Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней отражаются все периоды работы, занимаемые должности и изменения в трудовом стаже. Одним из ключевых моментов при заполнении трудовой книжки является запись «Работает по настоящее время в той же должности». Что она означает, как правильно оформить и какие нюансы важно учитывать — рассмотрим в этой статье.

Почему эта запись важна?

Эта формулировка выполняет несколько ключевых функций:

• Подтверждение непрерывности трудового стажа — она показывает, что сотрудник не прерывал работу в организации;
• Упрощение ведения документации — позволяет не делать ежегодные записи, если должность не менялась;
• Сокращение бумажной волокиты — уменьшает количество записей в трудовой книжке;
• Соблюдение законодательства — соответствует требованиям трудового законодательства РФ.

Когда и как делается такая запись?

Запись «Работает по настоящее время в той же должности» вносится в следующих случаях:

1. При отсутствии изменений в трудовой деятельности сотрудника;
2. Если сотрудник продолжает работать на прежней должности без повышения, перевода или изменения условий труда;
3. При ведении бумажной трудовой книжки (с 2026 года в России происходит полный переход на электронные трудовые книжки);
4. В случае, если сотрудник не изъявил желания перейти на электронную трудовую книжку.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Для корректного внесения записи необходимо соблюдать следующие правила:

• Использовать официальные формулировки — не допускается произвольное изменение текста;
• Указывать дату приказа, запись должна содержать ссылку на документ, на основании которого она внесена;
• Соблюдать хронологический порядок — записи должны следовать одна за другой без пропусков;
• Использовать чернила синего, фиолетового или черного цвета — записи, сделанные другими цветами, считаются недействительными;
• Не допускать исправлений — если ошибка все же допущена, она исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой записи.

Пример правильной записи:

Что делать, если должность изменилась?

Если сотрудник был переведен на другую должность, повышен или понижен, запись «Работает по настоящее время в той же должности» не делается. Вместо этого вносится новая запись с указанием новой должности.

Пример записи при изменении должности:

Электронные трудовые книжки: новые правила с 2026 года

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:

• Все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный формат;
• Бумажные трудовые книжки сохраняются для тех, кто не подал заявление об отказе от бумажного варианта;
• ЭТК позволяет в режиме реального времени отслеживать изменения в трудовом стаже;
• Для подтверждения стажа можно использовать как бумажную, так и электронную версию (по выбору работника).

Частые ошибки при оформлении записи

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие ссылки на приказ — запись без указания номера и даты приказа считается недействительной;
• Неправильный формат даты, дата должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Использование неофициальных формулировок — например, «работает до сих пор» вместо «работает по настоящее время»;
• Пропуск записей — если сотрудник работал, но записи в трудовой книжке отсутствуют;
• Исправления без оформления — если запись неверна, она должна быть признана недействительной и внесена новая запись.

Как подтвердить стаж при утере или порче трудовой книжки?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, подтвердить стаж можно следующими способами:

1. Справки с предыдущих мест работы — работодатели обязаны выдавать справки о периодах работы;
2. Выписки из ПФР — можно запросить в Пенсионном фонде;
3. Документы об уплате страховых взносов, налоговая инспекция может подтвердить стаж;
4. Свидетельские показания — в некоторых случаях допускаются показания коллег или руководителей;
5. Электронная трудовая книжка — если она велась, можно запросить выписку из нее.

Правильное оформление записи «Работает по настоящее время в той же должности» в трудовой книжке — это:

• Гарантия защиты прав работника — позволяет подтвердить стаж для пенсии, больничных и других социальных выплат;
• Соблюдение трудового законодательства — работодатель несет ответственность за правильность ведения трудовой книжки;
• Упрощение кадрового учета — сокращает количество записей и упрощает ведение документации;
• Предотвращение споров — четкие записи исключают возможность возникновения конфликтов между работником и работодателем.

С 2026 года, с полным переходом на электронные трудовые книжки, этот процесс станет еще более автоматизированным. Однако основные принципы ведения записей останутся прежними: четкость, полнота и соответствие законодательству.

Рекомендации для работников и работодателей

Для того чтобы избежать ошибок и споров, следуйте этим советам:

Для работников:

• Периодически проверяйте свою трудовую книжку на наличие ошибок;
• Требуйте внесения записей при любых изменениях в трудовой деятельности;
• Сохраняйте копии приказов о приеме, переводе и увольнении;
• Если трудовая книжка утеряна, promptly запросите дубликат или справки о стаже;
• При переходе на электронную трудовую книжку уточните у работодателя, как будет оформляться запись «Работает по настоящее время».

Для работодателей:

• Следите за изменениями в трудовом законодательстве;
• Используйте только официальные формулировки при заполнении трудовой книжки;
• Проводите регулярные проверки ведения трудовых книжек;
• Обучайте сотрудников кадровых служб правилам ведения документации;
• При переходе на ЭТК обеспечьте корректный перенос данных из бумажной версии.

Запись «Работает по настоящее время в той же должности» — это не просто формальность, а важный элемент трудовой книжки, который подтверждает непрерывность трудового стажа. Правильное оформление этой записи помогает избежать споров, защищает права работника и упрощает ведение кадрового учета.

С переходом на электронные трудовые книжки процесс ведения записей станет более автоматизированным, однако основные принципы останутся прежними. Следите за изменениями в законодательстве, своевременно обновляйте записи и храните документы, подтверждающие ваш трудовой стаж.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки или записи «Работает по настоящее время в той же должности», обратитесь к специалистам по трудовому праву или в кадровую службу вашей организации.