Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. При выходе на пенсию этот документ необходим для назначения выплат в Социальном фонде России (СФР). Поскольку работодатель несет строгую ответственность за хранение трудовых книжек, их выдача работнику на руки в период действия трудового договора строго регламентирована. Основанием для выдачи служит письменное заявление сотрудника, а подтверждением факта передачи — расписка о получении трудовой книжки.
В каких случаях выдается трудовая книжка на руки?
Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки работнику под расписку в следующих случаях:
- Для оформления пенсии: по письменному заявлению сотрудника, которому необходимо предоставить оригинал документа в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (СФР).
- При увольнении: в день прекращения трудового договора работодатель обязан вернуть документ работнику.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК): в день увольнения или по заявлению сотрудника, решившего отказаться от бумажного формуляра, ему выдаются сведения о трудовой деятельности и бумажная книжка.
- В случае смерти работника: документ выдается под расписку ближайшему родственнику умершего.
Особенности выдачи для оформления пенсии
Если сотруднику нужна трудовая книжка для назначения пенсии, он должен написать соответствующее заявление. Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.
При этом законодательство устанавливает жесткий срок возврата: работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение). Именно для фиксации этих сроков и факта передачи документа и пишется расписка.
Как правильно составить расписку?
Расписка оформляется в свободной форме, однако существуют общие рекомендации относительно ее содержания и оформления. Документ должен быть составлен в письменном виде от лица работника.
Обязательные реквизиты расписки:
- Шапка документа: наименование организации-работодателя, Ф.И.О. руководителя или должностного лица, которому адресуется расписка.
- «Расписка о получении трудовой книжки».
- Ф.И.О. работника: полностью, без сокращений.
- Должность и структурное подразделение сотрудника.
- Реквизиты документа: серия и номер трудовой книжки.
- Основание выдачи: ссылка на заявление сотрудника (с указанием даты заявления) и цель — для оформления пенсии.
- Дата получения документа.
- Обязательство вернуть документ: сотрудник должен прописать, что обязуется вернуть трудовую книжку не позднее установленного законом срока (3 рабочих дня после получения в СФР).
- Подпись работника с расшифровкой.
Образец расписки о получении трудовой книжки для пенсии
Ниже представлен примерный образец расписки, который можно адаптировать под вашу организацию:
Бланк-образец расписки
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от юрисконсульта
Сухарева Дениса Владимировича
РАСПИСКА
Настоящей распиской подтверждаю, что я, Сухарев Денис Владимирович, юрисконсульт, получил на основании заявления от свою трудовую книжку (серия ТК № 1234567) для предоставления в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (Социальный фонд России), для назначения трудовой пенсии.
Обязуюсь не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Подпись: _____________ / Сухарев Д.В. /
Ответственность сторон
Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Выдача документа без расписки может привести к негативным последствиям в случае утери книжки работником. Если работник не вернет трудовую книжку в установленный срок (3 рабочих дня после обращения в СФР), работодатель имеет право направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте, что снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи документа.
Важные нюансы
- Расписка хранится в личном деле сотрудника или в специальной книге учета движения трудовых книжек.
- При возврате трудовой книжки работодателю, факт возврата также должен быть зафиксирован — в книге учета ставится подпись работника о получении книжки обратно, а расписка может быть возвращена сотруднику или уничтожена с составлением соответствующего акта.
- Если работник перешел на электронную трудовую (ЭТК), бумажный документ выдается ему на руки при увольнении, и в этом случае также составляется расписка.
Грамотное оформление расписки защищает как работодателя от возможных штрафов и претензий со стороны проверяющих органов, так и самого работника, гарантируя сохранность его стажа при оформлении пенсионных выплат.