В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательной для всех работодателей‚ а значит и для расчёта страхового стажа при оформлении больничного листа.
В этой статье мы разберём‚ какие данные нужны‚ как их получить и как правильно подсчитать стаж‚ чтобы не допустить ошибок в расчёте выплат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже работника.
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ)‚ она должна храниться в электронном виде и быть доступной работодателю и работнику в любое время.
Ключевые сведения‚ которые содержатся в ЭТК
- ФИО работника
- Дата начала и окончания трудового договора
- Место работы и должность
- Переводы на другую постоянную работу
- Увольнение (основание и причина)
- Стаж работы (в днях‚ месяцах‚ годах)
Законодательная база расчёта стажа для больничного
Основные нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 16‚ ст. 66.1)
- Федеральный закон от № 255‑ФЗ «О страховом пенсионном обеспечении»
- Правила расчёта страхового стажа для больничного листа (ПП 585н‚ утверждённые приказом Минтруда от )
ПП 585н уточняет‚ что для расчёта страхового стажа учитываются:
- Периоды работы‚ подтверждённые записью в трудовой книжке (бумажной или электронной);
- Периоды работы по ГПД (государственная пенсионная система) с ;
- Периоды добровольной уплаты взносов при самозанятости с .
Как получить данные о стаже из ЭТК?
Для расчёта стажа работодателю необходимо получить актуальные сведения из ЭТК. Это можно сделать двумя способами:
Через портал «Электронный персонал» (ЕП)
На портале ЕП работник может получить электронный сертификат‚ подтверждающий его стаж. Для работодателя это делается так:
- Войти в личный кабинет работодателя на портале https://www.e-personel.ru.
- Перейти в раздел «Сведения о сотрудниках» → «Трудовые книжки».
- Выбрать нужного сотрудника и скачать PDF‑версию его ЭТК.
- В PDF‑файле найдите раздел «Стаж работы» – там указаны даты начала и окончания каждого периода‚ а также общий стаж в днях.
Через «Единый портал государственных услуг» (Госуслуги)
Если работник не имеет доступа к порталу ЕП‚ можно запросить данные через Госуслуги:
- Войти в личный кабинет на https://www.gosuslugi.ru.
- Перейти в раздел «Трудовая книжка» → «Сведения о стаже».
- Скачать электронный сертификат о стаже.
В обоих случаях важно убедиться‚ что данные актуальны: если работник сменил место работы в течение последнего года‚ в ЭТК должна быть отражена последняя запись.
Как подсчитать страховой стаж для больничного листа?
Для расчёта страхового стажа необходимо учитывать все периоды работы‚ подтверждённые записью в ЭТК. При этом важно учесть‚ что:
- Периоды работы‚ не подтверждённые записью в ЭТК‚ не учитываются.
- Если работник работал в нескольких местах подряд‚ стаж считается суммарно.
- При расчёте стажа учитываются только «рабочие дни» (не выходные и не праздничные дни).
Шаги расчёта вручную
- Соберите даты начала и окончания каждого периода работы из ЭТК.
- Для каждого периода посчитайте количество рабочих дней (можно воспользоваться календарём с учётом праздников).
- Сложите все рабочие дни – получите общий стаж в днях.
- Переведите стаж в годы и месяцы (1 год = 365 дней‚ 1 месяц ≈ 30 дней).
- Сравните полученный стаж с требованиями к страховому стажу‚ установленными в ТК РФ и ПП 585н.
Онлайн‑калькуляторы
Для упрощения расчёта можно воспользоваться онлайн‑калькуляторами:
- «Калькулятор стажа работы по трудовой книжке» – позволяет ввести даты начала и окончания работы‚ а также автоматически учитывает праздничные дни.
- «Контур.Экстерн» – интегрирован с системой бухгалтерского учёта‚ автоматически подтягивает данные из ЭТК.
При использовании калькулятора важно вводить точные даты. Если точного дня нет‚ рекомендуется вводить 15‑й день месяца‚ как рекомендует практика.
Как подтвердить периоды работы‚ если ЭТК не содержит полной информации?
Иногда в ЭТК могут отсутствовать записи о предыдущих местах работы (например‚ если работник сменил работодателя до перехода на электронный формат). В таком случае необходимо собрать подтверждающие документы:
- Трудовые договоры с предыдущими работодателями.
- Письма от работодателей с подтверждением даты начала и окончания работы.
- Справки о доходах (для расчёта страхового стажа).
- Свидетельства о государственной регистрации предприятия (если работник был в госструктуре).
Все эти документы можно предоставить работодателю‚ который затем добавит их в систему расчёта стажа.
Практический пример расчёта стажа для больничного
Допустим‚ работник Иванов Иван Иванович имеет следующую историю работы:
- – (2 года 10 месяцев)
- – (1 год 6 месяцев)
- – (2 года 6 месяцев)
В ЭТК указаны даты начала и окончания каждого периода. Чтобы посчитать стаж:
- Считаем рабочие дни в каждом периоде (учитываем праздники).
- Суммируем: 2 года 10 месяцев ≈ 910 дней‚ 1 год 6 месяцев ≈ 540 дней‚ 2 года 6 месяцев ≈ 900 дней.
- Общий стаж: 910 + 540 + 900 = 2350 дней.
- Переводим в годы: 2350 / 365 ≈ 6 годы 4 месяца.
Ошибки‚ которые стоит избегать
- Не учитывать периоды работы‚ подтверждённые только в бумажной трудовой книжке.
- Неправильный расчёт рабочих дней (не учитывать праздничные дни).
- Использовать устаревшие данные из ЭТК (проверьте актуальность).
- Не учитывать периоды работы по ГПД и самозанятости‚ если они применимы.
Как работодателю действовать при расчёте больничного?
- Получить актуальную ЭТК сотрудника.
- Подтвердить периоды работы с помощью трудовых договоров и справок.
- Подсчитать страховой стаж (ручно или через калькулятор).
- Составить больничный лист с корректным расчётом выплаты.
- Сохранить копии всех документов в электронном виде для возможных проверок.
Электронная трудовая книжка упрощает процесс расчёта страхового стажа для больничного листа‚ но требует внимательности и точности в работе с данными.
Соблюдая законодательные требования и используя современные инструменты расчёта‚ вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильную выплату сотруднику.
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в расчёте стажа‚ обратитесь к специалисту по трудовому праву или воспользуйтесь онлайн‑калькуляторами‚ которые уже интегрированы с вашими системами учёта.