Трудовая книжка – один из ключевых документов в трудовых отношениях; При увольнении‚ переходе на новый работодатель или в случае потери необходимо иметь подтверждение того‚ что сотрудник действительно получила свой экземпляр. Для этого используется расписка о получении трудовой книжки. В статье разберём‚ зачем она нужна‚ как правильно оформить‚ какие требования к документу и приведём образцы.
Что такое расписка о получении трудовой книжки?
Расписка – это письменное подтверждение факта передачи трудовой книжки работнику. Она подписывается сотрудником (или его доверенным лицом) и‚ при необходимости‚ заверяется печатью работодателя. В ней фиксируются дата выдачи‚ серия и номер книжки‚ а также подпись лица‚ которое её передаёт.
Согласно Порядку ведения трудовых книжек (п. 40)‚ расписка не является обязательным документом‚ но её наличие защищает работодателя от претензий‚ связанных с потерей или недобросовестным хранением книжки.
Зачем нужна расписка?
- Подтверждение факта передачи книжки сотруднику.
- Защита работодателя от ответственности за утерю или повреждение документа.
- Упрощение процедуры выдачи дубликата в случае потери.
- Документальное подтверждение при переходе на электронную трудовую книжку.
Как правильно оформить расписку?
- Подготовка шаблона – можно использовать готовый бланк из «КонсультантПлюс» или создать собственный в Word/PDF.
- Заполнение полей:
- ФИО сотрудника.
- Серия и номер трудовой книжки.
- Дата выдачи.
- Подпись сотрудника.
- Подпись ответственного лица (бухгалтер‚ HR‑менеджер).
- Печать работодателя (если есть).
- Подпись – обе стороны подписывают расписку. При отсутствии подписей документ считается недействительным.
- Сохранение копии – копия расписки хранится в кадровом отделе‚ а оригинал передаётся сотруднику.
Образцы расписки
Образец расписки при увольнении
В случае увольнения сотрудник получает расписку‚ подтверждающую выдачу трудовой книжки. В ней указывается‚ что сотрудник согласен с тем‚ что книжка будет передана в руки.
Шаблон:
РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ НА РУКИ
Я‚ ФИО сотрудника‚ паспорт серия №‚ выдан кем‚ когда‚ подтверждаю‚ что получил(а) от компании ООО "Название" трудовую книжку‚ серия XXXX‚ № XXXXXX‚ в день дата выдачи.
Подпись сотрудника: ______________________ /______________/
Ответственный за выдачу: ______________________ /______________/
Печать компании (при наличии)
Образец расписки при передаче на электронную трудовую книжку
Если трудовая книжка ведётся в электронном виде‚ расписка оформляется аналогично‚ но в документе указывается‚ что подтверждается подписью в электронных документах.
Образец расписки для доверенного лица
В случае‚ если сотрудник не может лично получить книжку‚ ей может быть передана доверенное лицо. В расписке указывается ФИО доверенного лица и его паспортные данные.
Практические рекомендации
- Не выдавайте трудовую книжку без оформления расписки – это может стать причиной конфликтов.
- Храните копию расписки в кадровом архиве минимум 10 лет.
- При переходе на электронную трудовую книжку обязательно сохраните подпись в электронном документе.
- Если сотрудник отказывается от получения книжки‚ оформите акт отказа и храните его в личном деле.
Где скачать шаблоны?
Шаблоны расписки можно найти:
- На сайте КонсультантПлюс – бесплатный доступ к документу.
- В сервисе Ассистентус – скачивание в формате DOC/PDF.
- В разделе «Мой деловой центр» – готовые формы для скачивания.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли не ставить печать?
- Да‚ печать не обязательна‚ но наличие печати повышает юридическую надёжность документа.
- Что делать‚ если сотрудник потерял книжку?
- Согласно законодательству‚ работодатель обязан выдать дубликат. Расписка поможет подтвердить факт передачи оригинала.
- Нужна ли расписка при переходе на новый работодатель?
- Да‚ при передаче книжки новому работодателю необходимо оформить расписку о передаче.
Расписка о получении трудовой книжки – важный документ‚ который защищает как работника‚ так и работодателя; Правильное оформление‚ хранение и наличие копии позволяют избежать конфликтов и юридических рисков. Используйте готовые шаблоны‚ соблюдайте порядок заполнения‚ и ваш кадровый отдел будет работать без лишних хлопот.