Работник отказывается лично получить трудовую книжку (например, из-за конфликта с работодателем);
- Работник не вышел на работу в последний день и не связался с работодателем;
- Работник уволен по инициативе работодателя, но не явился на подпись приказа или не забрал документы.
Важно: даже если работник не явился, работодатель не имеет права хранить трудовую книжку «на будущее» или «до востребования» без оформления уведомления. Это нарушение, влекущее административную ответственность.
Как правильно оформить уведомление по пункту 37?
Для соблюдения пункта 37 работодатель обязан:
- Составить письменное уведомление — в произвольной форме, но с обязательным указанием:
- ФИО работника;
- дату увольнения;
- факт невозможности выдачи трудовой книжки в день увольнения;
- предложение явиться за трудовой книжкой в офис;
- предложение дать письменное согласие на отправку книжки по почте;
- срок для ответа (рекомендуется — 3–5 рабочих дней);
- контактные данные работодателя.
- Направить уведомление одним из способов, подтверждающих получение:
- личная вручение под подпись;
- почтовое отправление с уведомлением о вручении;
- электронная почта (если работник ранее согласовывал электронный документооборот);
- смс-уведомление с подтверждением прочтения (в сочетании с письменным уведомлением).
- Зафиксировать факт направления в журнале учёта трудовых книжек или в личном деле работника.
Образец уведомления (шаблон):
УВЕДОМЛЕНИЕ «___» ___________ 20__ г. Гражданину (ФИО полностью) Адрес регистрации: _________________________ В связи с увольнением с «___» ___________ 20__ г. (приказ № ___ от «___» ___________ 20__ г.) трудовая книжка не была вами получена в день увольнения. В соответствии с пунктом 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 225, предлагаем вам: лично явиться за трудовой книжкой в офис организации по адресу: _________________________ в рабочие дни с 9:00 до 17:00 до «___» ___________ 20__ г.; либо направить письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте по адресу: _________________________. В случае отсутствия ответа в указанный срок трудовая книжка будет направлена по почте с уведомлением о вручении. С уважением, _______________________ (ФИО, должность) (печать)
Что делать, если работник дал согласие на отправку почтой?
Если работник письменно согласился на отправку трудовой книжки по почте, работодатель обязан:
- Заверить копию согласия и приложить к личному делу;
- Отправить трудовую книжку только по адресу, указанному работником (не по месту регистрации, не по месту жительства, только по тому, который работник указал в письме);
- Отправить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении;
- Сохранить копию почтового отправления и уведомление о вручении в течение не менее 5 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов);
- Внести в журнал учёта трудовых книжек запись: «Трудовая книжка выдана по почте по согласию работника, № отправления ___ от «___» ___________ 20__ г;».
Последствия нарушения пункта 37
Невыполнение требований пункта 37 влечёт за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
Штрафы:
- для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием компенсации морального вреда и убытков, связанных с невозможностью трудоустроиться из-за отсутствия трудовой книжки.
Практические рекомендации для кадровиков
- Всегда выдавайте трудовую книжку в день увольнения — это основное правило (п. 36 Правил). Пункт 37 — исключение, а не правило.
- Не оставляйте трудовую книжку в архиве — даже если работник «забыл» её забрать. Это нарушение.
- Используйте электронный документооборот — если работник согласен, направляйте уведомления и согласия в электронном виде с электронной подписью.
- Ведите журнал учёта трудовых книжек — в нём должны быть отражены все действия по выдаче, включая направление уведомлений и почтовые отправления.
- Сохраняйте все документы — уведомления, согласия, почтовые квитанции — минимум 5 лет (по требованиям Правил хранения кадровых документов).
Пункт 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек — это не просто формальность, а важный механизм защиты прав работника и соблюдения законности со стороны работодателя. Его правильное применение позволяет избежать конфликтов, штрафов и судебных разбирательств. Главное — действовать в рамках закона, фиксировать все действия и не оставлять трудовую книжку «на потом».
Важно помнить: трудовая книжка — это не документ работодателя, а личный документ работника. Его своевременная выдача — не право, а обязанность работодателя.
Следите за изменениями в законодательстве — в 2026 году действуют последние редакции Постановления Правительства РФ № 225 и Инструкции Минтруда РФ № 69 от (с изменениями от ). Все требования остаются в силе и требуют строгого исполнения.
Для дополнительной информации рекомендуем ознакомиться с:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении и хранении трудовых книжек»;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ № 69);
- Приказ Минтруда РФ от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».