Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Что такое расписка о выдаче трудовой книжки
2. Правовая основа
3. Когда и почему требуется расписка
4. Как правильно оформить расписку
5. Образец расписки
6. Типичные ошибки и рекомендации
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое расписка о выдаче трудовой книжки

Расписка – это письменный документ, которым работник подтверждает факт получения оригинала трудовой книжки от работодателя.
Она фиксирует:

• дату и время передачи документа;
• условия выдачи (на постоянной основе, на время, с обязательством возврата);
• подписи сторон, тем самым снимая с работодателя ответственность за сохранность книжки, пока она находится вне территории предприятия.

Документ используется в разных кадровых ситуациях: при увольнении, при выдаче книжки для оформления пенсии, загранпаспорта, в случае смерти работника и т.д.

Правовая основа

Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66‑71) и Приказом Минтруда России от  № 123н (утверждённые формы и порядок выдачи).
Согласно пункту 3 статьи 66 ТК РФ, работодатель обязан передать оригинал трудовой книжки работнику в день увольнения, а при необходимости – выдать её на руки с обязательным оформлением расписки.

В случае выдачи книжки на время (например, для ПФР) обязательным считается письменное подтверждение получения, иначе работодатель может быть привлечён к ответственности за утрату оригинала.

Когда и почему требуется расписка

Расписка обязательна в следующих типовых ситуациях:

• Увольнение. При завершении трудового договора работник получает оригинал книжки и подписывает расписку.
• Выдача для оформления пенсии. Книга выдается в ПФР, а работник обязуется вернуть её в течение установленного срока (обычно 3 дня).
• Выдача для получения загранпаспорта. Трудовая книжка требуется в отделе по вопросам миграции; после получения паспорта книжку возвращают в кадровый отдел.
• Смерть работника. Трудовая книжка передаётся члену семьи (при предъявлении свидетельства о смерти) под расписку.
• Временный выезд за границу. При необходимости предоставления книжки в органы соцзащиты за рубежом.

Если в организации нет готового шаблона, расписку можно составить в произвольной форме, соблюдая основные реквизиты (см. раздел Образец расписки).

Как правильно оформить расписку

Для юридической силы расписка должна содержать следующие обязательные элементы:

Дополнительные (необязательные) поля:

• Контактный телефон ответственного лица кадровой службы.
• Ссылка на внутренний регламент выдачи документов.
• Примечание о состоянии книжки (например, «без повреждений»).

Для удобства часто используют простой текстовый шаблон и распечатывают его на фирменном бланке.

Образец расписки о выдаче трудовой книжки

ООО «Пример» ИНН 7701234567
ОГРН 1234567890123 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1

 РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

г. Москва «22» мая 2026 г.

Я, _______________________________ (ФИО работника), 
должность _______________________, табельный номер __________,
получил(а) от представителя работодателя ______________________ (ФИО, должность) 
трудовую книжку серии __________ номер __________, выданную в связи с
_____________________________ (основание выдачи: увольнение, заявление, требование ПФР и др.).

Условия выдачи:
- Трудовая книжка выдана на руки на срок __________ (например, 3 (три) дня) 
 с обязательством возврата в кадровый отдел не позднее «____» __________ 2026 г.
- При возврате книжка должна быть представлена в том же состоянии, в каком была получена.

Подтверждаю, что ознакомлен(а) с содержанием трудовой книжки и обязуюсь
сохранить её в целостности и сохранности до момента возврата.

_____________________________ _____________________________
(Подпись работника) (Подпись представителя работодателя)

М.П.

Для удобства документ можно сохранить в формате DOCX или PDF, распечатать и подписать обеими сторонами.

Типичные ошибки и рекомендации

• Отсутствие даты выдачи. Без указания даты невозможно доказать срок хранения.
• Неуказание срока возврата. Это приводит к разногласиям, если книжка не будет возвращена вовремя.
• Отсутствие подписи представителя работодателя. В таком случае расписка может быть признана недействительной.
• Неоформление копии. Рекомендуется сделать ксерокопию расписке и хранить её в личном деле сотрудника.
• Неучёт состояния книжки. При передаче стоит зафиксировать отсутствие повреждений (например, «без повреждений»).

Рекомендации:

1. Храните образцы расписок в электронном виде (PDF) в разделе «Кадровая документация».
2. Обучайте сотрудников кадровой службы правилам оформления и контроля возврата книжек.
3. Внутренний регламент должен предусматривать штрафные санкции за несвоевременный возврат.
4. При выдаче книжки за пределы предприятия (например, в ПФР) фиксируйте номер входящего/исходящего письма.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку без расписки?

Теоретически – да, если обе стороны согласны, но в случае спора отсутствие расписки усложняет доказывание факта передачи. Поэтому в практике рекомендуется всегда оформлять расписку.

Сколько дней даётся на возврат книжки, выданной «на время»?

Стандартный срок – 3 дня, если иное не установлено внутренними нормативными актами организации или требованиями органа, запрашивающего документ (например, ПФР).

Что делать, если работник не вернул книжку в срок?

Направить письменное напоминание с требованием возврата.
При отсутствии реакции – оформить акт о неисполнении обязательств.
При необходимости привлечь к ответственности в соответствии с Трудовым кодексом (штраф, удержание из заработной платы, если это предусмотрено коллективным договором).

Можно ли выдать копию трудовой книжки вместо оригинала?

Копию можно предоставить только в исключительных случаях (например, при невозможности выдать оригинал из‑за утраты). Оригинал обязан быть возвращён в течение 3 дней после получения копии.

Расписка о выдаче трудовой книжки – простой, но крайне важный документ, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление, соблюдение законодательных требований и внутреннего регламента позволяют избежать конфликтных ситуаций и обеспечить надёжный кадровый учёт.

Скачайте готовый шаблон расписки в формате DOCX или PDF и адаптируйте его под нужды вашей организации.