Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Её передача между работником и работодателем (особенно при увольнении или временном хранении) должна быть документально оформлена․ Ключевым документом здесь является расписка о получении (приёме) трудовой книжки․

В этой статье подробно разберём, что такое расписка, в каких случаях она нужна, как правильно её оформить и какие существуют образцы․

Что такое расписка и зачем она нужна?

Расписка — это письменное подтверждение факта передачи трудовой книжки (или её дубликата) от одного лица к другому․ Она служит:

• Доказательством того, что работодатель принял трудовую книжку на хранение (например, при увольнении) или выдал её работнику (например, временно для предоставления в другую организацию)․
• Защитой от претензий о потере документа․ Если работник заявит, что не получил книжку при увольнении, работодатель может предъявить расписку․
• Основанием для записи в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․ Согласно правилам ведения трудовых книжек, приём или выдача документа фиксируются в этой книге, а расписка является приложением к соответствующей записи․

В каких случаях требуется расписка?

Расписка оформляется в следующих основных ситуациях:

1. При увольнении работника — самый частый случай․ При оформлении увольнения по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя, сотрудник получает свою трудовую книжку (за исключением случаев, когда она хранится у работодателя, например, при временной работе)․ Работник расписывается в её получении․
2. При временном получении трудовой книжки на руки․ Например, если работник идёт на собеседование в другую компанию и ему нужно представить трудовую книжку․ Он берёт её у текущего работодателя под расписку с обязательством вернуть в установленный срок․
3. При приёме трудовой книжки от родственников умершего работника․ Наследники или иные лица, имеющие право на получение документа, подписывают расписку о его получении от работодателя․
4. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Если работник получает бумажный документ (например, для архива или по запросу), он также может подписать расписку о его получении․
5. При выдаче дубликата трудовой книжки․ Работник расписывается в получении дубликата․

Кто и как подписывает расписку?

Расписка — это двусторонний документ․ Она должна быть подписана:

• С одной стороны — лицом, которое получает трудовую книжку (работник, его законный представитель или родственник)․ Указываются ФИО, паспортные данные (по желанию, но желательно), дата․
• С другой стороны, уполномоченным представителем работодателя (чаще всего это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии)․ Указываются должность, ФИО, подпись, печать организации (если требуется)․

Важно! Расписка составляется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя (прикладывается к записи в Книге учета), второй, у работника (получателя)․

Требования к оформлению и содержание расписки

Законодательство не устанавливает единой обязательной формы расписки․ Она составляется в произвольной форме, но должна содержать обязательные реквизиты для однозначной идентификации ситуации․

Обязательные реквизиты расписки:

• Наименование документа («Расписка о получении трудовой книжки»)․
• Дата составления (число, месяц, год)․
• Место составления (город/населённый пункт)․
• Данные получателя (ФИО полностью, паспортные данные, серия, номер, кем и когда выдан)․
• Данные работодателя (полное наименование организации/ИП, ИНН, ОГРН, адрес)․
• Данные трудовой книжки: серия, номер, дата выдачи, ФИО владельца (если получатель — не владелец, например, родственник)․
• Цель получения (например: «в связи с увольнением», «временно для предоставления в …», «в связи со смертью работника …»)․
• Срок возврата (если получение временное)․
• Подписи сторон с расшифровкой (ФИО подписавшего)․
• Печать организации (если используется)․

Расписка о получении трудовой книжки
г․ Москва
«___» ___________ 20__ г․

Я, _______________________________
(ФИО полностью)
паспорт: серия ______ № ________,
выдан _________________________________ «___» ___________ 20__ г․,
зарегистрированный(ая) по адресу: _____________________________,
подтверждаю, что получил(а) из отдела кадров ООО «Пример»
свою трудовую книжку серия ______ № ________,
выданную _________________________________ «___» ___________ 20__ г․,
в связи с увольнением по собственному желанию (или: по соглашению сторон и т․д․)
с «___» ___________ 20__ г․

Подпись получателя: _________________ / _____________________________/
 (подпись) (ФИО)

С распиской ознакомлен(а) и получил(а) экземпляр расписки:
Подпись сотрудника отдела кадров: _________________ / _____________________________/
 (подпись) (ФИО, должность)

Печать ООО «Пример»
 

Расписка о временном получении трудовой книжки на руки

г․ Санкт-Петербург
«___» ___________ 20__ г․

Я, _______________________________
(ФИО полностью, паспортные данные)
получил(а) временно на руки из отдела кадров АО «Технологии»
свою трудовую книжку серия ______ № ________
с целью предоставления в ООО «Новый этап» для оформления приёма на работу․
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров АО «Технологии»
не позднее «___» ___________ 20__ г․

Подпись получателя: _________________ / _____________________________/
 (подпись) (ФИО)

Подпись выдавшего: _________________ / _____________________________/
 (подпись) (ФИО, должность)

Печать АО «Технологии»
 

Расписка о получении трудовой книжки умершего работника

г; Новосибирск
«___» ___________ 20__ г․
Я, _______________________________
(ФИО родственника, паспортные данные, степень родства)
получил(а) из отдела кадров ЗАО «Стройкомплекс»
трудовую книжку умершего(ей) _______________________________
(ФИО работника, серия и № трудовой книжки)
в связи с его/её смертью «___» ___________ 20__ г․
Наследник(ца) по закону/завещанию (нужное подчеркнуть)․

Подпись получателя: _________________ / _____________________________/
 (подпись) (ФИО)

Подпись сотрудника отдела кадров: _________________ / _____________________________/
 (подпись) (ФИО, должность)

Печать ЗАО «Стройкомплекс»
 

Связь расписки с Книгой учета движения трудовых книжек

Каждая операция по приёму или выдаче трудовой книжки (включая случаи с распиской) обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․ Запись в книге и расписка, взаимосвязанные документы․

Алгоритм действий работодателя:

1. Оформить передачу документа (выдать или принять)․
2. Составить соответствующую расписку в двух экземплярах;
3. Сделать запись в Книге учета, указав номер и дату расписки как основание для операции․
4. Оставить один экземпляр расписки у себя (приложить к Книге учета или в личное дело работника), второй передать получателю․

Типичные ошибки и как их избежать

Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При переходе на ЭТК:

• Бумажная трудовая книжка может быть оставлена на хранение у работодателя (если работник не возражает)․ В этом случае работник подписывает расписку о передаче своей бумажной книжки на хранение․
• Если работник требует выдать бумажную книжку (например, для архива), он также подписывает расписку о её получении․
• Все сведения о стаже и трудовой деятельности вносятся в электронный документ․ Расписка касается только факта передачи физического носителя (бумажной книжки)․

Расписка о получении трудовой книжки — простой, но критически важный документ для защиты интересов и работника, и работодателя․ Её правильное оформление исключает риски споров, потерь и претензий․ Помните:

1. Оформляйте расписку всегда при любой передаче трудовой книжки․
2. Используйте произвольную, но полную форму со всеми обязательными реквизитами․
3. Составляйте в двух экземплярах и подписывайте обе стороны․
4. Обязательно делайте соответствующую запись в Книге учета движения трудовых книжек․
5. Храните свой экземпляр расписки у работника․

Скачать актуальные бланки расписок и образцы их заполнения можно в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на специализированных кадровых порталах, указав год актуальной редакции․

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, правила ведения трудовых книжек) и практики кадрового документооборота․ Информация носит справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом․