Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю сотрудника. При передаче её из рук работодателя в руки работника (или наоборот) необходимо оформить расписку. Этот документ подтверждает факт получения (или передачи) книжки и защищает обе стороны от возможных претензий.

Зачем нужна расписка за трудовую книжку?

• Фиксация передачи документа при увольнении‚ переводе‚ отпуске без сохранения места работы;
• Подтверждение получения книжки для предоставления в Пенсионный фонд РФ (ПФР) при оформлении пенсии;
• Защита работодателя от ответственности за утрату или порчу книжки;
• Упрощение кадрового учета – в случае спора можно быстро проверить‚ кто и когда получал документ.

Кто обязан оформлять расписку?

Расписка оформляется:

1. Работодателем при выдаче трудовой книжки сотруднику (например‚ для подачи в ПФР);
2. Сотрудником при получении книжки от работодателя (при увольнении‚ переводе‚ временном изъятии и т.п.);
3. Работодателем при возврате книжки от сотрудника в течение установленного срока (обычно 3‑х дней).

Ключевые элементы расписки

В расписке обязательно должны присутствовать следующие сведения:

Как правильно оформить расписку: пошаговая инструкция

1. Подготовьте шаблон. Можно воспользоваться готовым образцом (см. ниже) или создать документ в любом текстовом редакторе.
2. Заполните реквизиты. Укажите полные данные обеих сторон‚ номер и серию трудовой книжки.
3. Укажите основание передачи. Чётко сформулируйте причину (например‚ «для предоставления в ПФР при оформлении пенсионных прав»).
4. Определите срок возврата. Если книжка выдается «на время»‚ укажите конкретный срок (обычно 3 дня).
5. Подпишите документ. Работник ставит подпись в строке «Подпись работника»‚ а работодатель – в строке «Подпись (печать) работодателя». При необходимости подпись заверяется печатью организации.
6. Сделайте копии. По правилам кадровой документации рекомендуется сделать минимум две копии: одну оставить в личном деле работника‚ вторую – в отделе кадров.

Образец расписки о получении трудовой книжки

РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

г. Москва «22» мая 2026 г.

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт: 4500 123456‚ выдан ОВД г. Москвы ‚
работающий в ООО «Пример» в должности инженера‑технолога‚
подтверждаю получение от работодателя трудовой книжки:

 № 12345‚ серия 01
Основание передачи: предоставление в Пенсионный фонд РФ для оформления пенсионных прав.

Срок возврата (при необходимости): в течение 3 (трёх) календарных дней с даты получения.

Подтверждаю‚ что книжка получена в полном комплекте‚ без повреждений и с сохранёнными страницами.

_____________________________ _____________________________
(подпись работника) (подпись‚ печать работодателя)

ООО «Пример»
ИНН 7701234567‚ ОГРН 1234567890123
Адрес: 115035‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1

Где скачать готовый шаблон?

Если вам нужен готовый файл‚ его можно скачать в популярных форматах:

• Шаблон в формате DOCX
• Шаблон в формате PDF

Полезные советы при оформлении расписки

• Проверяйте данные. Ошибки в ФИО‚ номерах документов или датах могут вызвать трудности при проверке в ПФР.
• Сохраняйте оригиналы. Оригинал расписки хранится в личном деле сотрудника‚ копия – в отделе кадров.
• Не забывайте о печати. Если в организации предусмотрена печать‚ она должна быть проставлена рядом с подписью работодателя.
• Учитывайте сроки. При выдаче книжки «на время» строго соблюдайте установленный срок возврата‚ иначе работник может быть привлечён к ответственности за неисполнение обязательств.
• Документируйте возврат. При возврате книжки от работника также оформляйте расписку о получении‚ где указывается дата и подпись ответственного лица отдела кадров.

Оформление расписки за трудовую книжку – простая‚ но важная процедура‚ позволяющая избежать недоразумений и юридических конфликтов. Следуя приведённому образцу и рекомендациям‚ вы сможете быстро подготовить корректный документ‚ который будет отвечать требованиям Трудового кодекса РФ и практики ПФР.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.