Смерть сотрудника — трагическое событие, требующее от работодателя не только человеческого сочувствия, но и строгого соблюдения законодательных норм․ Одним из ключевых документов, которые необходимо правильно оформить в такой ситуации, является расписка в получении трудовой книжки родственником умершего работника․ Этот документ гарантирует законность передачи трудовой книжки и защищает работодателя от возможных претензий в будущем․
Законодательная основа
Выдача трудовой книжки родственникам умершего работника регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции 2026 года)․
Согласно пункту 38 данного Порядка:
- Трудовая книжка умершего работника выдается одному из членов его семьи;
- Выдача осуществляется только под расписку или по почте — по письменному заявлению родственника;
- Работодатель обязан запросить документы, подтверждающие родство и факт смерти․
Кроме того, статья 14 Семейного кодекса РФ определяет круг лиц, имеющих право на получение трудовой книжки:
- Супруг(а) — по свидетельству о браке;
- Дети — включая усыновленных — по свидетельству о рождении;
- Родители — по свидетельству о рождении работника или другим подтверждающим документам;
- Братья и сестры — родные или сводные, по свидетельству о рождении;
- Дедушки, бабушки, внуки, по документам, подтверждающим родство․
Какие документы требуются от родственника?
Перед выдачей трудовой книжки работодатель обязан запросить и проверить следующие документы:
- Свидетельство о смерти работника, оригинал или заверенная копия, выданная ЗАГСом․
- Документ, подтверждающий родство:
- Свидетельство о браке — для супруга/супруги;
- Свидетельство о рождении — для детей, родителей, братьев/сестер;
- Свидетельство об усыновлении — для усыновленных детей;
- Справка из ЗАГСа или суда — если родство установлено иным способом (например, через суд)․
- Паспорт родственника — для идентификации лица, получающего трудовую книжку․
Важно! Копии документов должны быть заверены подписью сотрудника кадровой службы и печатью организации (если она используется)․ Оригиналы возвращаются родственнику после сверки․
Образец расписки в получении трудовой книжки
Расписка составляется от руки родственником в присутствии представителя работодателя․ Это необходимо для возможности последующей экспертизы почерка в случае спора․
Форма расписки (образец 2026 года)
РАСПИСКА
Я, Фамилия Имя Отчество, паспорт серии № , выданный ___________________________ (наименование органа), код подразделения __________, зарегистрированный(ая) по адресу: ________________________________________________________,
получил(а) от ___________________________ (наименование организации) трудовую книжку умершего работника Фамилия Имя Отчество, умершего(ой) «___» _______________ 20___ г․,
в связи со смертью работника, подтвержденной свидетельством о смерти № ___________, выданным ___________________________ (ЗАГС),
и подтверждающим родство документом: ___________________________ (например, свидетельство о браке № ___)․
Трудовая книжка получена мною лично в присутствии представителя работодателя․
Подпись: _________________ /____________________/
(расшифровка подписи: Фамилия Имя Отчество)
Примечания к заполнению:
- Все поля заполняются разборчиво от руки — печатный текст не допускается;
- Указываются точные реквизиты документов (серия, номер, дата выдачи);
- ФИО умершего и получателя должны полностью совпадать с документами;
- Подпись ставится в присутствии сотрудника кадровой службы․
Выдача трудовой книжки по почте
Если родственник не может лично явиться за трудовой книжкой, он может запросить ее отправку по почте․ Для этого необходимо:
- Написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выслать трудовую книжку по почте;
- Приложить к заявлению нотариально заверенные копии документов, подтверждающих родство и смерть;
- Указать точный адрес для отправки (с индексом);
- Заявление подписывается лично и прилагается к делу работника;
Важно! Отправка по почте осуществляется только заказным письмом с уведомлением о вручении․ Уведомление сохраняется в архиве организации как подтверждение факта передачи․
Оформление записи в трудовой книжке
После получения документа о смерти работодатель обязан внести в трудовую книжку соответствующую запись:
- Запись: «Трудовая книжка выдана родственнику в связи со смертью работника»;
- Основание: номер и дата свидетельства о смерти;
- Подпись: уполномоченного лица (кадровик, руководитель);
- Печать: если организация имеет печать — она ставится рядом с подписью․
Запись должна быть заверена подписью и печатью — это обязательное требование Порядка № 225․
Порядок действий работодателя
Алгоритм действий при смерти работника:
- Получить официальное свидетельство о смерти (от родственника или из ЗАГСа по запросу)․
- Оформить запись в трудовой книжке о прекращении трудовых отношений в связи со смертью․
- Запросить у родственника документы, подтверждающие родство и личность․
- Проверить подлинность документов и сделать копии․
- Получить расписку о получении трудовой книжки (или письменное заявление на почтовую отправку)․
- Выдать трудовую книжку лично под расписку или отправить заказным письмом․
- Сохранить все документы в личном деле умершего работника не менее 75 лет (в соответствии с архивными нормами)․
Частые ошибки и риски
Неправильное оформление расписки или выдача трудовой книжки без документов может привести к:
- Неправомерной выдаче — трудовая книжка попадет не тому родственнику;
- Спорам между наследниками — если несколько человек претендуют на книжку;
- Претензиям со стороны ФСС или трудовой инспекции — за нарушение порядка хранения и выдачи трудовых книжек;
- Уголовной ответственности — при фальсификации документов или мошенничестве․
Рекомендация: всегда действуйте по принципу «документ — документ — расписка»․ Не полагайтесь на устные заявления даже от близких родственников․
Выдача трудовой книжки в связи со смертью работника, это не просто формальность, а важный юридический акт, требующий внимательности, точности и соблюдения законодательства․ Правильно оформленная расписка защищает как родственников умершего, так и работодателя от возможных правовых последствий․
Помните: расписка — это не просто подпись, а юридическое подтверждение передачи важного документа․ Отнеситесь к этому с максимальной ответственностью․
Если у вас есть сомнения — проконсультируйтесь с юристом или обратитесь в трудовую инспекцию․ Лучше перестраховаться, чем допустить ошибку, которая может обернуться длительными разбирательствами․
Актуально на г․ Согласно действующему законодательству РФ и Порядку № 225 (ред․ 2026 г․)․