Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По закону работодатель обязан хранить трудовые книжки сотрудников в течение всего периода их работы. Однако в некоторых случаях документ может быть временно или окончательно выдан на руки. В таких ситуациях крайне важна расписка о выдаче трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, когда она нужна, как правильно ее составить и приведем актуальный образец на 2024-2026 годы.
Когда выдается трудовая книжка на руки?
Существуют два основных случая, когда работодатель обязан или имеет право выдать оригинал трудовой книжки работнику:
- При увольнении работника. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку на руки. Факт получения фиксируется в книге учета движения трудовых книжек, а также может подкреплятся отдельной распиской.
- Для назначения пенсии (временно). Согласно актуальным правилам (включая разъяснения от 2026 года), временно выдать оригинал трудовой книжки на руки с оформлением расписки можно только для назначения пенсии. Работник должен написать заявление, а работодатель — снять копию документа и взять расписку о возврате.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если сотрудник выбирает ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, бумажный оригинал выдается ему на руки. При этом также берется расписка работника о получении бумажной трудовой книжки.
- Выдача родственникам в случае смерти работника; Трудовая книжка может быть выдана под расписку члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти.
Зачем нужна расписка?
Выдавая оригинал документа, работодатель снимает с себя ответственность за его сохранность во время нахождения вне территории предприятия. Если трудовая книжка будет утеряна работником, именно расписка станет главным доказательством того, что работодатель свои обязанности по хранению выполнил в полном объеме. Для документального удостоверения факта выдачи трудовой с сотрудника обязательно берется расписка с обязательством вернуть документ (при временной выдаче).
Как написать расписку о получении трудовой книжки
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы расписки, поэтому она может быть составлена в произвольном письменном виде. Тем не менее, чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать ряд обязательных реквизитов.
Обязательные данные в расписке:
- ФИО работника (получателя документа).
- Паспортные данные работника (серия, номер, кем и когда выдан).
- Наименование организации-работодателя.
- Дата составления расписки.
- Серия и номер трудовой книжки (а также вкладыша, если он есть).
- Цель выдачи (например: «в связи с увольнением» или «для предоставления в Пенсионный фонд РФ для назначения пенсии»).
- Обязательство вернуть документ (если книжка выдается временно, указывается точный срок возврата).
- Личная подпись работника (расшифровка подписи).
Образец расписки о выдаче трудовой книжки
Ниже представлен универсальный образец расписки, который подходит как для случаев увольнения, так и для временной выдачи документа.
Образец (шаблон)
Расписка
о получении трудовой книжки на руки
Я, [ФИО работника полностью], паспорт серии [серия] номер [номер], выданный [кем и когда выдан], код подразделения [код], работающий в [Наименование организации-работодателя] в должности [Должность], подтверждаю, что «[число]» [месяц] 20[год] г. получил(а) на руки в отделе кадров свою трудовую книжку (бумажный носитель), серия [серия ТК] номер [номер ТК].
Трудовая книжка выдана мне [выбрать нужное: в связи с увольнением / временно для предоставления в Пенсионный фонд РФ для назначения пенсии / в связи с переходом на электронную трудовую книжку].
[Если выдача временная, добавить:] Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров [Наименование организации] не позднее «[число]» [месяц] 20[год] г.
В случае утери или порчи трудовой книжки в период её нахождения у меня, обязуюсь обратиться к работодателю за получением дубликата.
Подпись работника: ______________ / [Фамилия И.О.] /
Важные нюансы оформления
- Собственноручное написание. Специалисты кадрового делопроизводства рекомендуют просить работника писать расписку от руки, а не просто ставить подпись на распечатанном бланке. В случае спорных ситуаций почерковедческая экспертиза сможет подтвердить подлинность документа.
- Копирование документа. Выдавая оригинал трудовой книжки на руки (особенно временно), работодателю следует не только взять расписку, но и сделать ксерокопию документа, чтобы иметь возможность подтвердить стаж сотрудника в случае его внезапного отсутствия или утери книжки.
- Журнал учета. Работодатель может завести отдельный журнал выдачи трудовых книжек, где работник будет расписываться при получении документа. Это дополняет, но не заменяет отдельную расписку.
- Общая формулировка. Если расписка пишется в свободной форме, важно, чтобы фраза была четкой: «Я, [ФИО], подтверждаю, что [число] получения документа в кадровом отделе [наименование фирмы] получил свою трудовую книжку номер и серия документа».
Ответственность сторон
Если работник получил трудовую книжку под расписку и не вернул ее в установленный срок (при временной выдаче для пенсии), работодатель должен направить ему уведомление о необходимости возврата документа. Если же книжка утеряна самим работником, восстановление записей (оформление дубликата) ложится на его плечи.
Расписка о выдаче трудовой книжки — это надежный способ для работодателя обезопасить себя от возможных претензий со стороны проверяющих органов и самого работника. Независимо от того, увольняется ли сотрудник, переходит на ЭТК или временно забирает документ для оформления пенсии, грамотно составленная расписка с указанием всех реквизитов документа и паспортных данных получателя обеспечит юридическую чистоту операции.