Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При её заполнении часто возникает вопрос о том, как правильно обращаться с пустыми строками и пустыми страницами. Оставлять их «на всякий случай» или же полностью избегать – решение, которое должно базироваться на действующем законодательстве и рекомендациях государственных органов.

Правовая база, регулирующая оформление трудовой книжки

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

1. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – основной документ, определяющий форму и порядок заполнения.
2. Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» – детализирует порядок внесения записей.
3. Пункт 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждённые приказом Минтруда РФ от № 199н) – регламентирует проставление штампа «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

Во всех перечисленных документах не предусмотрено обязательное оставление пустых строк между записями. Это значит, что отсутствие «зазоров» не является нарушением.

Пустые строки и пустые страницы: что это такое?

2.1 Пустая строка

Это отдельная строка в таблице «Сведения о работе», в которой не внесены ни дата, ни название организации, ни подпись лица, вносящего запись.

2.2 Пустая страница

Страница, полностью свободная от записей (в т.ч. от штампов, печатей и подписей). Появляется, когда предыдущая запись заканчивается внизу листа, а следующая запись требует более двух‑трёх строк.

Нужно ли оставлять пустые строки между записями?

Ответ однозначен: не требуется. Ни один из нормативных актов (Постановление № 225, Приказ № 69, Инструкция) не предписывает оставлять пустые строки между записями о приёме, увольнении, переводе и т.п.

Разъяснения государственных органов

• В разъяснениях Роструда подчёркнуто, что наличие пустых строк не является основанием для признания записи недействительной.
• Минтруд в своих рекомендациях указал, что пустые строки между записью об увольнении и записью о приёме на новое место работы оставлять нельзя только в случае, когда они создают визуальный разрыв, вводящий в заблуждение. Однако в официальных документах такой запрет не фиксируется.
• Эксперты КонсультантПлюс (2026) отмечают, что иногда кадровики оставляют несколько пустых строк «для красоты», но это не влияет на юридическую силу записей.

Как правильно оформлять запись, если она переносится на новую страницу?

Ситуация типична: название организации занимает две строки, а запись о приёме – ещё две, и часть текста «перепрыгивает» на следующую страницу.

Рекомендации

1. Продолжайте запись без пропусков – сразу после последней заполненной строки предыдущей страницы начните новую строку на следующей странице.
2. Если в правой колонке (графа «Код должности») требуется указать код, разместите его в той же строке, где заканчивается запись, либо в первой строке новой страницы.
3. Подпись лица, вносящего запись, ставится в конце последней строки записи (на новой странице), а не в пустой строке перед ней.

Пример оформления

| Дата | Наименование организации | Должность | Код должн. | Подпись |
|--------|---------------------------|-----------|------------|----------|| | ОАО «ТехноСервис» | Инженер‑техник | 14‑К | (подп.) |
| | (продолжение названия) | | | |
| | (перенос на новую страницу) | | | |
| | ОАО «ЭнергоСеть» | Мастер‑монтажник кабельных сетей | 14‑К | (подп.) |

В данном примере запись о приёме в «ЭнергоСеть» начинается сразу после пустой строки, оставшейся после предыдущей записи, без дополнительных пропусков.

Что делать, если в трудовой книжке закончились свободные строки?

Существует несколько законных способов решения проблемы:

5.1 Вкладыш

• Согласно пункту 39 Правил, в книжку может быть вложен отдельный лист (вкладыш) с указанием серии и номера книжки.
• Вкладыш проставляется в том месте, где закончились свободные строки, и на нём делаются новые записи.

5.2 Копия пустой страницы

Если последняя запись находится в самом низу листа, рекомендуется сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы. Эта копия вставляется в книжку и считается её официальной частью (см. совет от Современного предпринимателя, ).

5.3 Оформление новой трудовой книжки

В случае, когда в книжке осталось менее трёх свободных строк, а запись требует больше места, можно оформить новую трудовую книжку. При этом старую книжку закрывают штампом «Выдан вкладыш», а в новую вносят все записи, начиная с первой свободной строки.

5.4 Использование «многострочных» записей

Если название организации или должности слишком длинные, допускается писать их в несколько строк, но при этом не оставлять полностью пустых строк между записями.

Последствия пустых страниц и строк

• Недействительность записи – отсутствие пустых строк не делает запись недействительной. Недействительной запись может стать только в случае нарушения формы (например, отсутствие подписи, даты, печати).
• Риск споров при проверке – если пустые строки создают впечатление «пропуска» информации, инспектор может потребовать пояснений, но это не приводит к аннулированию записи.
• Влияние на расчёт стажа – пустые страницы не учитываются при подсчёте трудового стажа; важны только фактические записи.

Практические рекомендации кадровикам

1. Не оставляйте пустые строки без необходимости. Если после записи остаются свободные места, используйте их для следующей записи;
2. Следите за переносом текста. При необходимости перенесите запись на новую страницу без пропусков, а код должности указывайте в той же строке, где заканчивается запись.
3. Оформляйте вкладыши правильно. На вкладыше указывайте серию и номер трудовой книжки, ФИО работника и ставьте штамп «Выдан вкладыш».
4. При нехватке места используйте ксерокопию пустой страницы. Это упрощает процесс и сохраняет целостность книжки.
5. Контролируйте подписи и печати. Каждая запись должна быть подписана и, при необходимости, заверена печатью работодателя.
6. Обучайте сотрудников. Разъясняйте работникам, что пустые строки не влияют на их стаж, но правильное оформление записей важно для избежания недоразумений.

Пустые строки и пустые страницы в трудовой книжке – явление, часто встречающееся в практике кадрового делопроизводства. Законодательство не требует их обязательного оставления, а их наличие не делает запись недействительной. Главное – соблюдать форму записи, не допускать пропусков, которые могут вызвать вопросы у проверяющих органов, и при необходимости использовать вкладыши или ксерокопию пустой страницы.

Соблюдая перечисленные рекомендации, вы обеспечите корректность трудовой книжки, снизите риск споров и гарантируете правильный учёт трудового стажа ваших сотрудников.