В современных реалиях кадрового учета ситуация‚ когда новый сотрудник приходит без трудовой книжки на руках‚, не редкость. Это может быть связано с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ первичным трудоустройством или утратой бумажного бланка. Однако отсутствие классической «книжки» не освобождает работодателя от обязанности передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР). Разберемся во всех нюансах оформления таких работников и подачи отчетности.

Кто такой «работник без трудовой книжки»?

Прежде чем говорить об отчетности‚ важно понимать причины отсутствия трудовой книжки у сотрудника. От этого зависит порядок действий:

• Сотрудник впервые устраивается на работу. У него вообще нет стажа и‚ соответственно‚ бумажной трудовой книжки.
• Сотрудник перешел на ЭТК. Он подал предыдущему работодателю заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и получил бумажную книжку на руки.
• Сотрудник потерял трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан завести новую бумажную трудовую книжку по заявлению работника.
• Трудовой договор не заключаеться. Например‚ работа по гражданско-правовому договору (ГПХ) или единственный учредитель‚ выполняющий функции директора.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и риски для работодателя

С 2021 года бумажные трудовые книжки не заводятся для впервые устраивающихся работников — их данные сразу ведутся в электронном виде. Если же работник уже имел бумажную трудовую книжку‚ но заявил о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан выдать ему бумажный документ на руки и продолжить передачу данных только в электронном формате.

Важный нюанс: Если вы механически примете заявление о переходе на ЭТК и отразите это в СЗВ-ТД‚ не заведя (или не выдав на руки) бумажную трудовую книжку‚ это будет формальным нарушением порядка перехода на ЭТК. Кроме того‚ возникает серьезный риск: в предоставленной работником трудовой книжке может быть указано иное место работы как основное (то есть сотрудник может быть где-то трудоустроен параллельно и скрыть это). Если работник до этого не подавал никому никакого заявления о выборе ЭТК‚ работодателю следует продолжать ведение трудовой книжки работника в бумажном виде.

Когда работник без трудовой книжки — это договор ГПХ

Часто работодатели путают трудовые отношения с гражданско-правовыми. Если с человеком заключен договор гражданско-правового характера (ГПХ)‚ запись в трудовую книжку не вносится. Однако отчетность все равно потребуется.

ВАЖНО! С 2023 года по договорам ГПХ следует подавать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Запись о заключении или расторжении ГПД в трудовую книжку не заносится‚ но Социальный фонд должен знать о таких выплатах и стаже.

Особенности на единственного учредителя

Отдельно стоит упомянуть ситуацию‚ когда единственный учредитель выполняет функции директора. Если с ним не оформлен трудовой договор (что допускается законом)‚ то он признается лицом‚ выполняющим работы на основании членства или иной связи с организацией. На такого «работника» СЗВ-ТД не сдается.

Как заполнить СЗВ-ТД на сотрудника без трудовой книжки

Начиная с 2023 года‚ отчет СЗВ-ТД сдается в составе единой формы ЕФС-1. Сроки сдачи и правила заполнения имеют свои строгие регламенты.

Впервые устраивающийся на работу

В любой организации может появиться сотрудник без сведений о предыдущей трудовой деятельности (выписок по форме СТД-Р или СТД-ПФР) или без трудовой книжки на руках. При первичном трудоустройстве:

• Бумажная трудовая книжка не заводится.
• Работодатель обязан оформить трудовой договор (ТД) в письменной форме.
• Уплачивать за работника страховые взносы.
• Направить в СФР сведения для оформления СНИЛС‚ если сотрудник его не имеет.
• Подать сведения о приеме на работу по форме ЕФС-1 (бывш. СЗВ-ТД).

В программе 1С и других бухгалтерских сервисах при заполнении отчета на такого сотрудника указывается код выполняемой функции и отметка о том‚ что это первое трудоустройство.

Сроки сдачи отчетности

Соблюдение сроков — самое главное‚ за что штрафует СФР:

• При приеме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
• При переводе на другую должность или подаче заявления о выборе ЭТК — до 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем‚ в котором произошло событие.

Нулевая отчетность и «молчуны»

Бывает так‚ что в организации числятся сотрудники‚ но никаких кадровых изменений (прием‚ увольнение‚ перевод) в текущем месяце не было. Из этого следует простое правило: нулевые СЗВ-ТД не формируются и не сдаются.

Однако стоит помнить про «молчунов», работников‚ по которым за прошлые периоды не были поданы сведения. Специально отчет про молчуна сдавать не нужно‚ но если за 2020 год вы ни разу не отправляли сведения по работнику‚ его нужно было указать в отчете за январь 2021 года. Сейчас актуально сдавать корректирующие формы‚ если обнаружены ошибки в ранее сданных данных.

Краткий алгоритм действий при приеме работника без книжки

1. Установить причину отсутствия документа: первичное трудоустройство‚ переход на ЭТК или утеря.
2. Оформить трудовой договор в письменной форме (если это не ГПХ и не единственный учредитель без ТД).
3. Определить статус: если утеря — завести новую бумажную трудовую по заявлению работника; если первичный вход — вести только электронные сведения; если выбрана ЭТК — выдать бумажную на руки.
4. Передать данные в СФР: отправить сведения по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 — для ЭТК и кадровых событий) не позднее следующего рабочего дня при приеме/увольнении.
5. Оформить СНИЛС (при необходимости) через СФР.

Штрафы и ответственность

За непредставление сведений о трудовой деятельности работников в установленный срок‚ а также за представление недостоверных сведений работодатель привлекается к административной ответственности. Штраф по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ составляет:

• Для должностных лиц и ИП — от 300 до 500 рублей за каждого сотрудника‚ по которому не сдан отчет или допущена ошибка.
• Для юридических лиц, от 300 до 500 рублей (штраф на организацию как таковую не предусмотрен‚ ответственность несет должностное лицо‚ однако на практике СФР требует корректировок под угрозой блокировки счетов).

Оформление работника без трудовой книжки, процесс‚ требующий внимательности. Главное правило: отсутствие бумажного бланка на руках не отменяет ваших обязанностей как работодателя. Будь то первичный сотрудник‚ «электронщик» или договорник по ГПХ‚ Социальный фонд должен получать актуальную информацию. Внимательно следите за основаниями приема‚ не забывайте про сроки сдачи ЕФС-1 и никогда не сдавайте «нулевки»‚ если кадровых движений не было.