Традиционно трудоустройство ассоциируется с обязательным внесением записи в трудовую книжку. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда работник по тем или иным причинам не хочет делать такую запись, либо обстоятельства складываются так, что документ остается у другого работодателя. Можно ли работать по основному месту работы без записи в трудовую книжку? Как это оформить юридически грамотно, чтобы не нарушить трудовое законодательство? В данной статье мы подробно разберем эти вопросы с учетом актуальных требований закона на 2024–2026 годы.
Что говорит закон о трудовой книжке?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.
Таким образом, работа по трудовому договору без трудовой книжки по основному месту работы, как правило, невозможна и является прямым нарушением трудового законодательства. Это правило не имеет исключений для сотрудников, устраивающихся как на постоянную, так и на временную (сезонную) основную работу.
Кого это правило не касается?
Требование об обязательном внесении записи не распространяеться на две категории граждан:
- Лиц, которые нигде ранее не работали (для них работодатель сам заводит новую трудовую книжку).
- Внешних совместителей (у них документ хранится по основному месту работы у другого работодателя).
Законные варианты работы без записи в трудовую книжку
Несмотря на строгие правила ТК РФ, существуют законные способы оформления трудовых отношений без внесения записи в бумажную трудовую книжку. Рассмотрим их подробнее.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 года в России внедрен механизм электронных трудовых книжек. Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель перестает вносить записи в бумажный бланк. При этом сведения о трудовой деятельности ежемесячно передаются в СФР (ранее ПФР). В этом случае работник официально трудоустроен по основному месту, запись в бумажную книжку не вносится, и закон не нарушается.
Работа по договору гражданско-правового характера (ГПХ)
Если работник и работодатель договариваются о выполнении конкретного задания или оказании услуги без установления трудового режима (режима рабочего времени, подчинения правилам внутреннего трудового распорядка и т.д.), они могут заключить договор ГПХ. В этом случае трудовые отношения не возникают, и запись в трудовую книжку не делается. Важно: подмена трудового договора договором ГПХ грозит для работодателя серьезными штрафами.
Работа по совместительству
Если у работника уже есть основное место работы, он может устроиться к вам по внешнему совместительству. В этом случае его трудовая книжка остается на основном месте работы, а вы не имеете права требовать ее для внесения записи. По желанию работника запись о совместительстве может быть внесена по месту его основной работы на основании справки, которую вы ему выдадите.
Сложные ситуации из практики
Прием на основное место на неполную ставку
Многие путают совместительство и работу на неполную ставку. Если вам достоверно известно, что у кандидата нет основного места работы (например, он представил вам трудовую книжку с записью об увольнении с последнего места работы), вы можете принять его на основное место работы на неполное рабочее время (ч. 1 ст. 93 ТК РФ). В этом случае работник не является совместителем, и вы обязаны внести запись в его трудовую книжку.
Когда совместительство становится основным местом работы
Частая ситуация: сотрудник работал у вас по внешнему совместительству (запись в трудовую не вносилась), а затем уволился со своего основного места работы и хочет перейти к вам на основную работу. Как быть с трудовой книжкой?
Согласно позиции Роструда и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69), необходимо действовать по следующему алгоритму:
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условия: работа по совместительству меняется на работу по основному месту работы.
- Издать приказ об изменении статуса работника.
- Внести запись в трудовую книжку.
- Если в трудовой книжке не было записи о работе по совместительству, то после записи об увольнении с прошлого основного места работы в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указываются полное (и сокращенное, при наличии) наименование вашего работодателя. Затем вносится запись о приеме на работу с пометкой, что работа является основной.
- Если работник ранее попросил внести запись о работе по совместительству, то после записи об увольнении с основного места работы у другого работодателя, вы просто вносите запись о том, что работа по совместительству стала для него основной.
Что делать, если работник просит не делать запись?
Иногда сотрудник по личным причинам (например, хочет скрыть факт трудоустройства от текущего работодателя или избежать удержаний по исполнительным листам) просит принять его на основную работу без внесения записи в трудовую книжку.
Для работодателя согласие на такую просьбу чревато серьезными рисками:
- Штрафы от ГИТ за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Налоговые и страховые риски (если договор заключается, но взносы не платятся или скрывается факт трудовых отношений).
- Проблемы с стажем для самого работника (хотя сейчас это частично решается через выписку из СФР, где учтены все официально уплаченные взносы).
Если работник отказывается от внесения записи, у работодателя отсутствуют законные основания для приема его на основную работу без оформления трудовой книжки (если только речь не идет о переходе на ЭТК). В таком случае законным вариантом может быть только оформление работника как внешнего совместителя (при наличии у него другого основного места работы).
Работа по основному месту без записи в бумажную трудовую книжку возможна только в случае перехода сотрудника на электронную трудовую книжку. Во всех остальных случаях работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку. Если сотрудник переходит со статуса совместителя на основное место работы, важно грамотно оформить дополнительное соглашение и внести корректную запись в трудовую книжку, опираясь на Инструкцию № 69 и разъяснения Роструда. Соблюдение этих правил защитит работодателя от проверок и штрафов, а работнику гарантирует полноценное подтверждение его трудового стажа.