В жизни бывает, что у работника есть не одна, а две (а иногда и более) трудовые книжки. Это может произойти из‑за переоформления книги, утери, смены места работы в советский период или в результате ошибок работодателя. Возникает вопрос: как правильно рассчитать страховой и общий трудовой стаж, используя сведения из обеих книг? В статье мы разберём правовую основу, пошаговый алгоритм расчёта, типичные ошибки и покажем, как воспользоваться онлайн‑калькуляторами.

Трудовой и страховой стаж: в чём разница?

• Трудовой стаж – совокупность всех периодов занятости, независимо от того, перечислялись ли в эти периоды страховые взносы.
• Страховой стаж – только те периоды, когда с заработной платы работника уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС).

Для расчёта пенсии, пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам учитывается именно страховой стаж. Поэтому при работе с двумя трудовыми книжками важно различать, какие записи могут быть включены в каждый из этих видов стажа.

Правовая база

1. Постановление Правительства РФ от № 1015 «Об утверждении правил подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий». Пункт 11 указывает, что в качестве подтверждающих документов служит трудовая книжка.
2. Приказ Минтруда и соцзащиты РФ от № 585н – текущие Правила подсчёта и подтверждения страхового стажа, действующие с .
3. Письмо Фонда ПФР от № 09‑20/140554, где разъясняется порядок расчёта стажа при наличии двух трудовых книжек.

Все эти нормативные акты согласованы: документ, подтверждённый двумя одинаковыми записями, учитывается один раз. Работник может выбрать любой из совпадающих периодов и указать его в заявлении (п. 22 Правил подсчёта стажа).

Почему может появиться две трудовые книжки?

• Утрата или повреждение первой книги и выдача новой.
• Перевод в другой регион/организацию, где в советский период выдавали новую книгу.
• Ошибки работодателя: запись в одну книгу, а в другую – по требованию сотрудника.
• Смена формы учёта (например, переход на электронную трудовую книжку, но старый бумажный документ сохранился).

В любом случае, каждая запись, сделанная в соответствии с трудовым законодательством, считается достоверной, если её принял бухгалтер или кадровик организации.

Как объединить сведения из двух книг?

Процедура объединения состоит из нескольких этапов:

1. Сбор всех записей. Выпишите из обеих книг даты приёма и увольнения, названия организаций, должности и основания увольнения.
2. Сортировка по хронологии. Расположите все периоды в порядке возрастания дат.
3. Идентификация совпадающих периодов. Если один и тот же период (например,  – ) записан в обеих книгах, оставьте его один раз.
4. Объединение непрерывных периодов. Если конец одного периода совпадает с началом другого (например,  – ), их можно объединить в один непрерывный отрезок.
5. Выделение страховых и нестраховых периодов. По каждому отрезку проверьте, были ли перечислены страховые взносы (обычно это указано в справке о заработке или в выписке из ПФР). Если нет – такой отрезок учитывается только в общий трудовой стаж.

Пошаговый алгоритм расчёта страхового стажа по двум трудовым книжкам

Шаг 1. Подготовка данных

Создайте таблицу (можно в Excel) со следующими колонками:

• № записи
• Дата приёма
• Дата увольнения
• Организация
• Должность
• Страховой (да/нет)
• Источник подтверждения (трудовая книжка 1, трудовая книжка 2, справка, выписка ПФР)

Шаг 2. Объединение записей

С помощью сортировки и функции «Убрать дубликаты» оставьте уникальные периоды. При совпадении дат в двух книгах отметьте, что запись подтверждена двумя документами, но будет учитываться один раз.

Шаг 3. Сводка непрерывных отрезков

Если конец одного периода = началу следующего, объедините их в один отрезок (это упрощает подсчёт).

Шаг 4. Подсчёт количества дней

Для каждого отрезка вычислите количество календарных дней (включительно). Формула в Excel:

 =ДАТА_УВОЛЬНЕНИЯ — ДАТА_ПРИЁМА + 1 

Шаг 5. Перевод в годы, месяцы, дни

Суммируйте все дни, затем разделите:

• Годы = целая часть (дней / 365)
• Оставшиеся дни → месяцы (дней / 30)
• Оставшиеся дни → дни

Шаг 6. Проверка соответствия нормативам

Убедитесь, что в расчёт включены только те периоды, где действительно уплачивались страховые взносы. При отсутствии подтверждающих документов (справка о заработке, выписка из ПФР) такой период считается нестраховым и не попадает в страховой стаж.

Шаг 7. Оформление заявления

В заявлении (например, на получение пособия) укажите один из совпадающих периодов (по п. 22 Правил подсчёта стажа) и приложите обе трудовые книжки + справки, подтверждающие страховые выплаты.

Примеры расчёта

Пример 1. Совпадающие периоды

Трудовая книжка 1:  –  (страховой).
Трудовая книжка 2:  –  (страховой).

Решение: учитывать один раз. Стаж = 3 года 3 мес 0 дн.

Пример 2. Перекрывающиеся, но не совпадающие периоды

Пересечение:  –  (полугодие). Оно считается один раз.

•  –  = 4 года 6 мес
•  –  = 4 года

Общий страховой стаж = 8 лет 6 мес.

Пример 3. Один из периодов нестраховой

Трудовая книжка 1:  –  (нестраховой – работа по договору подряда без отчислений).
Трудовая книжка 2:  –  (страховой – подтверждена справкой из ПФР).

В расчёт включаем только страховой вариант. Стаж = 3 года.

Онлайн‑калькуляторы

Если вы не хотите вручную складывать даты, воспользуйтесь проверенными сервисами:

• PensionCalc.ru – вводите даты приёма/увольнения, выбираете тип периода (страховой/нестраховой).
• Госуслуги. Страховой стаж – официальный сервис ПФР, позволяет загрузить скан трудовых книжек и автоматически сформировать выписку.

Для корректного расчёта введите каждый отдельный отрезок из обеих книг, а затем нажмите «Сложить». Система сама удалит дубли.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать две трудовые книжки одновременно?

Да, если обе книги содержат достоверные записи. При этом каждый период учитывается один раз. Закон не запрещает наличие более одной книги, но требует исключить дублирование.

Что делать, если в одной из книг есть «пустые» места (нет записей за определённый период)?

Заполните пропуски справками от работодателя или выпиской из ПФР. Если подтверждение отсутствует, такой период считается нестраховым.

Как доказать, что период был страховым, если в трудовой книжке нет отметки о взносах?

Необходимо предоставить:

• Справку из бухгалтерии о начислении заработной платы и уплате страховых взносов.
• Выписку из ПФР (форма «Справка о страховом стаже»).

Можно ли объединить периоды, если между ними был перерыв менее 30 дней?

По правилам ПФР такой перерыв считается непрерывным только при наличии официального оформления (например, отпуск без сохранения заработной платы). Иначе периоды считаются отдельными.

• Для расчёта страхового стажа необходимо собрать все записи из обеих трудовых книжек, исключить дубли и объединить смежные отрезки.
• Только те периоды, где подтверждены страховые отчисления, входят в страховой стаж; остальные – в общий трудовой.
• Пользуйтесь официальными нормативными актами (Постановление № 1015, Приказ № 585н, письмо ПФР № 09‑20/140554) и онлайн‑калькуляторами, чтобы избежать ошибок.
• При подаче заявления указывайте один из совпадающих периодов и прилагайте обе книги + подтверждающие справки.

Тщательный подход к объединению данных из двух трудовых книжек поможет избежать недоразумений при получении пенсии или пособий, а также сэкономит время при взаимодействии с работодателем и государственными органами.

Дата актуализации: