В современной практике кадрового делопроизводства и при взаимодействии с банковскими или государственными структурами часто возникает необходимость подтверждения текущего статуса работника. Ключевой фразой, подтверждающей этот статус, является запись «Работает по настоящее время». Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ не утратил своей силы, а правила работы с ним и его копиями в 2026 году имеют свои важные нюансы.
Когда и зачем нужна фраза «Работает по настоящее время»?
Сама по себе оригинальная трудовая книжка, находящаяся у работодателя, не требует дополнительной надписи о том, что сотрудник работает до сих пор. Факт работы подтверждается последней записью о приеме на работу, если после нее не было записи об увольнении.
Однако ситуация меняется, когда работнику требуется заверенная копия трудовой книжки. Такая копия может понадобиться в следующих случаях:
- Оформление кредита или ипотеки в банке;
- Получение визы в консульстве;
- Предоставление в органы социальной защиты;
- Устройство на работу по совместительству.
Именно в копию документа, сразу после последней записи, вносится фраза: «Работает по настоящее время». Это делается для того, чтобы третьи лица (банки, консульства) видели актуальный статус сотрудника на дату выдачи копии.
Правила внесения записи в копию трудовой книжки в 2026 году
Согласно актуальным требованиям и сложившейся практике (включая рекомендации Минтруда и требования сторонних организаций), порядок действий работодателя при выдаче копии выглядит следующим образом:
- Снятие копии. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, включая разворот с фамилией владельца.
- Внесение уточняющей фразы. На копии той страницы, где содержится последняя запись о приеме на работу (или последнем переводе), сразу под этой записью от руки или машинописным способом вносится фраза: «Работает по настоящее время».
- Заверение копии. Копия заверяется работодателем. На каждом листе копии (или на последнем листе, если копии прошиты) ставится надпись:
Пример оформления заверения:
- «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего копию;
- Личная подпись;
- Расшифровка подписи (Ф.И.О.);
- Дата заверения (текущая дата);
- Печать организации (при наличии).
Важно помнить: некоторые банки и организации выдвигают дополнительные требования, например, просят указывать срок действия копии («Копия действительна до…») или требовать, чтобы фраза «Работает по настоящее время» была заверена отдельной подписью и печатью.
Особенности ведения бумажных трудовых книжек
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки продолжают вестись для тех, кто сделал выбор в их пользу или чья деятельность началась до 2021 года; При заполнении оригинала действуют следующие правила:
continuity (Непрерывность записей)
Если трудовая книжка была заведена до 1 января 2004 года, записи вносятся именно в нее; Новая книжка не оформляется, пока есть свободные строки в разделе «Сведения о работе». Когда место заканчивается, оформляется вкладыш установленного образца.
Исправление ошибок
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, ее исправление может произвести работодатель, у которого сотрудник работает в настоящее время. Для этого необходимо:
- Направить запрос по предыдущему месту работы сотрудника;
- Получить официальный документ (копию приказа, справку), подтверждающий правильную информацию;
- На основании полученных документов внести исправления или признать запись недействительной в установленном порядке.
Нормативная база
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н. Он утвердил новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, который действует и в 2026 году.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как получить выписку?
С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде ведутся на всех работников. Если сотруднику нужна справка о стаже, ему не обязательно запрашивать бумажную копию у работодателя. Он может самостоятельно получить выписку:
Алгоритм получения выписки из ЭТК:
- Зайти в Личный кабинет гражданина на сайте Социального фонда России (СФР, ранее ПФР) или через портал Госуслуг.
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Выбрать опцию «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Нажать кнопку «Запросить».
Документ формируется мгновенно и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Такая выписка имеет полную юридическую силу и заменяет заверенную копию бумажной трудовой книжки для большинства инстанций.
Частые вопросы и важные нюансы
Нужно ли вносить запись об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника?
Как правило, запись в трудовую книжку об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника (без перевода) не вносится. Это делается только в том случае, если произошло официальное оформление перевода.
Что делать, если свободное место в трудовой закончилось?
Необходимо оформить вкладыш. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, и в нее вносится запись о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Может ли работодатель отказать в выдаче копии?
Нет, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему заверенную копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней. Отказ является нарушением трудового законодательства.
Таким образом, фраза «Работает по настоящее время» является обязательным элементом именно заверенной копии трудовой книжки в 2026 году. Она подтверждает актуальность сведений для третьих лиц. В оригинале документа такая запись не делается, так как отсутствие записи об увольнении уже свидетельствует о продолжающихся трудовых отношениях.