Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По закону, во время работы она хранится у работодателя, а при увольнении или в других установленных случаях должна быть возвращена сотруднику. Факт возврата этого важнейшего документа обязательно должен быть зафиксирован. Именно для этого существует расписка работников в получении трудовой книжки.
В этой статье мы подробно разберем, зачем нужна такая расписка, в каких случаях она оформляется, какую информацию должна содержать и как правильно ее составить, чтобы документ имел безупречную юридическую силу.
Зачем нужна расписка?
Расписка выполняет важнейшую защитную функцию для работодателя. Трудовой кодекс РФ строго регламентирует сроки выдачи трудовой книжки при увольнении (в день увольнения). Если работник не забрал документ вовремя, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за книжкой. С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Однако, если работник приходит за документом позже, факт ее вручения необходимо подтвердить. Расписка служит доказательством того, что:
- Трудовая книжка действительно была выдана на руки сотруднику.
- Работодатель исполнил свои обязанности в полном объеме.
- Кадровый работник (или руководитель) не несет ответственности за дальнейшую сохранность документа.
В случае возникновения споров или проверок со стороны трудовой инспекции, расписка станет главным аргументом, подтверждающим отсутствие нарушений со стороны компании.
В каких случаях оформляется расписка?
Чаще всего расписка оформляется при увольнении работника. Но это не единственный случай. Документ также необходим, если:
- Работник увольняется — расписка прикрепляется к личной карточке работника или в книгу учета движения трудовых книжек.
- Работник временно забирает оригинал — например, для предоставления в Пенсионный фонд РФ или Социальный фонд России для назначения пенсии или пособий (согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать оригинал по письменному заявлению работника на срок не более 3 рабочих дней).
- Выдача дубликата — если трудовая книжка была утеряна и оформлялся ее дубликат.
- Первичное оформление — если сотрудник впервые устроился на работу, и ему впервые оформили трудовую книжку, он может расписаться в ее получении на руки при увольнении.
Как правильно составить расписку?
Чтобы расписка обладала юридической силой, нужно правильно её составить. Документ пишется от руки работником (это предпочтительнее, так как в случае почерковедческой экспертизы можно будет подтвердить авторство) или заполняется по заранее подготовленному бланку, где работник ставит свою личную подпись.
Для того чтобы расписка имела силу, в ней следует указать значимые данные и включить следующую информацию:
Обязательные реквизиты расписки:
- Наименование документа — «Расписка» или «Расписка в получении трудовой книжки».
- Дата и место составления — указывается текущая дата выдачи документа и город.
- Ф. И. О. работника — полностью, без сокращений.
- Паспортные данные работника — серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения.
- Должность и Ф. И. О. лица, выдавшего трудовую книжку, обычно это кадровик или руководитель.
- Реквизиты самой трудовой книжки — серия, номер трудовой книжки. Это критически важный момент, чтобы нельзя было сказать, что выдали «другую» или «пустую» книжку.
- Цель выдачи — например, «в связи с увольнением» или «для предоставления в ПФР».
- Отметка об отсутствии претензий, фраза о том, что работник претензий к работодателю по поводу внесения записей и выдачи документа не имеет.
- Личная подпись работника — с расшифровкой (инициалы и фамилия).
Образец расписки в получении трудовой книжки
Ниже приведен стандартный образец расписки, который можно адаптировать под нужды вашей организации.
Расписка
г. Москва
22 мая 2026 г.
Я, Иванов Петр Сергеевич, паспорт серии 4510 № 123456, выдан ОВД района Тверской г. Москвы г., код подразделения 772-015, работавший в ООО «Пример» в должности менеджера, настоящей распиской подтверждаю, что в связи с увольнением по собственному желанию (приказ от № 45-к) мне на руки возвращена трудовая книжка:
Серия: ТК-III Номер: 9876543
Претензий к внесенным в трудовую книжку записям, а также к срокам ее выдачи не имею.
_________________ / Иванов П.С. /
(подпись работника)
Где хранится расписка?
Составленная расписка не возвращается работнику. Она подшивается в личную карточку работника (форма Т-2), где ранее ставилась подпись о приеме на работу и ознакомлении с приказами. Также расписка может вклеиваться или подшиваться в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В самой книге учета работник также ставит свою подпись в графе о получении документа, но отдельная расписка дает дополнительную гарантию и детализирует информацию (включая паспортные данные и реквизиты книжки).
Ответственность работодателя
Невыдача трудовой книжки в день увольнения — серьезное нарушение. Если работник докажет, что из-за задержки документа он не смог трудоустроиться на новое место, суд обяжет работодателя выплатить ему средний заработок за все время вынужденного прогула.
Именно поэтому расписка — это не просто формальность, а документ, который защищает компанию от финансовых рисков. Если работник отказывается забирать трудовую книжку, ни в коем случае нельзя просто оставить ее в сейфе. Необходимо незамедлительно направить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку его по почте.
Расписка в получении трудовой книжки — это простой, но крайне важный кадровый документ. Правильно составленная расписка, содержащая все значимые данные обеих сторон (Ф. И. О., паспортные данные, реквизиты документа), снимает с работодателя любую ответственность за сохранность и дальнейшую судьбу трудовой книжки; Возьмите за правило всегда брать такую расписку при выдаче документа на руки — это сбережет нервы и деньги вашей компании.