Трудовая книжка (ТК) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому организация работы с ней — одна из ключевых и ответственных функций кадровых служб (отдела кадров, HR-департамента). Неправильное ведение или хранение ТК может повлечь административную ответственность для работодателя и создать проблемы для сотрудника при оформлении пенсии или других социальных выплат.

В данной статье подробно рассмотрены все аспекты работы кадров со трудовыми книжками, основанные на актуальном российском законодательстве (в редакции 2026 года).

Нормативно-правовая база

Работа с трудовыми книжками регулируется комплексом документов. Основные из них:

• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков ТК и обеспечения ими работодателей.
• Приказ Минтруда России от № 320н (с изменениями), утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Именно этот приказ ввел новые бланки ТК, применяемые с 1 января 2023 года.
• Приказ Минфина России от № 55н — утверждает Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.
• Постановление Минтруда РФ от № 69 — утверждает Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Важно: все указанные документы действуют в актуальной редакции, в которую регулярно вносятся изменения. Кадровик обязан отслеживать обновления.

Ответственность и назначение уполномоченного лица

Обязанность по организации работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена на работодателя. Для исполнения этих функций работодатель приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо.

• Им может быть кадровик, секретарь, бухгалтер или иной сотрудник, на которого официально возложены эти функции.
• На это лицо возлагается персональная ответственность за аккуратное и своевременное ведение записей, сохранность бланков и самих трудовых книжек.

Ключевые процедуры работы с трудовыми книжками

Получение и оформление новой трудовой книжки

При приеме на работу нового сотрудника (который ранее не имел ТК) работодатель обязан:

1. Приобрести новый бланк трудовой книжки установленной формы (с действуют новые бланки, утвержденные приказом № 320н).
2. Заполнить ьный лист:
   • ФИО, дата и место рождения.
   • Сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорт).
   • Дата выдачи ТК.
   • Подпись работника и расшифровка.
   • Штамп или печать работодателя.
3. Сделать первую запись о приеме на работу (с указанием основания: трудовой договор, его номер и дата).
4. Запись производится аккуратно, ручкой черного или синего цвета, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых).

Внесение записей в течение трудовой деятельности

Кадровая служба обязана вносить записи в ТК в строгом соответствии с фактами изменения трудовых отношений:

• Переводы (внутри организации, к другому работодателю по соглашению сторон).
• Изменение условий трудового договора (например, смена названия должности, режима работы).
• Награждения, поощрения (если они оформляются в соответствии с локальными актами).
• Увольнение (с указанием основания, статьи ТК РФ, даты и номер приказа/распоряжения).

Запись об увольнении должна быть сделана в день увольнения (или в день подачи заявления об отказе от бумажной ТК).

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки (как действующих, так и невостребованных после увольнения) хранятся у работодателя.

• Место хранения: специально оборудованное помещение отдела кадров, обеспечивающее их сохранность от пожаров, затоплений, несанкционированного доступа.
• ТК хранятся в металлических шкафах или сейфах.
• Должен быть установлен режим конфиденциальности.
• Срок хранения: 75 лет с даты увольнения работника (ст. 22.1 ТК РФ). По истечении срока документы подлежат уничтожению по акту.

Учет трудовых книжек

Для учета движения бланков и самих ТК работодатель ведет две обязательные книги (п. 40 Правил):

1. Книга учета движения бланков трудовых книжек (приходно-расходная книга). Учитывает каждый бланк: от получения от поставщика до выдачи работнику или списания (например, при порче).
2. Книга учета выдачи трудовых книжек. Учитывает каждую выданную (и возвращенную) ТК с указанием ФИО работника, даты выдачи и подписи получателя.

Эти книги также хранятся в отделе кадров в течение 75 лет.

Выдача трудовой книжки при увольнении

В день увольнения (или в день подачи заявления) работодатель обязан:

• Внести в ТК запись об увольнении с указанием основания и даты.
• Прошить и опечатать ТК (если она была разобрана).
• Выдать ТК работнику под расписку в книге учета выдачи. Если работник отказывается получать ТК, об этом составляется акт, а ТК хранится у работодателя.

Выдача дубликата трудовой книжки

В случае утраты ТК работник может получить дубликат; Порядок действий:

1. Работник подает заявление о выдаче дубликата.
2. Кадровая служба на основании имеющихся в организации документов (приказы, личные карточки, выписки из ТК) оформляет дубликат по форме, установленной Минтрудом.
3. В дубликате вносятся все записи, имевшиеся в оригинале, с пометкой «Дубликат».
4. Дубликат выдается работнику под расписку. Утраченная ТК в случае ее последующего обнаружения не подлежит возврату.

Важные изменения и актуальные правила (2023-2026 гг.)

Типичные ошибки кадровых служб

• Неправильное заполнение ьного листа (отсутствие данных, ошибки в ФИО, датах).
• Сокращения и неразборчивый почерк в записях.
• Пропуск сроков внесения записей (особенно об увольнении).
• Несоблюдение правил прошивки и опечатывания.
• Не ведение или неаккуратное ведение книг учета движения ТК.
• Нарушение сроков хранения или условий (влажность, доступ посторонних).
• Выдача ТК без расписки или с задержкой.

Работа с трудовыми книжками — это не просто бюрократия, а юридически значимая деятельность, от которой зависит защита прав как работника, так и работодателя. Кадровый специалист должен:

1. Тщательно изучить и соблюдать Правила ведения и хранения ТК и инструкции по заполнению.
2. Назначить и проинструктировать ответственное лицо.
3. Обеспечить наличие всех необходимых бланков (нового образца) и документов для учета.
4. Соблюдать строгий порядок приема, оформления, внесения записей, хранения и выдачи ТК.
5. Учитывать новые возможности (электронная ТК) и корректно оформлять отказы от бумажного носителя.
6. Регулярно проводить внутренний аудит состояния трудовых книжек и их учета;

Соблюдение этих правил минимизирует риски проверок трудовой инспекции, судебных споров и обеспечит корректное отражение трудового стажа каждого сотрудника.