Трудовая книжка — это не просто бумажный документ, а юридический паспорт работника, подтверждающий его трудовую историю. При выдаче оригинала трудовой книжки работодателю важно иметь надёжный способ доказать, что документ действительно передан сотруднику. Именно для этого используется расписка о получении оригинала трудовой книжки.

Что такое расписка о получении трудовой книжки?

Расписка — это простая письменная форма, в которой работник подтверждает факт получения оригинала трудовой книжки. В ней фиксируются дата, место выдачи, подписи сторон и, при необходимости, условия возврата книги.

• Форма: может быть как обычный лист бумаги, так и официальный бланк, подготовленный отделом кадров.
• Содержание: дата выдачи, сведения о сотруднике, подписи работника и сотрудника отдела кадров.
• Назначение: защита работодателя от ответственности в случае потери, кражи или повреждения трудовой книжки со стороны работника.

Юридический статус и практика

Согласно Трудовому кодексу РФ, выдача оригинала трудовой книжки не требует обязательного оформления расписки. Однако практика показывает, что наличие расписки значительно упрощает решение спорных вопросов.

Бухгалтерия.ru отмечает: «Хотя закон не требует обязательного составления дополнительного документа при выдаче оригинала трудовой книжки, практика показывает целесообразность получения расписки». Расписка служит доказательством того, что трудовая книжка была передана работнику на законных основаниях.

Когда нужна расписка?

1. При выдаче оригинала трудовой книжки сотруднику.
2. При выдаче копии трудовой книжки (для пенсионного фонда, налоговой инспекции и т.д.).
3. При увольнении работника, когда ему передаётся оригинал трудовой книжки.
4. При переходе на электронную трудовую книжку (с обязательным подписанием расписки о получении бумажной версии).

Как правильно оформить расписку о получении трудовой книжки?

Ниже приведён пошаговый алгоритм и образец, который можно использовать в любой организации.

Шаги оформления

1. Подготовка документа — используйте официальный бланк отдела кадров или обычный лист A4.
2. Заполнение полей — укажите:
   • ФИО работника
   • Дата выдачи
   • Место выдачи (отдел кадров, адрес компании)
   • Подпись сотрудника, выдающего книгу
   • Подпись работника, получающего книгу
3. Условия возврата (если применимо) — можно добавить пункт о том, что работник обязуется вернуть книгу в случае увольнения.
4. Подписи и печати — обе стороны подписывают документ, а отдел кадров ставит печать (если есть).
5. Сохранение копии — копия расписки хранится в кадровом учёте, а оригинал остаётся у работника.

Образец расписки

Ниже приведён актуальный образец, актуальный на 2026 г. (с учётом изменений в законодательстве и практики).

РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ОРИГИНАЛА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Я, П. П. Петров, генеральный директор ООО «Анион», в соответствии с должностными полномочиями, подтверждаю, что в отделе кадров ООО «Анион» я передал сотруднику Ивану Ивановичу Иванову надлежащим образом оформленную трудовую книжку оригинала.

Дата выдачи: 
Место выдачи: 2‑й этаж, офис 205, ул. Ленина, 12, г. Москва

Подпись сотрудника, выдающего книгу: ____________________ 
Подпись работника, получающего книгу: ____________________

Печать отдела кадров

Обратите внимание, что в примере указана дата, место выдачи, подписи и печать. В реальной практике можно добавить пункт о возврате книги при увольнении.

Пример расписки при увольнении

При увольнении работника важно оформить расписку, подтверждающую передачу оригинала трудовой книжки. Ниже пример, актуальный на 2025 г.

РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ОРИГИНАЛА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

Я, Ольга Сергеевна Смирнова, руководитель отдела кадров ООО «Анион», подтверждаю, что в отделе кадров ООО «Анион» я передал сотруднику Александру Петровичу Петрову оригинал трудовой книжки в соответствии с приказом № 15 от .

Дата выдачи: 
Место выдачи: 2‑й этаж, офис 205, ул. Ленина, 12, г. Москва

Подпись сотрудника, выдающего книгу: ____________________ 
Подпись работника, получающего книгу: ____________________

Печать отдела кадров

Расписка при переходе на электронную трудовую книжку

С 2025 г. в России введён режим перехода на электронную трудовую книжку. При этом работник обязан подписать расписку о получении бумажной версии, если он хочет сохранить её для личных целей.

• Образец расписки можно найти в базе КонсультантПлюс (2025 г;).
• В расписке указываются дата перехода, сведения о сотруднике и подписи.

Как хранить расписку?

Для обеспечения надёжности хранения расписок рекомендуется:

• Сохранять копию расписки в электронном виде (PDF) в системе кадрового учёта.
• Физически хранить оригинал в архиве кадрового отдела.
• Обеспечить доступ к расписке только уполномоченным сотрудникам.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать обычный лист бумаги? Да, но лучше использовать официальный бланк отдела кадров.
2. Что делать, если работник не подписал расписку? В таком случае работодателю необходимо получить письменное подтверждение в виде письма или электронного сообщения.
3. Нужно ли хранить расписку в течение всего срока работы? Да, до момента увольнения и после него в течение 3 лет.
4. Можно ли использовать электронную подпись? Да, при наличии соответствующей инфраструктуры.

Расписка о получении оригинала трудовой книжки — это простой, но важный инструмент, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление и хранение расписки позволяют избежать конфликтов и юридических споров в будущем.

Не забывайте, что каждая организация может адаптировать шаблон под свои внутренние требования, но основные элементы (подписи, дата, место выдачи) должны оставаться неизменными.

Удачной работы с кадровыми документами!