Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и являющимся основанием для назначения пенсии, выплаты пособий и других социальных гарантий. При выдаче или возврате трудовой книжки работодатель обязан оформить расписку, подтверждающую факт передачи документа работнику (или его представителю). В статье рассмотрим, в каких случаях расписка обязательна, какие нормативные акты регламентируют её оформление, а также предоставим готовые образцы и пошаговую инструкцию.

Содержание статьи

1. Зачем нужна расписка о получении трудовой книжки?
2. Нормативно‑правовая база
3. Когда обязательна расписка?
4. Как правильно оформить расписку?
5. Образцы расписок
6. Типичные ошибки и последствия их отсутствия
7. Часто задаваемые вопросы

Зачем нужна расписка о получении трудовой книжки?

Расписка служит документальным подтверждением того, что:

• Трудовая книжка была передана конкретному лицу (работнику, его законному представителю, наследнику);
• Работник принял документ в надлежащем виде и без замечаний;
• Работодатель снял с себя ответственность за сохранность книжки после её выдачи.

В случае утери или порчи трудовой книжки наличие подписи в расписке позволяет быстро установить, кто был ответственным за её хранение в момент передачи.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок оформления расписок о получении трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 71, пункт 2: работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек и оформлять соответствующие акты.
• Приказ Минтруда России № 6н от г. «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек» – в ней предусмотрено фиксировать факт выдачи/получения книжки подписью работника.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании» – трудовая книжка является документом, подтверждающим страховой стаж.
• Локальные нормативные акты организации (приказ о кадровом учёте, должностные инструкции кадровика).

Когда обязательна расписка?

Расписка требуется в следующих типовых ситуациях:

• Выдача трудовой книжки новому сотруднику при приёме на работу.
• Возврат трудовой книжки работнику при увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.).
• Передача трудовой книжки наследнику (в случае смерти работника).
• Выдача временной (заменяющей) книжки в случае утери оригинала.
• Сдача трудовой книжки в архив организации (в некоторых случаях, когда книжка хранится в архиве до выхода на пенсию).

Как правильно оформить расписку?

Общие требования к документу

• Формат – лист формата А4 (можно использовать фирменный бланк организации).
• Шрифт – Times New Roman, размер 12, межстрочный интервал 1,5.
• Текст должен быть написан без орфографических и пунктуационных ошибок.
• Документ подписывается собственноручно печатными буквами.
• К подписи прилагается копия паспорта (серия, номер, дата выдачи, код подразделения).

Структура расписки

1. Шапка – полное наименование организации, её юридический адрес, ИНН/КПП.
2. Дата составления – указывается в полном виде (например, «23 мая 2026 г.»).
3. Текст расписки – основной абзац, где указывается факт получения трудовой книжки, ФИО получателя, дата выдачи, а также сведения о родственнике (если книжка получена от наследника).
4. Подпись получателя – строка «Подпись» и место для подписи.
5. Подпись представителя работодателя – ФИО, должность, подпись.
6. Приложения – копия паспорта, заявление работника (если есть).

Пример текста основной части

«Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 02 № 1234567, выдан г. отделом УФМС России по г. Москве, подтверждаю получение в отделе кадров ООО «Анион» надлежащим образом оформленной трудовой книжки. Трудовая книжка получена 23 мая 2026 г. в присутствии Петрова Петра Петровича, генерального директора компании. Подтверждаю, что книжка находится в моём распоряжении и сохранена в целостном виде.

Как оформить расписку в случае наследования

Если трудовая книжка принадлежала умершему сотруднику, в расписке необходимо указать родственные отношения и дату смерти:

Генеральному директору ООО «Анион» П.П. Петрову
РАСПИСКА
Я, нижеподписавшийся Смирнова Ольга Петровна, паспорт серии 45 02 № 7654321, выдан г., зарегистрированная по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д.10, кв.5, подтверждаю получение в отделе кадров ООО «Анион» надлежащим образом оформленной трудовой книжки моего родственника – Ивана Сергеевича Смирнова (муж), умершего г.
Трудовая книжка получена 23 мая 2026 г.
Подпись ______________________

Образцы расписок

Образец 1 – Приём трудовой книжки при увольнении (обычный случай)

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567
Адрес: 115035, г. Москва, ул. Тверская, д. 7

«23» мая 2026 г.

РАСПИСКА

Я, Петрова Мария Владимировна, паспорт серии 45 02 № 9876543, выдан г. отделом УФМС России по г. Москве, подтверждаю получение в отделе кадров ООО «Ромашка» надлежащим образом оформленной трудовой книжки.
Трудовая книжка получена 23 мая 2026 г. в присутствии Иванова Ивана Ивановича, директора по персоналу.
Подпись ______________________

Образец 2 – Выдача трудовой книжки наследнику

Генеральному директору
ООО «Анион» П.П. Петрову

РАСПИСКА

Я, Сидорова Елена Алексеевна, паспорт серии 45 02 № 1122334, выдан г., подтверждаю получение в отделе кадров ООО «Анион» надлежащим образом оформленной трудовой книжки моего родственника (мужа) Алексея Сидорова, умершего г.
Трудовая книжка получена 23 мая 2026 г..
Подпись ______________________

Образец 3 – Приём временной (заменяющей) трудовой книжки

ООО «ТехноСервис», ИНН 7707654321
Адрес: 190000, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 12
«23» мая 2026 г.

РАСПИСКА

Я, Кузнецов Андрей Сергеевич, паспорт серии 45 02 № 5566778, выдан г., подтверждаю получение в отделе кадров ООО «ТехноСервис» временной трудовой книжки № 001/2026 в связи с утерей основной книжки.
Трудовая книжка получена 23 мая 2026 г..
Подпись ______________________

Типичные ошибки и последствия их отсутствия

• Отсутствие подписи получателя. В случае утери книжки работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение требований ТК РФ.
• Неуказание даты выдачи. Без даты трудно установить срок, в течение которого книжка находилась у работника.
• Отсутствие копии паспорта. При передаче книжки наследнику это может стать поводом для споров о праве собственности.
• Неоформление расписки в письменной форме (например, устное подтверждение). Такой документ не имеет юридической силы.

Последствия могут включать:

1. Трудности при восстановлении утерянной книжки;
2. Отказ в выплате пенсии или пособий из‑за отсутствия подтверждения стажа;
3. Возможные штрафы для работодателя за нарушение кадрового учета.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать электронную подпись?

Да, если в организации внедрена система электронного документооборота и работник согласен на электронный способ подписания. При этом документ сохраняется в формате PDF/A и считается юридически значимым.

Нужно ли делать копию расписки?

Рекомендуется хранить оригинал в личном деле сотрудника, а копию – в отделе кадров. Копия может понадобиться при проверках государственных органов.

Что делать, если работник отказывается подписать расписку?

В таком случае следует оформить акт о невозможности получения подписи, где фиксируются причины отказа, дата и подписи обеих сторон. Этот акт также хранится в личном деле.

Как оформить расписку, если трудовая книжка была выдана в электронном виде?

Для электронных трудовых книжек применяется Электронный документ о выдаче, который подписывается в системе «Госуслуги» или аналогичной. При этом в бумажном виде расписка не требуется.

Расписка о получении трудовой книжки – простой, но крайне важный документ, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Правильное оформление расписки позволяет избежать споров, ускорить процесс оформления пенсии и гарантировать сохранность одного из самых ценных документов в трудовой жизни гражданина.

Помните:

• Оформляйте расписку каждый раз при выдаче или возврате трудовой книжки;
• Соблюдайте требования к оформлению (дата, подпись, копия паспорта);
• Храните оригиналы и копии в соответствии с локальными нормативными актами вашей организации.

При соблюдении всех рекомендаций процесс будет прозрачным, а юридические риски сведены к минимуму.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.