Цель статьи – дать полное пошаговое руководство по работе с заявлением о выборе формы трудовой книжки (бумажной или электронной) в конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) -. Рассматриваются:

• правовые основы;
• виды заявлений;
• как создать, зарегистрировать и отменить заявление в 1С;
• как подготовить отчётные формы СЗВ‑ТД и СТД‑Р;
• полезные рекомендации и типичные ошибки.

Правовая база

С 1 января 2021 года в России введена возможность вести Электронную трудовую книжку (ЭТК). Согласно ст. 84 Трудового кодекса РФ, работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки и обязан письменно заявить о своём выборе. Работодатель обязан:

1. принять заявление;
2. внести сведения в систему учёта (1С:ЗУП);
3. отразить выбор в отчётных формах (СЗВ‑ТД, СТД‑Р);
4. при необходимости оформить отзыв заявления.

Виды заявлений в 1С:ЗУП

В конфигурации предусмотрены два основных типа заявлений, которые отображаються в разделе Кадры → Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки:

• Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности – используется для первоначального выбора формы (бумажная/электронная).
• Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности – применяется, когда работник меняет своё решение.

Как создать заявление в 1С:ЗУП

Шаг 1. Открываем нужный документ

В главном меню выбираем:

Кадры → Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки → Создать → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Шаг 2. Заполняем реквизиты

• Сотрудник – выбираем из справочника «Сотрудники».
• Дата подачи – автоматически подставляется текущая дата, её можно изменить.
• Вид заявления – раскрывающий список: Бумажная трудовая книжка или Электронная трудовая книжка.
• Комментарий (по желанию) – можно указать причину выбора.

Шаг 3. Сохранить и распечатать

Нажимаем «Записать и закрыть». При необходимости сформировать печатную форму:

Кнопка «Печать» → Выбор шаблона → Печать в PDF/Word

Шаг 4. Регистрация в ПФР

После сохранения заявления необходимо отправить сведения в ПФР через отчёт СЗВ‑ТД. Делается это в модуле 1С‑Отчетность:

Отчетность → СЗВ‑ТД → Создать → Выбрать период → Сформировать → Отправить в ПФР

Как оформить отзыв заявления (смена формы)

Если работник решил изменить способ ведения трудовой книжки, необходимо оформить Отзыв заявления:

1. Перейти в Кадры → Отчетность → Справки → Электронные трудовые книжки → Создать → Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
2. Выбрать сотрудника и заявление, которое подлежит отмене (список берётся из уже записанных заявлений).
3. Указать дату отзыва и причину (по желанию).
4. Сохранить документ.
5. Сформировать новый Заявление о предоставлении сведений с нужным видом (например, поменять с «ЭТК» на «бумажную»).
6. Повторить отправку СЗВ‑ТД, чтобы в ПФР отразилось изменение.

Формирование отчётных форм СЗВ‑ТД и СТД‑Р

СЗВ‑ТД (Сведения о заработной плате и удержаниях)

Отчёт формируется в разделе Отчетность → СЗВ‑ТД. При формировании система автоматически добавит строки с типом заявления ЭТК или бумажная ТК в колонку Вид заявления.

СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности работника)

Для формирования СТД‑Р необходимо:

1. Открыть Кадры → Сведения о трудовой деятельности работника.
2. Выбрать сотрудника – система подставит все кадровые события (приём, перевод, увольнение) и дату подачи заявления.
3. Сохранить документ и выгрузить в требуемом формате (XML/CSV) для подачи в ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как проверить, что заявление уже зарегистрировано в ПФР?

В 1С:ЗУП откройте журнал Отчёты → СЗВ‑ТД → Журнал отправки. В колонке Статус будет указано «Отправлено», «Ошибка» или «Ожидание». Также можно сверить данные в личном кабинете ПФР.

Можно ли одновременно вести две формы трудовой книжки?

Нет. По законодательству каждый работник может иметь только одну форму – либо электронную, либо бумажную. При смене формы необходимо оформить отзыв старого заявления и создать новое.

Какие типичные ошибки при оформлении заявления?

• Не выбран сотрудник в документе – система не сможет сформировать СЗВ‑ТД.
• Неправильно указан тип заявления (например, «ЭТК», но в реальности сотрудник хочет бумажную).
• Отсутствие подписи работника в печатной форме (при необходимости).
• Не отправлен СЗВ‑ТД после создания заявления – в ПФР данные не появятся.

Лучшие практики

• Автоматизировать процесс: настроить регламентные задания, которые каждый месяц формируют и отправляют СЗВ‑ТД.
• Контроль согласования: добавить в бизнес‑процесс согласование заявления руководителем отдела кадров.
• Хранить электронные копии: сохранять PDF‑версии заявлений в личном кабинете сотрудника.
• Обучать персонал: проводить инструктажи по заполнению заявлений и работе с 1С:ЗУП.

Работа с заявлением о выборе способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП – это сочетание правовых требований и технической автоматизации. При правильном подходе процесс занимает несколько минут, а все необходимые отчёты (СЗВ‑ТД, СТД‑Р) формируются автоматически, что минимизирует риск ошибок и штрафов со стороны ПФР.

Если у вас возникли вопросы по настройке конфигурации или интеграции с сервисом 1С‑Отчетность, рекомендуем обратиться к официальному партнёру 1С или к специалисту по кадровому учёту.

Дата публикации: . Информация актуальна на 08:33:32.