Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина. При приеме на работу сотрудник‚ как правило‚ предоставляет работодателю свою трудовую книжку (оригинал) для внесения соответствующей записи; Но что происходит после этого? Как работодатель может доказать‚ что получил этот ценный документ у сотрудника? Ответ — расписка о получении трудовой книжки.
В этой статье подробно разберем‚ что такое расписка‚ в каких случаях она обязательна‚ как ее правильно составить и какие последствия могут быть‚ если ее не оформить.
Что такое расписка о получении трудовой книжки?
Расписка, это письменное подтверждение сотрудника о том‚ что он передал свою трудовую книжку (или дубликат) работодателю для внесения записи о приеме на работу (или иной записи)‚ и что работодатель принял этот документ.
Это взаимный документ:
- Для работодателя: Доказательство‚ что на момент приема на работу у него на руках был оригинал (или дубликат) трудовой книжки сотрудника. Это защищает от возможных претензий‚ если сотрудник позже заявит‚ что не передавал книжку или что она утеряна при передаче.
- Для работника: Подтверждение даты и факта передачи документа работодателю. Это важно‚ так как с момента передачи до внесения записи ответственность за сохранность книжки лежит на работодателе.
Когда расписка обязательна?
Согласно Постановлению Минтруда РФ от № 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек)‚ если работнику выдается оригинал трудовой книжки (а не оформляется новая у работодателя)‚ то работодатель обязан взять у работника расписку.
Ключевые случаи‚ требующие расписки:
- Прием на основное место работы — сотрудник приносит свою старую (заполненную) трудовую книжку.
- Возврат трудовой книжки после увольнения — работодатель возвращает книжку сотруднику‚ который снова ее получает на руки.
- Любая передача трудовой книжки из рук в руки между работником и работодателем (например‚ для внесения записи об увольнении‚ переводе‚ смене фамилии).
Важно: Если работодатель сам изготавливает новую трудовую книжку для сотрудника (для которого это первое место работы)‚ то расписка не требуется‚ так как оригинал у работодателя с самого начала.
Как правильно оформить расписку?
Расписка — это простой письменный документ‚ но он должен содержать обязательные реквизиты.
Структура и содержание расписки:
- Наименование документа: «Расписка».
- Дата составления.
- Данные сотрудника: ФИО полностью‚ паспортные данные (серия‚ номер‚ кем и когда выдан).
- Данные работодателя: Полное наименование организации‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес.
- Суть расписки: Четкая формулировка о том‚ что сотрудник передал‚ а работодатель принял. Например: «Я‚ [ФИО]‚ передал(а) работодателю — [Наименование организации] — свою трудовую книжку серия [серия] № [номер] для внесения записи о приеме на работу на основании трудового договора от [дата] № [номер].»
- Обязательство работодателя: Указание‚ что работодатель обязуется вернуть трудовую книжку с внесенной записью в течение определенного срока (обычно после издания приказа).
- Подписи сторон:
- Подпись сотрудника с расшифровкой (ФИО).
- Подпись уполномоченного представителя работодателя (например‚ кадровика‚ руководителя) с расшифровкой и указанием должности.
- Печать организации (если используется).
Образец расписки (текст):
Расписка г. [Город] «___» ___________ 20__ г. Я‚ [ФИО сотрудника полностью]‚ паспорт серии [серия] № [номер]‚ выдан [кем и когда]‚ передал(а) работодателю — [Полное наименование организации] (ИНН [значение]‚ ОГРН [значение]‚ адрес: [адрес]) — свою трудовую книжку серия [серия] № [номер] для внесения записи о приеме на работу на основании трудового договора от [дата] № [номер]. Работодатель обязуется вернуть мне указанную трудовую книжку с внесенной записью в течение трех рабочих дней с даты издания соответствующего приказа. Подпись сотрудника: _____________________ / [ФИО] / Подпись представителя работодателя: _____________________ / [Должность‚ ФИО] / Печать организации
Чем грозит отсутствие расписки?
Отсутствие расписки создает риски для обеих сторон:
- Для работника: Если трудовую книжку утеряют в организации‚ доказать факт ее передачи будет практически невозможно. Это может привести к проблемам с подтверждением стажа‚ получением пенсии или оформлением нового документа.
- Для работодателя: Если сотрудник заявит‚ что не передавал книжку (или что она была утеряна до приема на работу)‚ работодатель не сможет документально доказать обратное. Это может привести к спорам‚ обвинениям в нарушении трудового законодательства и необходимости оформлять дубликат за свой счет.
Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. В этом случае:
- Оригинал бумажной книжки у сотрудника может отсутствовать.
- Записи о работе вносятся в электронный реестр.
- Расписка о получении бумажного документа в этом случае не составляется‚ так как физического документа для передачи нет.
- Вместо этого факт приема на работу и согласие работника на ведение ЭТК фиксируется в заявлении о ведении электронной трудовой книжки и/или в самом трудовом договоре.
Важно: Если у сотрудника на руках остался бумажный дубликат старой трудовой книжки (выданный до введения ЭТК)‚ то при его передаче работодателю расписка оформляется по общим правилам.
Краткий итог: главное о расписке
- Расписка нужна всегда‚ когда сотрудник передает работодателю свою бумажную трудовую книжку (оригинал или дубликат).
- Это защита для обеих сторон от потери документа и связанных с этим проблем.
- Оформляется в момент передачи и содержит данные сторон‚ описание документа и обязательство вернуть.
- Подписывается сотрудником и представителем работодателя‚ желательно с печатью.
- При электронной трудовой книжке расписка не требуется‚ так как физического документа нет.
Соблюдение этого простого правила — признак грамотного и ответственного ведения кадрового учета.