Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника․ В соответствии с постановлением Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» работодатели обязаны хранить трудовые книжки своих сотрудников в течение всего периода их работы․ Для того чтобы избежать конфликтов и юридических рисков, при передаче книжки на хранение часто оформляется расписка․ Ниже подробно разберём, зачем нужна расписка, как её правильно оформить, какие пункты в неё включать и какие обязанности несёт работодатель․
Что такое расписка на хранение трудовой книжки?
Расписка – это письменный документ, подтверждающий факт передачи трудовой книжки работнику (или его представителю) на хранение․ В ней фиксируются:
- дата и место передачи;
- состояние книжки (полностью, без повреждений);
- обязанность работника вернуть книжку в течение установленного срока;
- ответственность работодателя за сохранность документа․
В случае, если работник не возвращает книжку, расписка служит доказательством того, что он получил её на руки и обязан вернуть․
Когда нужна расписка?
- Выдача на руки при увольнении: при выходе сотрудника из компании он получает оригинал трудовой книжки․ В таком случае работодателю необходимо оформить расписку, чтобы подтвердить факт выдачи и установить срок возврата․
- Временная выдача для оформления пенсии: при передаче книжки члену семьи работника (например, после смерти) расписка подтверждает, что документ передан на хранение и может быть использован при оформлении пенсионных документов․
- Передача в кадровую службу: если работник сдаёт книжку в кадровую службу для дальнейшего хранения, расписка фиксирует факт передачи․
- Выдача копии: при выдаче копии трудовой книжки работнику также оформляется расписка, подтверждающая, что оригинал остался у работодателя․
Как правильно оформить расписку?
Ниже приведён образец расписки, который можно адаптировать под конкретные условия․ Обязательно включайте в документ все обязательные поля, чтобы избежать спорных ситуаций․
РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ НА РУКИ Я, _____________________________ (ФИО работника), паспорт ______________________, выдан ______________________, в настоящий момент работаю/работал в компании ______________________ (название организации), подтверждаю, что получил(а) от работодателя оригинал трудовой книжки, находящейся в моём распоряжении, в следующем состоянии: ______________________ (полностью, без повреждений, со всеми отметками)․ Дата выдачи: ______________________ Я обязуюсь вернуть трудовую книжку в течение 3 (три) рабочих дней с момента выдачи, в т․ч․ в случае увольнения по инициативе работодателя․ Срок возврата: ______________________ Подпись работника: ______________________ Подпись представителя работодателя (если применимо): ______________________ Печать организации (если применимо): ______________________
Обратите внимание на следующие детали:
- Укажите точную дату выдачи и срок возврата․
- Проверьте, что в расписке указаны все данные о сотруднике и организации․
- Если вы выдаёте книжку представителю (например, члену семьи), добавьте пункт о полном доверии к представителю․
- Сохраняйте копию расписки в личном деле сотрудника и в кадровой службе․
Ответственность работодателя
Согласно пункту 41 Правил ведения трудовых книжек, работодатель обязан:
- обеспечить надлежащее хранение трудовой книжки в течение всего периода работы сотрудника;
- вести учёт движения трудовых книжек в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- сохранять расписку в течение 3 лет после увольнения сотрудника․
В случае утраты или повреждения трудовой книжки работодатель несёт ответственность за потерю стажа и может быть привлечён к дисциплинарной ответственности․
Как хранить расписку?
Для организации хранения расписки рекомендуется использовать:
- Книгу учёта расписки (приблизительно 80 страниц, обложка из мелованного картона, листы – бумага 80 г/м²);
- Электронный архив (PDF-версия с датой и подписью)․
В случае, если работник не возвращает книжку в срок, расписка становится основанием для обращения в суд с иском о возмещении убытков․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать копию трудовой книжки без расписки? – Да, но в таком случае рекомендуется оформить отдельную расписку о выдаче копии, чтобы избежать претензий со стороны работника․
- Что делать, если работник не возвращает книжку? – Сначала напишите официальное письмо с требованием возврата․ Если ответ не поступает, можно обратиться в суд․
- Можно ли хранить трудовую книжку в электронном виде? – Нет, в РФ трудовая книжка должна быть в бумажном виде․ Электронные копии могут использоваться только в качестве подтверждения стажа, но не заменяют оригинал․
- Кто несёт ответственность за повреждение книжки? – Работодатель, если книжка была передана ему на хранение․ Если повреждение произошло при работе сотрудника, ответственность может быть разделена․
Расписка на хранение трудовой книжки – важный инструмент, защищающий как работодателя, так и работника․ Правильное оформление и хранение расписки позволяют избежать конфликтов, обеспечить юридическую чистоту и сохранить репутацию организации․ Следуйте приведённым рекомендациям, используйте шаблоны и храните документы в надёжном месте․
Если вам нужен готовый шаблон расписки в формате Word или PDF, вы можете скачать его из этой ссылки (пример 2026 года)․ Не забывайте обновлять шаблоны в соответствии с последними изменениями законодательства․