Ведение трудовых книжек, это строго регламентированный процесс, от которого зависит правильный расчет стажа и пенсионных прав работников. Одним из ключевых моментов в процедуре оформления документов при расставании с сотрудником является пункт 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В данной статье мы подробно разберем требования этого пункта, актуальные на май 2026 года, и ответим на вопросы о подписях, печатях и исключениях.
Что гласит пункт 38?
Согласно действующему законодательству (включая изменения, внесенные Приказом Минтруда России от № 320н), пункт 38 устанавливает обязательный порядок заверения записей при увольнении работника.
Основное требование: При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены.
Процедура заверения включает три обязательных элемента:
- Подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печать организации (или печать кадровой службы), если организация использует печать в своей деятельности;
- Подпись самого работника.
Важно отметить, что речь идет именно о всех записях, сделанных в период работы у конкретного работодателя, а не только о записи об увольнении. Это гарантирует целостность и достоверность сведений о трудовом пути сотрудника в данной компании.
Роль печати в 2026 году
В предоставленных данных и текущей практике часто возникает вопрос о необходимости печати. Согласно правилам, запись заверяется печатью организации (при наличии).
С 2015 года юридические лица в России имеют право не использовать круглую печать. Если организация отказалась от использования печати и это прописано в ее локальных нормативных актах, то отсутствие оттиска печати в трудовой книжке не является ошибкой и не требует дополнительных справок. Однако, если печать у организации есть, ее проставление в соответствии с пунктом 38 обязательно.
Исключения: когда подпись работника не нужна?
В тексте пункта 38 есть важная оговорка: «за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил». Что это за случаи?
Пункт 36 регулирует ситуации, когда работодатель обязан внести запись об увольнении, но не может получить подпись работника. Это происходит, если:
- Работник отказывается подписывать запись об увольнении.
- Работник отсутствует и невозможно получить его подпись (например, prolonged illness, прогулы).
В таких случаях работодатель делает соответствующую отметку в трудовой книжке («Запись об увольнении произведена в связи с отказом работника от подписи» или «В связи с отсутствием работника…») и заверяет эту запись подписью ответственного лица и печатью. Подпись работника в этом случае не ставится, что является законным основанием для невыполнения требования о его подписи в рамках пункта 38.
Особенности для дистанционных работников
Для сотрудников, работающих дистанционно, процедура также регулируется специальными нормами. Сведения в трудовую книжку дистанционного работника вносятся только при условии ее предоставления работодателю (лично или по почте заказным письмом).
Если трудовая книжка физически находится у работодателя, то при увольнении дистанционного сотрудника применяются те же правила пункта 38: записи заверяются подписью ответственного лица, печатью (при наличии) и подписью работника. Если же работник не предоставил книжку, записи в бумажный документ не вносятся, и, соответственно, пункт 38 в части бумажного документооборота не применяется (стаж фиксируется в электронной базе СФР).
Типичные ошибки при применении пункта 38
Анализ практики ведения кадрового делопроизводства выявляет ряд распространенных ошибок, которых следует избегать:
- Заверение только последней записи. Некоторые кадровики ставят печать и подпись только напротив записи об увольнении. Это нарушение: заверяться должны все записи, внесенные за время работы в данной организации.
- Использование сокращений. В записях не допускается никаких сокращений (должностей, названий организаций, оснований увольнения). Это требование Инструкции по заполнению трудовых книжек.
- Отсутствие даты. Запись об увольнении и ее заверение должны содержать корректную дату.
- Неверная подпись. Заверять записи должен либо руководитель организации, либо специально уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров), чьи полномочия закреплены приказом.
Ответственность за нарушение
Нарушение порядка ведения трудовых книжек, включая несоблюдение требований пункта 38, может повлечь за собой административную ответственность по ст. 5;27 КоАП РФ. Кроме того, неправильно оформленная трудовая книжка может создать проблемы работнику при назначении пенсии, что может привести к судебным разбирательствам и обязанию работодателя компенсировать моральный вред или убытки.
Пункт 38 Правил ведения трудовых книжек, это финальный аккорд в отношениях между работодателем и сотрудником. Его правильное исполнение защищает интересы обеих сторон. Работодатель подтверждает факт передачи достоверной информации о стаже, а работник получает главный документ, подтверждающий его профессиональный путь. Помните: каждая запись должна быть заверена правильно, своевременно и в полном объеме.
Дата актуализации информации: май 2026 года.