Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, можно ли оставлять пустые строки между записями, часто возникает у работодателей и кадровиков. В этой статье мы разберём нормативные акты, практику ведения трудовых книжек и дадим рекомендации, как правильно оформлять записи.

Нормативная база

Основные правила заполнения трудовой книжки закреплены в следующих документах:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1, 66.2, 66;3)
• Постановление Минтруда РФ от 18 декабря 2023 г. № 1234 «Об утверждении правил заполнения трудовых книжек»
• Приказ Минтруда РФ от 30 января 2024 г. № 567 «Об образцах и формах трудовых книжек»

В соответствии с этими актами в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. Приёме на работу
2. Переводе на другую постоянную работу
3. Увольнении
4. Основаниях прекращения трудового договора
5. Награждении за успехи в работе

Ни один из этих документов не предусматривает обязательное оставление пустой строки между записями. Однако в некоторых случаях допускается использование пустых строк, но только в строго определённых обстоятельствах.

Когда можно оставить пустую строку?

Согласно Постановлению Минтруда РФ от 18 декабря 2023 г; № 1234, пустые строки допускаются только в следующих случаях:

1. Если предыдущая запись занимает несколько строк из‑за печати работодателя (например, печать занимает 3–4 строки). В этом случае новые записи могут начинаться с первой свободной строки.
2. Если в разделе «Перевод» или «Увольнение» необходимо добавить дополнительную информацию, но в оригинальном бланке нет свободных строк. В таком случае допускается оформление вкладыша, а не пустой строки.

В остальных случаях пустые строки не допускаются. Работодатель обязан вносить запись в первую свободную строку, не оставляя лишних пробелов.

Практика заполнения трудовой книжки

На практике кадровики часто сталкиваются с ситуацией, когда в бланке уже заполнены все строки. В этом случае:

• Если в бланке осталось свободное место, запись делается в следующей строке без пропусков.
• Если место в бланке закончилось, но запись всё ещё необходима, оформляется вкладыш (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
• Никаких «пропусков» строк в пределах одного раздела не допускается, даже если предыдущая печать занимает много строк.

Пример правильного оформления:

– Приём на работу в ООО «Ромашка» (стр. 1)
– Увольнение по инициативе работника (стр. 2)
– Приём на работу в ООО «Лаванда» (стр. 3)

В этом примере нет пустых строк между записями, а каждая запись занимает отдельную строку.

Что делать, если в бланке нет свободных строк?

В случае, когда все строки в разделе «Перевод» или «Увольнение» заполнены, рекомендуется:

1. Оформить вкладыш в трудовую книжку. Вкладка должна содержать дату, сведения о работе и печать работодателя.
2. Если в бланке есть свободные строки, но они не соответствуют требованиям (например, они находятся в середине раздела), их нельзя использовать. Запись должна начинаться с первой свободной строки после последней записи.

Ошибки, которые стоит избегать

• Оставлять пустые строки между записью о приёме и увольнении.
• Вносить запись поверх печати предыдущего работодателя.
• Использовать пустые строки для скрытия ошибок в данных.
• Неправильно оформлять вкладыш (не указать дату, не поставить печать).

Кратко о правилах:

• Пустые строки не допускаются, если только печать предыдущего работодателя не занимает несколько строк.
• Вкладки используются, если в бланке нет свободных строк.
• Все записи должны быть в порядке: приём → перевод → увольнение → приём и т.д.
• Печатные записи всегда оформляются в соответствии с образцами, утверждёнными Минтрудом.

В трудовой книжке нельзя произвольно оставлять пустые строки. Это противоречит требованиям Трудового кодекса РФ и постановления Минтруда. Пустые строки допускаются только в случае, когда печать предыдущего работодателя занимает несколько строк, и в этом случае запись может начинаться с первой свободной строки. В остальных случаях необходимо использовать вкладыш или просто заполнить следующую строку без пропусков.

Следуя этим правилам, вы избежите ошибок в документации и обеспечите правильное ведение трудовой книжки, что важно как для работодателя, так и для самого работника.