Трудовая книжка — важнейший документ, подтверждающий стаж работы и квалификацию сотрудника. При её выдаче, передаче или возврате работодатели обязаны оформить расписку, которая фиксирует факт получения книжки работником. В статье рассмотрим, зачем нужна такая расписка, какие нормативные акты её регулируют, как правильно её составить и какие ошибки часто допускаются.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка (форма № Т-2) — официальный документ, в котором фиксируются сведения о:

• дате начала и окончания трудовых отношений;
• должности, размере заработной платы;
• перерывах в работе (отпуск, больничный и т.д.);
• повышениях квалификации и пр.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 67) каждый работник обязан иметь при себе трудовую книжку, а работодатель — вести её надлежащим образом.

Почему нужна расписка при получении трудовой книжки?

2.1 Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 67) и Приказу Минтруда России от № № 414н, при выдаче трудовой книжки работнику должна быть оформлена расписка, подтверждающая:

1. Факт передачи книжки в физическом виде;
2. Состояние документа (отсутствие повреждений, полнота записей);
3. Подтверждение получения работником.

Отсутствие такой расписки может стать причиной споров о том, кто несёт ответственность за утерю или порчу книжки.

2.2 Ситуации, когда оформляют расписку

• При приёме на работу (выдача новой книжки).
• При переводе сотрудника в другое подразделение (переписка книжки).
• При увольнении (возврат книжки работодателю).
• При временной передаче (например, в командировку, отпуск без сохранения места работы).

Как правильно оформить расписку о получении трудовой книжки

3.1 Обязательные реквизиты расписки

Для того чтобы расписка имела юридическую силу, в ней должны быть указаны следующие сведения:

3.2 Пример формы расписки

Ниже приведён готовый шаблон, который можно распечатать и заполнить вручную или в электронном виде.

РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Город ___________ «___» ___________ 2026 г.

Я, _______________________________ (Ф.И.О. работника), паспорт: ____________ серия ____ № ________, выдан ____________, дата выдачи ____________, проживающий(ая) по адресу: _______________________________, подтверждаю получение от _______________________________ (наименование работодателя), ИНН ____________, ОГРН ____________, в лице _______________________________ (должность, Ф.И.О.), трудовой книжки (форма Т‑2) № ____________, находящейся в полном комплекте, без повреждений.
Состояние книжки: _______________________________________________ (при наличии записей указать их наличие).

Подтверждаю, что ознакомлен(а) с содержимым книжки и согласен(на) хранить её в надлежащем виде до момента её возврата работодателю.

_____________________________ _____________________________
(подпись работника) (подпись представителя работодателя)

М.П. (при наличии печати)

Пошаговая инструкция заполнения расписки

1. Подготовьте форму. Скачайте шаблон (см. выше) или используйте готовый бланк в формате DOC/PDF.
2. Заполните реквизиты. Укажите дату, место, полные данные обеих сторон, номер трудовой книжки.
3. Опишите состояние книжки. Проверьте наличие всех страниц, отсутствие пятен, разрывов.
4. Подпишите документ. Работник ставит подпись в нижней части, а представитель работодателя — подпись и печать (если есть).
5. Сохраните копию. Одна копия остаётся у работника, вторая — в личном деле сотрудника.

Советы и типичные ошибки

• Не оставляйте пустых полей. Любой незаполненный пункт может быть трактован как недействительный.
• Указывайте точный номер книжки. Номер находится в правом верхнем углу первой страницы.
• Проверяйте состояние книжки до подписи. Если обнаружены дефекты, фиксируйте их в расписке.
• Не подписывайте без печати (если она предусмотрена). В некоторых организациях печать обязательна.
• Храните оригинал в надёжном месте. Оригинал расписки обычно кладут в личное дело сотрудника.

Как хранить расписку

Оригинал расписки хранится в личном деле сотрудника (дело № ____). При необходимости (например, при проверке инспекцией труда) работодатель обязан предоставить её в течение 5 рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли оформлять расписку, если трудовая книжка передаётся по почте?

Да. При передаче по почте рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении и приложить к нему копию расписки, подписанную обеими сторонами.

7.2 Можно ли использовать электронную подпись?

С 2025 года Трудовой кодекс допускает оформление расписки в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). При этом оригинал расписки сохраняется в электронном архиве организации.

7.3 Что делать, если книжка утеряна после получения?

Работник обязан незамедлительно сообщить об этом работодателю и оформить акт о потере. На основании акта работодатель может выдать новую книжку, а также потребовать компенсацию за утерю, если это предусмотрено внутренними нормативными актами.

7.4 Требуется ли нотариальное заверение расписки?

Нотариальное заверение не требуется, если расписка составлена в соответствии с установленными требованиями и подписана обеими сторонами. Нотариус может потребоваться лишь в случае спора о подлинности подписи.

Оформление расписки о получении трудовой книжки — неотъемлемая часть кадровой документации. Правильно заполненный документ защищает интересы как работника, так и работодателя, предотвращая возможные юридические конфликты. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро и без ошибок оформить расписку, а также обеспечить её надёжное хранение.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.