Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ По закону она хранится у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника в компании․ Однако существуют ситуации, когда этот документ необходимо выдать на руки: при увольнении, для оформления пенсии в ПФР или для предоставления данных в органы социального страхования․ В таких случаях обязательным документом, подтверждающим факт передачи, выступает расписка в получении трудовой книжки․
В каких случаях требуется расписка?
Выдача трудовой книжки на руки — это ответственная процедура для отдела кадров․ Расписка служит юридической защитой для работодателя, подтверждая, что документ покинул пределы организации законно и по инициативе работника․ Чаще всего расписка оформляется в следующих случаях:
- При увольнении работника — в последний рабочий день сотрудник получает документ на руки и расписывается об этом в личной карточке, книге учета движения трудовых книжек, а также может написать отдельную расписку․
- Для оформления пенсии — сотруднику необходимо предоставить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд РФ․ ТК выдается на определенный срок, который оговаривается с работником отдела кадров․
- Для целей обязательного социального страхования или получения различных льгот, где требуются оригинальные данные о стаже․
- В случае смерти работника, документ могут получить родственники умершего под расписку․
Правила составления документа
Расписка в получении трудовой книжки неунифицирована, то есть строгого, обязательного для всех шаблона не существует․ Каждый работодатель разрабатывает форму самостоятельно или работник пишет ее в произвольной форме․ Тем не менее, чтобы документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд важных правил:
- Формат и способ заполнения․ Расписку можно написать на простом листе формата А4 или на фирменном бланке организации․ Допускается заполнение от руки или на компьютере․ Однако кадровики настоятельно рекомендуют писать текст от руки синей или черной ручкой․ В случае возникновения судебных споров это позволит провести почерковедческую экспертизу․
- Отсутствие исправлений․ Не допускается наличие помарок, зачеркиваний и исправлений․ Если допущена ошибка, расписку следует переписать заново․
- Обязательные реквизиты․ В документе должны быть отражены ключевые данные, чтобы идентифицировать личность работника и сам документ․
Что обязательно нужно указать в расписке:
- Наименование организации-работодателя (ООО, АО и т․д․)․
- Место и дату составления документа․
- Фамилию, Имя и Отчество работника полностью․
- Подразделение (отдел), в котором работает сотрудник․
- Цель выдачи трудовой книжки (например: «для оформления пенсии», «при увольнении по собственному желанию»)․
- Паспортные данные получателя (серия, номер, кем и когда выдан) — фраза «Личность получателя установлена, предъявлен паспорт․․․»․
- Обязательство работника вернуть документ (если это временная выдача, например, для ПФР)․ По окончании работы с документом его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней․
- Личная подпись работника с расшифровкой․
Особенности выдачи на время (для ПФР)
Если трудовая книжка выдается не при увольнении, а на время для предоставления в ПФР и оформления пенсии, важно четко прописать сроки․ Работник должен вернуть документ в отдел кадров в установленный срок (как правило, не более 3 дней после возвращения документа из Пенсионного фонда)․ Помимо расписки, работнику необходимо сделать копии каждого листа трудовой книжки и заверить их печатью организации, чтобы у работодателя оставались данные о стаже на время отсутствия оригинала․
Образец расписки в получении трудовой книжки
Ниже представлен актуальный образец расписки, который можно адаптировать под нужды вашей организации․
Бланк-шаблон:
РАСПИСКА
в получении трудовой книжки
г․ ____________________ «___» _________ 20__ г․
Я, _________________________________________________________ (Фамилия Имя Отчество работника),
работающий(ая) в _________________________________________________________ (наименование организации, подразделение),
паспорт серия ____ № _________, выданный ___________________________________ (кем, когда выдан),
код подразделения _________, проживающий(ая) по адресу: _________________________,
получил(а) на руки в отделе кадров свою трудовую книжку (серия ____ № _________)
Цель выдачи трудовой книжки: _____________________________________________ (например: для оформления пенсии / для предоставления в ПФР / при увольнении)․
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров ООО «____________________» в течение трех дней после возвращения документа из соответствующего учреждения (если выдача временная)․
Личность получателя трудовой книжки установлена, предъявлен паспорт серия ____ № _________․
___________________ / ________________________________________ /
(подпись) (расшифровка подписи работника)
Запись в книге учета
Не стоит забывать, что помимо отдельной расписки, факт выдачи фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек․ В данной форме графа 13 так и называется: «Расписка работника в получении трудовой книжки»․ При увольнении в этой графе работник ставит свою подпись, подтверждая, что забрал документ․ Если на предприятии нет отдельного шаблона расписки, подписи в книге учета и личной карточке (форма Т-2) бывает достаточно, однако отдельная расписка дает дополнительную гарантию безопасности для кадровой службы․
Составление расписки о получении трудовой книжки — простая, но крайне важная процедура․ Отсутствие этого документа может привести к штрафам для работодателя в случае утери книжки сотрудником, так как ответственность за сохранность этого документа несет именно организация․ Используйте произвольную форму, не забывайте указывать цель выдачи и паспортные данные, а при временной выдаче — обязательно берите с работника обязательство вернуть документ в срок․