Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

При расторжении трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику оригинал трудовой книжки (или её электронный эквивалент). Подтверждением факта передачи документа служит расписка в получении трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, образцы и типичные вопросы, возникающие на практике.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 – обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения (или в день, следующий за ним, если работник отсутствует).
Постановление Правительства РФ № 225 от (в ред. от 2024 г.) – порядок ведения и хранения трудовых книжек, пункт 41 предусматривает необходимость расписки при выдаче.
ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требование подтверждения передачи документов для бухгалтерской и налоговой отчётности.
Методические рекомендации Минтруда и соцзащиты РФ (2023‑2026 гг.) – образцы расписок и порядок их заполнения.

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако при увольнении сотрудник имеет право получить бумажный дубликат ЭТК либо выписку из неё, и в этом случае также оформляется расписка.

Зачем нужна расписка?

Подтверждение факта передачи – защищает работодателя от претензий о невыдаче документа.
Основание для бухгалтерского учёта – расписка служит первичным документом при формировании расчётов с сотрудником (например, при начислении выходного пособия).
Защита прав сотрудника – работник получает письменное подтверждение, что трудовая книжка передана ему в надлежащем виде и состоянии.
Доказательная база в суде – при спорах о нарушении трудового права расписка может быть использована как доказательство исполнения обязанности работодателя.

Кто и когда подписывает расписку?

Сотрудник – расписку подписывает увольняемый работник (или его законный представитель, если сотрудник не может лично получить документ).
Работодатель – представитель кадровой службы (кадровик, специалист по кадрам, руководитель подразделения) фиксирует факт выдачи и ставит свою подпись, а также печать организации (если требуется внутренним регламентом).
Момент подписания – в последний рабочий день, либо в день, следующий за ним, если сотрудник отсутствовал (например, на больничном или в отпуске). При отправке трудовой книжки почтой расписка может быть подписана после получения документа сотрудником и направлена обратно работодателю.

Требования к оформлению расписки

Расписка может быть оформлена:

от руки на обычном листе бумаги (в случае разногласий допускается почерковедческая экспертиза);
на фирменном бланке организации;
в электронном виде с использованием ЭЦП (при условии, что обе стороны согласны на электронный документооборот).

Обязательные реквизиты:

Название документа – «Расписка в получении трудовой книжки»;
Дата и место составления (город, организация).
ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение.
Номер и серия трудовой книжки (или номер выписки из ЭТК).
Факт получения: «Я, ФИО, получил(а) трудовую книжку № … серии … за период работы с … по …».
Подпись сотрудника и расшифровка (ФИО).
Подпись представителя работодателя, его должность, расшифровка, печать организации (при наличии).
При необходимости – примечание о способе передачи (лично, заказным письмом с описью вложения и т.д.).

Образец расписки (бумажный вариант)

РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

г. Москва 22 мая 2026 г.

Я, Иванов Иван Иванович, работавший в должности ведущего инженера отдела разработки ООО «ТехноПром», получил(а) трудовую книжку серии № 0123456, номер 789012, содержащую сведения о периодах работы с по .

Подтверждаю, что трудовая книжка передана мне в надлежащем виде, без повреждений и замечаний.

Подпись ___________________ /Иванов И.И./

Получил(а) от: ___________________ /Петрова С.А., специалист по кадрам/
Должность: специалист по кадрам
ООО «ТехноПром» (печать)

При отправке трудовой книжки заказным письмом расписка может выглядеть так:

РАСПИСКА В ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ (ПО ПОЧТЕ)

г. Санкт‑Петербург 04 апреля 2026 г.
Я, Сидорова Мария Petrovна, уволенная с должности бухгалтера ООО «ФинансГарант», подтверждаю получение трудовой книжки серии № 6543210, номер 345678, отправленной мне заказным письмом с описью вложения № 1234567890 от г.

Книжка получена в целости и сохранности, претензий к её состоянию нет.

Подпись ___________________ /Сидорова М.П./
Получил(а) от: ___________________ /Кузнецов А.В., руководитель отдела кадров/
Должность: руководитель отдела кадров
ООО «ФинансГарант» (печать)

Особенности оформления при электронной трудовой книжке

С 2021 года трудовые книжки ведутся в электронном виде в ПФР; При увольнении сотрудник может:

Получить выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) на бумажном носителе;
Получить дубликат бумажной трудовой книжки (если ранее вёл её на бумаге);
Получить доступ к своему личному кабинету на портале «Госуслуги» для просмотра ЭТК.

В любом из этих случаев оформляется расписка, в которой указывается:

Вид документа (выписка из ЭТК, дубликат бумажной ТК и т.д.);
Номер и серия (если применимо);
Дата выдачи;
Подписи сторон.

Если сотрудник согласен получить только электронную выписку и не требует бумажного носителя, расписка может быть подписана в электронном виде с использованием УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) обеими сторонами.

Риски отсутствия расписки

Претензии сотрудника – работник может заявить, что трудовая книжка не получена, и потребовать компенсацию за задержку выдачи (согласно ст. 236 ТК РФ);
Штрафы от государственных инспекций труда – за нарушение порядка выдачи документов возможно наложение административного штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).
Проблемы с пенсионным обеспечением – без подтверждённой трудовой книжки сотруднику сложно подтвердить свой стаж при обращении в ПФР.
Судебные споры – отсутствие расписки осложняет доказывание факта исполнения обязанности работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку заказным письмом и получить расписку позже?: Да, это допустимо. Сотрудник расписывается после получения письма и направляет расписку обратно работодателю (например, сканом по электронной почте или обычным письмом). Важно сохранить доказательство отправки и получения (опись вложения, уведомление о вручении).
Нужно ли ставить печать организации на расписке?: Трудовой кодекс не требует печати, но многие организации включают её в свой внутренний регламент как дополнительный элемент подтверждения подлинности документа.
Что делать, если сотрудник отказывается подписывать расписку?: Необходимо зафиксировать отказ в акте (например, составить акт о refusals подписи расписки) и вручить трудовую книжку под расписку в присутствии свидетелей. При дальнейшем споре такой акт будет доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность.
Можно ли использовать электронную форму расписки при выдаче выписки из ЭТК?: Да, если обе стороны согласны на электронный документооборот и имеют возможность подтвердить подлинность подписи (УКЭП, простая электронная подпись с подтверждением через СМС и т.д.).
Сколько времени хранится расписка в организации?: Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте», первичные документы, подтверждающие выполнение трудовых обязательств, хранятся не менее 5 лет. Расписку рекомендуется хранить в личном деле сотрудника вместе с другими кадровыми документами.

Пошаговая инструкция для кадровой службы

За день до увольнения подготовить трудовую книжку (или выписку из ЭТК) и проверить её состояние.
В последний рабочий день пригласить сотрудника в отдел кадров.
Вручить документ и попросить расписаться в подготовленном бланке.
Проверить правильность заполнения расписки (ФИО, дата, подписи).
Поставить свою подпись, должность и, при необходимости, печать организации.
Один экземпляр расписки передать сотруднику, второй – оставить в личном деле.
При отправке документа почтой – оформить опись вложения, отправить заказным письмом с уведомлением о вручении, получить расписку обратно и приобщить её к делу.

Расписка в получении трудовой книжки при увольнении – не просто формальность, а важный правовой инструмент, защищающий интересы обеих сторон трудового отношения. Правильное оформление расписки помогает избежать споров, штрафов и проблем с пенсионным обеспечением. Следуя установленным нормативным требованиям и используя приведённые образцы и рекомендации, кадровая служба сможет обеспечить корректное и законное завершение трудовых отношений.

Удачной работы и соблюдения всех требований трудового законодательства!