Работа по совместительству — распространённая практика, но её оформление в трудовой книжке часто вызывает вопросы у работников и кадровиков. Главное правило: запись о совместительстве вносится в трудовую книжку по месту основной работы, а не по месту трудоустройства на вторую (совмещаемую) должность. Рассмотрим подробно, когда, как и на каком основании это делается.

Ключевые принципы и основания для внесения записи

Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям контролирующих органов (Роструд, КонсультантПлюс):

• Основанием для внесения записи является документ, подтверждающий факт работы по совместительству. Это может быть:
  • Копия приказа о приёме на работу по совместительству.
  • Копия трудового договора (контракта) на работу по совместительству.
  • Копия приказа об увольнении с работы по совместительству (если запись вносится после прекращения этих трудовых отношений).
• Право на внесение записи принадлежит работнику. Кадровый специалист основного места работы вносит сведения только по письменному заявлению (просьбе) работника. Без такого заявления работодатель не обязан делать запись.
• Запись оформляется по общим правилам, как и для основной работы, но с обязательной пометкой в графе 3 (наименование должности) о том, что работа была по совместительству.

Когда именно вносится запись: хронология и сроки

Закон не устанавливает жёстких сроков для внесения такой записи. Однако сложившаяся практика и логика ведения кадрового учета предполагают два основных сценария:

Внесение после увольнения с работы по совместительству (наиболее распространённый и правильный вариант)

Это основное правило. Запись о совместительстве вносится только после того, как трудовые отношения по совместительству прекращены (работник уволился).

Порядок действий:

1. Работник предоставляет в отдел кадров основного места работы копию приказа об увольнении с работы по совместительству (или иной документ, подтверждающий прекращение этих трудовых отношений).
2. На основании этого документа кадровик вносит запись в трудовую книжку.

Пример записи:
» Уволен с работы по совместительству (должность) на основании приказа №… от …»

Внесение по просьбе работника во время работы по совместительству (исключение)

В теории запись можно внести и во время действия трудового договора по совместительству, если работник настаивает. Однако это создаёт неудобства: если в будущем он уволится с совместительства, потребуется вносить вторую запись (об увольнении). Поэтому кадровики обычно настаивают на внесении записи после завершения этого периода работы.

Особенности для внешних и внутренних совместителей

Важно различать два типа совместительства:

• Внешний совместитель — работник, который трудится по совместительству в другой организации. Его трудовая книжка хранится по месту основной работы. Именно туда и вносится запись о совместительстве на основании документов из другой организации.
• Внутренний совместитель — работник, который совмещает должности в той же самой организации. В этом случае запись о совместительстве также вносится в ту же трудовую книжку, но на основании внутренних приказов организации.

Можно ли вносить записи не по хронологии?

Да, это возможно. Если у работника уже есть записи за более поздний период, а он хочет внести сведения о совместительстве за более раннее время (например, за 2009 год), кадровик вправе сделать это после последней имеющейся записи. Требования о строгом хронологическом порядке для таких «задним числом» вносимых записей законом не установлены.

Частые вопросы и ответы

В: Обязан ли работодатель вносить запись, если работа по совместительству длилась менее месяца?

Ответ: Нет, не обязан. Согласно разъяснениям Роструда, если продолжительность работы по совместительству составила менее одного месяца, запись в трудовую книжку не вносится. Но если работник настаивает, кадровик может сделать запись по его просьбе.

В: Что делать, если последняя запись в книжке, о совместительстве, а теперь работник принят на основную работу в эту же организацию?

Ответ: Запись о приёме на основную работу вносится в обычном порядке, даже если предыдущая запись была о совместительстве. Увольнения с совместительства в этой же организации не было, поэтому основанием для новой записи служит приказ о приёме на основную должность.

В: Кто предоставляет документы для внесения записи?

Ответ: Работник. Он должен самостоятельно получить и представить в отдел кадров основного места работы копию приказа (или трудового договора) о работе по совместительству из другой организации или из того же подразделения.

1. Получите документ из организации, где вы работали по совместительству: копию приказа о приёме или, что лучше, об увольнении.
2. Напишите заявление на имя руководителя вашей основной организации с просьбой внести запись о совместительстве в трудовую книжку. К заявлению приложите копию документа.
3. Отнесите заявление и документы в отдел кадров (или кадровую службу) основного места работы.
4. Проверьте внесённую запись: она должна быть корректной, содержать дату, подпись ответственного лица и печать организации.

Важно! Трудовая книжка — ваш главный документ о трудовой деятельности. Следите за тем, чтобы все периоды работы, включая совместительство, были отражены в ней правильно и в полном объёме.