Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. В России существует строгий регламент её ведения, который регулируется специальными нормативными актами. Одним из ключевых аспектов этого регламента является п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ). В этой статье мы подробно разберем, в чем суть данного пункта, какие обязанности он накладывает на работодателя и какие изменения происходят в трудовом законодательстве.
Что регулирует пункт 45 Правил?
Пункт 45 Правил четко определяет ответственность работодателя за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Именно этот пункт возлагает на руководство организации обязанность обеспечить правильный и бесперебойный процесс работы с этими важнейшими документами.
Согласно данному пункту, работодатель обязан:
- Организовать учет поступающих трудовых книжек от принимаемых на работу сотрудников, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
- Обеспечить сохранность трудовых книжек и бланков в течение всего периода работы сотрудника.
- Своевременно выдавать трудовую книжку на руки работнику при увольнении.
Кто несет ответственность?
За всё, что происходит с трудовой книжкой работника в период его трудовой деятельности у конкретного работодателя, отвечает именно работодатель. Пункт 45 Правил прямо указывает, что за нарушение сроков выдачи, за утерю или порчу документа работодатель может быть привлечен к материальной и административной ответственности.
Для непосредственного ведения документации работодатель своим приказом назначает уполномоченное лицо. Как поясняет Роструд, действующее законодательство не запрещает передавать эти полномочия (например, кадровику, бухгалтеру или офис-менеджеру). Однако важно помнить: даже если работу с книжками ведет наемный специалист, ответственность перед работником и государством несет сам работодатель.
Учет и хранение: важные нюансы
Чтобы выполнить требования п. 45, работодатель должен вести специальные регистрационные книги. Министерство труда и социальной защиты РФ акцентирует внимание на том, что:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, фиксирует факт поступления трудовой книжки от работника и её выдачу при увольнении.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — отражает движение чистых бланков, которые закупает организация.
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда РФ особо подчеркивает: вести эти книги необходимо на бумажном носителе. Несмотря на повальную цифровизацию, учет трудовых книжек пока требует именно бумажного формата, так как электронные базы могут быть уязвимы, а бумажная книга с прошитыми и пронумерованными страницами, скрепленная подписью и печатью, гарантирует достоверность учета.
Последние изменения и инициативы Минтруда
Трудовое законодательство не стоит на месте. Минтруд России регулярно предлагает проекты, призванные упростить систему пользования трудовыми книжками и исключить избыточные требования и устаревшие сведения.
Отказ от обязательной печати
Одно из важнейших нововведений последних лет, напрямую связанное с исполнением п. 45, касается заверения записей при увольнении. Ранее работодатель был обязан заверять все записи в трудовой книжке печатью организации. Теперь, в частности, работодателю предоставляется возможность заверять записи в трудовой книжке при увольнении работников без печати, если у организации она отсутствует в силу закона (например, ООО могут не использовать печать). Это существенно упростило процедуру оформления для малого бизнеса.
Подготовка новых Правил
Минтруд изменит правила ведения трудовых книжек. Ведомством был подготовлен и выставлен на общественное слушание проект приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Цель проекта — упрощение системы и приведение правил в соответствие с современными реалиями, в т.ч. с учетом развития электронных трудовых книжек (ЕФС-1);
Напомним, что базовые Правила были утверждены Постановлением Правительства РФ, и в них уже вносились коррективы (например, Постановлением от № 132). Ожидается, что новые правила окончательно вытеснят устаревшие формулировки и сделают процесс ведения кадрового учета более прозрачным.
Что делать при утере трудовой книжки работодателем?
Если работодатель потерял трудовую книжку, он обязан восстановить её за свой счет. Согласно законодательству, работодатель должен собрать все необходимые справки и выписки с предыдущих мест работы сотрудника и оформить дубликат. Если предыдущие организации ликвидированы, работодатель обязан сам делать запросы в государственные архивы.
Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, это фундаментальная норма, защищающая права работника на пенсионное обеспечение и подтверждение стажа. Работодателям стоит крайне внимательно относиться к исполнению этого пункта: назначать ответственных лиц, вести бумажные книги учета, обеспечивать сейфовое хранение бланков и следить за актуальностью законодательства, которое постепенно избавляется от избыточных бюрократических требований, но сохраняет высокую планку ответственности за сохранность документов сотрудников.