При увольнении работника из организации ему обязательно выдается оригинал трудовой книжки. Для подтверждения факта передачи документа работнику обычно оформляется расписка. Такая расписка защищает как работодателя, так и сотрудника от возможных споров о потере или несанкционированном обращении с книжкой.
Что такое расписка и зачем она нужна?
Расписка – это письменное подтверждение того, что работник получил в руки трудовую книжку (или её копию) в момент увольнения. Она содержит сведения о дате передачи, реквизитах книжки и подписи сторон.
- Защита работодателя – при отсутствии расписки работодатель может быть обвинён в утере или несанкционированном передаче книжки.
- Защита сотрудника – подтверждает, что он получил документ и не имеет претензий к работодателю.
- Соблюдение требований Трудового кодекса РФ и приказов о кадровом учёте.
Правовые основания
Согласно статье 140 Трудового кодекса РФ, при увольнении работник имеет право на получение трудовой книжки. При этом работодателю необходимо:
- Передать оригинал книжки в последний рабочий день.
- Зарегистрировать факт передачи в книге учёта движения трудовых книжек.
- Оформить расписку, подтверждающую факт получения.
Наличие расписки упрощает доказательство факта передачи в случае споров.
Как правильно оформить расписку?
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления расписки при увольнении.
- Подготовка документа
- Используйте официальный бланк организации (если есть) или создайте собственный документ в Word/Excel/Google Docs.
- Включите «РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ».
- Укажите реквизиты
- ФИО работника, дата рождения, должность, отдел.
- Серия и номер трудовой книжки.
- Дата передачи (день, месяц, год).
- Формулировка
Текст расписки обычно выглядит так:
Я, _______________________________ (ФИО работника), получил(а) от _______________________________ (название организации, должность лица, выдающего документ) оригинал трудовой книжки, серия __, № __, в день ________________ (дата). Считаю, что данная книжка находится в моём распоряжении и не предъявляю претензий к работодателю по поводу её содержания. Подпись: _____________________________
- Подписи сторон
- Подпись работника.
- Подпись руководителя или ответственного за кадровый учёт.
- Печать организации (если есть).
- Регистрация
- Сохраните копию расписки в личной карточке работника.
- Запишите факт передачи в книге учёта движения трудовых книжек (таблица «Книга учёта»).
Что делать, если в организации нет шаблона?
Если в компании отсутствует официальный шаблон, можно оформить расписку в произвольном виде, соблюдая обязательные элементы:
- .
- Реквизиты работника и книжки.
- Дата передачи.
- Формулировка, подтверждающая получение.
- Подписи сторон.
Важно, чтобы документ был подписан обеими сторонами и имел печать организации (если применимо).
Как избежать ответственности за утерю трудовой книжки?
- Передавайте книжку в последний рабочий день.
- Оформляйте расписку и сохраняйте копию.
- Проверьте, что в книге учёта движения трудовых книжек зафиксирован факт передачи;
- При необходимости, выдавайте копию (вкладыш) для пенсионных и иных целей.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать копию трудовой книжки? Да, но оригинал должен быть передан работнику. Копия может быть выдана для пенсионных целей, но не заменяет оригинал.
- Что делать, если работник не подписал расписку? Оформите акт приема-передачи, который также является доказательством передачи.
- Можно ли оформить расписку после увольнения? Да, но лучше сделать это в последний рабочий день. После даты увольнения возможны затруднения в доказательстве факта передачи.
Пример расписки (2026‑год)
РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения , должность: Менеджер по продажам, отдел: Продажи, получил(а) от ООО «Ромашка» оригинал трудовой книжки, серия 12, № 3456, в день . Считаю, что данная книжка находится в моём распоряжении и не предъявляю претензий к работодателю по поводу её содержания. Подпись работника: ________________________ Подпись руководителя: ________________________ Печать организации: ________________________
Расписка в получении трудовой книжки – это простое, но важное юридическое средство, которое защищает интересы обеих сторон при увольнении. Соблюдение правильного оформления и своевременная регистрация в книге учёта движения трудовых книжек позволяют избежать конфликтов и претензий в будущем. Следуйте приведённым рекомендациям, и процесс передачи трудовой книжки пройдет без лишних проблем.