Трудовая книжка долгое время являлась основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника. Однако с введением электронных трудовых книжок (ЭТК) и изменением законодательства ситуация кардинально изменилась. В статье разберём‚ в каких случах работник может трудиться без трудовой книжки‚ какие риски существуют для работодателя и как правильно оформить приём на работу в подобных обстоятельствах.

Может ли работник вообще работать без трудовой книжки?

Да‚ может. Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства и заключения трудового договора. Это подтверждается непосредственно судебной практикой и разъяснениями контролирующих органов.

Согласно действующему законодательству‚ работодатель не имеет права отказать в приёме на работу работнику‚ не предоставившему трудовую книжку. Отказ в трудоустройство по этому основанию будет незаконным и может привести к административной ответственности.

Когда работник может легально работать без трудовой книжки

1. Первое трудоустройство. Граждане‚ которые впервые выходят на работу‚ могут не иметь трудовой книжки. Россиянам‚ впервые трудоустроившимся с 1 января 2021 года‚ оформляют уже только электронные документы.
2. Утрата или порча трудовой книжки. Если работник потерял документ и ранее не подавал заявление на ведение электронной трудовой книжки‚ новый работодатель должен выдать ему дубликат трудовой.
3. Переход на электронную трудовую книжку. С 2020 года работники могут добровольно перейти на ЭТК‚ отказавшись от бумажной трудовой книжки.
4. Работа по гражданско-правовому договору (ГПД). При выполнении определённой работы или задания по договору подряда или оказания услуг трудовая книжка не требуется по определению.

Что должен сделать работодатель‚ если работник не предоставил трудовую книжку

Шаг 1. Проверить причины отсутствия документа

Необходимо выяснить‚ почему работник не предоставил трудовую книжку:

• Это первое место работы?
• Документ утерян или испорчен?
• Работник ранее перешёл на электронную трудовую книжку?
• Трудовая книжка находится у предыдущего работодателя?

Шаг 2. Оформить приём на работу в установленном порядке

Работодатель обязан:

• Заключить трудовой договор в письменной форме
• Издать приказ о приёме на работу
• Внести сведения в информационную систему ПФР (СЗВ-ТД)
• При первом трудоустройстве — оформить трудовую книжку или организовать ведение ЭТК

Шаг 3. При утерте документа, оформить дубликат

Если работник потерял трудовую книжку и ранее не подавал заявление на ведение ЭТК‚ работодатель обязан выдать дубликат. Для этого работник должен предоставить документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (справки от предыдущих работодателей‚ выписки из архивов и т.д.).

Риски работодателя при неправильном оформлении

Риск 1. Формальное нарушение порядка перехода на ЭТК

Если работодатель механически примет заявление о переходе на электронную трудовую книжку и отразит это в СЗВ-ТД‚ не заводя бумажную трудовую книжку‚ возникает формальное нарушение порядка перехода на ЭТК. При этом существует риск‚ что в предоставленной трудовой у работника будет указано иное место работы как основное‚ что являеться нарушением установленного порядка приёма на работу.

Риск 2. Административная ответственность

За нарушение трудового законодательства‚ включая неправильное оформление трудовых отношений‚ работодателя могут оштрафовать:

Риск 3. Лишение работника социальных гарантий

Если работодатель неправильно оформит трудовые отношения‚ работник может лишиться:

• Подтверждённого стажа для начисления пенсии
• Пособий по временной нетрудоспособности
• Страховых выплат
• Отпускных и компенсаций

Важные нюансы судебной практики

Суды неоднократно подтверждали‚ что предоставление при приёме на работу трудовой книжки с отсутствием записей о предыдущей работе не признаётся предоставлением подложного документа и не даёт права работодателю уволить работника. Это означает‚ что работодатель не вправе требовать от работника идеально заполненной трудовой книжки как условия приёма на работу.

Если работник при трудоустройстве отказывается предоставлять трудовую книжку‚ но предоставляет электронные сведения о трудовой деятельности‚ это является допустимым вариантом. При этом важно правильно оформить заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ если работник ранее не сделал этого.

Как работодателю защитить себя: практические рекомендации

1. Фиксируйте все действия в письменной форме. Если работник не предоставил трудовую книжку‚ составьте акт об отсутствии документа с указанием причин.
2. Проверяйте статус в ПФР. Запросите у работника СНИЛС и проверьте‚ ведёться ли электронная трудовая книжка.
3. Требуйте заявление о переходе на ЭТК. Если работник хочет вести электронную трудовую книжку‚ оформите это заявление до начала работы.
4. Своевременно сдавайте СЗВ-ТД. Сведения о трудовой деятельности должны быть переданы в ПФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания приказа о приёме.
5. Храните доказательства. Все документы‚ подтверждающие законность приёма на работу‚ должны быть сохранены.

Работа без трудовой книжки в 2026 году — явление вполне законное‚ если соблюден установленный порядок. Главное для работодателя — не отказывать в приёме на работу по этому основанию‚ правильно оформить трудовые отношения и своевременно передать сведения в ПФР. Неправильные действия могут привести к штрафам‚ спорам с работниками и проблемам с подтверждением стажа в будущем.

Ключевое правило: отсутствие трудовой книжки, это не основание для отказа в трудоустройстве‚ а повод для аккуратного соблюдения альтернативного порядка оформления трудовых отношений.