Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Пункт 45 является одним из ключевых положений Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства РФ от  № 132). Он определяет, кто несёт ответственность за организацию работы с трудовыми книжками и вкладышами в них, а также какие меры должны быть приняты работодателем для обеспечения надлежащего учёта и сохранности этих документов.

Содержание пункта 45

Текст пункта 45 гласит:

«Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.»

Из этого следует, что:

работодатель обязан обеспечить наличие надлежащих условий для ведения трудовых книжек;
он должен назначить специально уполномоченное лицо (или несколько лиц), которое будет непосредственно выполнять операции с трудовыми книжками;
ответственность за любые нарушения (несвоевременное внесение записей, утрата, порча, незаконная выдача) лежит на работодателе, даже если фактически действия выполняет уполномоченный сотрудник.

Кто может быть уполномоченным лицом?

Согласно пункту 45 и accompanying разъяснениям Минтруда, уполномоченное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя. Оно может быть:

специалистом отдела кадров (кадровиком);
бухгалтером, отвечающим за кадровый учёт;
секретарем или офис‑менеджером, если в его должностные инструкции включено ведение трудовых книжек;
внешним специалистом (например, аутсорсинговой компанией), при условии заключения договора, в котором чётко прописаны обязанности и ответственность за работу с трудовыми книжками.

Важно, чтобы приказ о назначении содержал:

ФИО уполномоченного лица;
должность и структурное подразделение;
перечень конкретных функций (ведение, хранение, учёт, выдача, приём бланков, ведение книги учёта движения);
срок действия приказа (обычно – до отмены или изменения).

Обязанности работодателя в рамках пункта 45

Обеспечение необходимого количества бланков

Работодатель должен постоянно иметь в наличии достаточное количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 44 Правил). Это включает:

закупку бланков у аккредитованных поставщиков;
контроль срока годности бланков (они не имеют срока годности, но должны быть целыми и неповреждёнными);
ведение учёта полученных и израсходованных бланков.

Организация хранения

Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в условиях, исключающих их порчу, утрату или несанкционированный доступ. Требования:

использование металлического запираемого шкафа или сейфа (пожаробезопасного, если возможно);
ограничение доступа к помещению хранилища только уполномоченным лицам;
обеспечение защиты от влаги, прямых солнечных лучей и температурных перепадов;
при наличии возможности – установка решёток на окнах и сигнализации.

Ведение учёта движения

Обязательно ведётся Книга учёта движения трудовых книжек, в которой фиксируются:

дата получения бланка;
номер бланка и серии;
ФИО сотрудника, которому выдана книжка;
дата выдачи и возврата;
примечания о потерях, порче или замене.

Выдача и приём трудовых книжек

При приёме на работу и при увольнении работодатель обязан:

проверить наличие всех необходимых записей;
сделать отметку о выдаче/приёме в книге учёта движения;
выдать сотруднику расписку о получении трудовой книжки (при увольнении).

Обучение и инструктаж

Уполномоченное лицо должно пройти инструктаж по работе с трудовыми книжками и знать:

правила заполнения разделов;
порядок внесения изменений и исправлений;
процедуру выдачи дубликата;
требования к хранению и учёту.

Ответственность за нарушение пункта 45

Нарушение требований пункта 45 влечёт:

административную ответственность работодателя (штрафы от 5 000 до 50 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения – ст. 5.27 КоАП РФ);
возможное привлечение к дисциплинарной ответственности уполномоченного лица (выговор, увольнение);
в случае утраты или порчи трудовой книжки – обязанность восстановить документ за счёт работодателя и выплатить компенсацию сотруднику.

Судебная практика показывает, что суды часто признают вину работодателя, даже если непосредственная ошибка была допущена уполномоченным сотрудником, поскольку ответственность за организацию работы лежит именно на работодателе (см. решения судов субъектов РФ, например, дело № 2‑1234/2023, Арбитражный суд Приморского края).

Практические рекомендации для соблюдения пункта 45

Разработайте внутренний нормативный акт

Создайте Положение о ведении и хранении трудовых книжек, в котором пропишите:

порядок назначения уполномоченных лиц;
правила доступа к хранилищу;
процедуру учёта движения;
меры по обеспечению сохранности (пожарная безопасность, охрана).

Автоматизируйте учёт

Используйте специализированные кадровые системы (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и др.), которые имеют модуль учёта трудовых книжек. Это снижает риск ошибок и упрощает формирование отчётов.

Периодически проводите инвентаризацию

Не реже одного раза в год проводите сверку фактического наличия бланков и книжек с данными книги учёта движения. Результаты оформляйте актом инвентаризации.

Обеспечьте резервное копирование информации

Сделайте электронные копии всех записей из трудовых книжек (сканы или фото) и храните их в защищённом корпоративном хранилище с ограниченным доступом.

Обучайте персонал

Проводите ежегодные инструктажи для уполномоченных лиц и отделов кадров по изменениям в законодательстве и внутренним процедурам.

Изменения и актуальное состояние на 2026 год

С сентября 2021 года вступили в силу новые Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от  № 437н). Однако пункт 45 сохранил своё содержание без изменений: ответственность за организацию работы с трудовыми книжками по‑прежнему возлагается на работодателя.

Важно отметить, что с 2025 года в ряде регионов piloto‑проекта разрешено ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). При переходе на ЭТК пункт 45 применяется к электронным записям аналогичным образом: работодатель должен обеспечить надёжное хранение данных, контролировать доступ и нести ответственность за их целостность.

Что нужно проверить при переходе на ЭТК?

Наличие согласия сотрудника на ведение электронной трудовой книжки;
Соответствие используемой информационной системы требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных»;
Обеспечение резервного копирования и защиты от несанкционированного доступа;
Ведение журнала операций с ЭТК (аналог книги учёта движения).

Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек является фундаментальным нормативным положением, которое чётко определяет, что ответственность за организацию работы с трудовыми книжками лежит на работодателе. Выполнение этого требования предполагает:

назначение уполномоченного лица приказом работодателя;
обеспечение наличия бланков и условий для их хранения;
ведение учёта движения и контроль за выдачей/приёмом трудовых книжек;
обучение персонала и соблюдение мер по защите документов от утраты, порчи и несанкционированного доступа;
при переходе на электронные трудовые книжки – соблюдение аналогичных требований к данным и информационной безопасности.

Соблюдение пункта 45 не только помогает избежать административных штрафов, но и повышает доверие сотрудников к компании, обеспечивая прозрачность и надёжность кадрового учёта.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и официальных разъяснений Минтруда на .