Важное замечание: с 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента каждый работник имеет право перейти с бумажной трудовой книжки на электронный документ. Ниже подробно рассмотрены все аспекты процесса – от написания заявления до получения подтверждения от работодателя.

Правовая база перехода на электронную трудовую книжку

• Федеральный закон № 112‑ФЗ от 28 мартa 2022 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ № 1060 от 30 апреля 2022 г. «Об электронных трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России № 1‑н от 23 апреля 2022 г. «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках».

Эти нормативные акты определяют порядок подачи заявления, обязательства работодателя и права работника.

Когда и почему работник может подать заявление

Работник имеет право перейти на ЭТК в любой момент трудовых отношений, если:

1. У него уже оформлена бумажная трудовая книжка;
2. Работодатель обладает технической возможностью вести ЭТК (наличие лицензии и доступа к системе «Электронный кадровый документ»);
3. Работник согласен с передачой своих данных в электронный реестр.

Как правильно оформить заявление

Заявление должно быть составлено в свободной форме, но обязательно должно содержать:

• ФИО работника, должность, подразделение;
• Трудовой стаж (даты начала и окончания предыдущих мест работы, если они указаны в текущей книжке);
• Точное формулирование желания перейти на электронную трудовую книжку;
• Подпись работника и дату подачи.

Пример заявления

Заявление
 
Я, Иванов Иван Иванович,
должность – инженер‑программист,
подразделение – отдел разработки,
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид (ЭТК) в соответствии с
Федеральным законом № 112‑ФЗ и приказом Минтруда России № 1‑н от .

Подпись: ___________
 

Порядок действий работодателя после получения заявления

1. Регистрация заявления в личном кабинете работодателя. В системе «Электронный кадровый документ» (ЭКД) создаётся запрос на перевод.
2. Проверка наличия согласия работника. Работнику отправляется электронное подтверждение (SMS/Email) с запросом на подтверждение перехода.
3. Сканирование и загрузка данных из бумажной книжки. Сотрудник кадровой службы вносит все записи (даты, организации, должности, причины увольнения) в электронный реестр.
4. Подписание электронного документа. После проверки данных работник подписывает ЭТК с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через сервис «Госуслуги».
5. Выдача подтверждения. Работнику выдается справка о переводе, а в личном кабинете появляется статус «ЭТК активирована».

Обязанности работника

• Предоставить достоверные сведения о трудовом стаже;
• Своевременно подписать электронный документ;
• Сохранить доступ к личному кабинету (логин/пароль) и к КЭП;
• Уведомлять работодателя о смене контактных данных, которые используются для подтверждения перехода.

Преимущества электронного формата

ЭТК упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами:

• Отсутствие риска потери бумажного документа;
• Мгновенный доступ к данным о трудовом стаже в любой момент;
• Упрощённый процесс подтверждения стажа при поиске новой работы;
• Экономия времени и средств на печать, хранение и пересылку бумажных книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от перехода после подачи заявления?

Да. Работник вправе отозвать своё заявление в любой момент до окончательной подписи ЭТК.

Что делать, если у работодателя нет доступа к системе ЭКД?

Работодатель обязан в течение 30 дней обеспечить подключение к системе. Если этого не происходит, работник может обратиться в инспекцию по труду.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

После завершения процесса перевод осуществляется полностью – бумажная книжка считается недействующей.

Как получить копию ЭТК для предъявления в другой организации?

Через личный кабинет на портале «Госуслуги» можно скачать официальную выписку в формате PDF, подписанную КЭП.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков перевода?

Работодатель может быть привлечён к административной ответственности в виде штрафа до 30 000 рублей за каждый случай нарушения требований законодательства о ЭТК.

Что делать, если возникли проблемы

В случае возникновения затруднений рекомендуется:

1. Обратиться к специалисту кадровой службы вашего предприятия;
2. Связаться с технической поддержкой системы «Электронный кадровый документ» (телефон горячей линии +7 -00 555‑00‑00);
3. Подать жалобу в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) через портал Госуслуги.

С 2026 года электронные трудовые книжки стали единственным официальным способом фиксировать трудовой стаж. Переход позволяет избежать бюрократических проволочек, ускорить процесс трудоустройства и гарантировать сохранность данных. Если вы ещё не сделали этого – подготовьте заявление уже сегодня и начните пользоваться преимуществами цифровой эпохи.

Автор статьи: юридический консультант по трудовому праву, 2026 г.