Эффективная система управления охраной труда (СУОТ) строится на четком разделении обязанностей между отделом кадров (ОК) и специалистами по охране труда (СОТ). Неправильное закрепление функций в документах может привести к серьезным рискам, включая административную и уголовную ответственность (примечание к ст. 2.4 КоАП РФ, Постановление Пленума ВС №41). Данная статья детально разбирает, какие конкретно обязанности должны лежать на кадровиках, а какие — на службе охраны труда, и как организовать их слаженное взаимодействие.

Создание и согласование документов: кто что утверждает?

Для корректного распределения обязанностей рекомендуется создать рабочую группу из представителей ОК, СОТ, юриста и бухгалтера. Эта группа разрабатывает и согласовывает проекты ЛНА.

• Отдел кадров: Обычно составляет проекты ДИ, положений об ОК, Правил внутреннего трудового распорядка;
• Служба охраны труда: Обязательно согласовывает все эти документы, особенно разделы, касающиеся охраны труда. Без их визы документы могут содержать опасные формулировки.
• Обратное правило: Если в документе, который разрабатывает СОТ (например, инструкция по охране труда для конкретной профессии), есть кадровые аспекты (например, требования к квалификации), он должен быть визирован кадровиком.

Ключевые процессы: распределение конкретных задач

Информирование работника об условиях труда

По профстандарту специалиста по охране труда (п; 3.1.3), информировать о рисках, гарантиях и компенсациях. Однако на практике эту функцию часто выполняет отдел кадров при оформлении трудового договора.

• Совместная задача: Раздел ТД об условиях труда и профессиональных рисках должен составляться совместно с СОТ. Кадровик оформляет документ, СОТ предоставляет точные данные о рисках и ссылки на документы (например, карты СОУТ).
• Обязанность ОК: Доводить до сведения работников под подпись приказы и иные документы, касающиеся их работы (это включено в профстандарт кадровика).

Работа с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ) и оценки профессиональных рисков (ОПР)

Закон не определяет, кто должен знакомить с результатами. Оптимальный вариант:

• Хранение: Карты СОУТ и профриски лучше хранить в отделе кадров (гарантия сохранности, защита персональных данных).
• Знакомство: Оригиналы карт СОУТ работник подписывает при приеме на работу в ОК; Копии профрисков можно приложить к картам или разместить на рабочих местах.
• Ответственность за ознакомление: Логично возложить на непосредственных руководителей подразделений в ходе первичного инструктажа.

Организация обучения по охране труда

• Служба охраны труда: Организует весь процесс: выбирает программу и учебный центр, заключает договор, контролирует сроки прохождения инструктажей, стажировок и проверки знаний (п. 3.1.2 профстандарта №274н).
• Отдел кадров: Обеспечивает информационную поддержку. При отсутствии кадровых программ ежемесячно предоставляет СОТ списки принятых и уволенных сотрудников. Готовит поименные списки для обучения по указанию СОТ.
• Важно: Разрабатывать программы обучения, инструкции и стажировки должны руководители подразделений, так как они лучше знают технологические процессы. СОТ и ОК оказывают им методическую помощь.

Организация обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (медосмотров)

Это один из самых сложных процессов с точки зрения распределения обязанностей и защиты персональных данных (ПДн).

• Служба охраны труда:
  • Заключает договор с лицензированным медучреждением.
  • Согласовывает календарный план проведения медосмотров с руководителями подразделений.
  • Контролирует сроки и результаты.
  • Консультирует по вопросам.
• Отдел кадров:
  • Готовит поименные списки работников, подлежащих медосмотру.
  • Оформляет и выдает направления на медосмотр.
  • Ведет журнал учета выдачи направлений.
  • Хранит результаты медосмотров (медицинские заключения). Это связано с тем, что ОК обычно лучше оборудован для хранения документов с ПДн (шкафы, сигнализация). Штрафы за утечку ПДн по ч.6 ст.13.11 КоАП РФ могут достигать 100 тыс. руб.

Расследование несчастных случаев на производстве

• Служба охраны труда: Оформляет акты по форме Н-1, направляет материалы в ГИТ и заинтересованным лицам, хранит документы (п. 3.1.7 профстандарта №274н).
• Отдел кадров: Своевременно предоставляет все документы, связанные с трудовой деятельностью пострадавшего: приказы о приеме, переводе, изменении условий труда, иные документы, с которыми работник был ознакомлен под подпись.
• Совместная задача: Закрепить в ЛНА порядок действий и взаимодействия при несчастном случае, особенно для расследования легких случаев (срок — 3 календарных дня, ч.1 ст.229.1 ТК РФ).

Допуск работников к работе

• Отдел кадров: Отстраняет от работы, переводит на другую работу по медицинскому заключению, увольняет за дисциплинарные проступки, связанные с нарушением ТБ.
• Служба охраны труда: Обязана содействовать кадровикам, своевременно передавая необходимые сведения и документы (например, акты о нарушении, результаты проверок).

Критически важный вопрос: подчиненность службы охраны труда

Для объективности и эффективности Служба охраны труда (или специалист по ОТ) должна непосредственно подчиняться руководителю организации (или его заместителю, компетентному в вопросах ОТ).

• Это позволяет работодателю оперативно получать информацию и устранять нарушения.
• Подчинение СОТ руководителю подразделения (например, начальнику производства) создает конфликт интересов (производство vs безопасность);

Действие: Показать директору рекомендации Минтруда России. Подчинение должно быть закреплено в приказе о распределении полномочий, ДИ руководителя и самом Положении о СУОТ.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Дублирование или пробелы в обязанностях. Решение: детально прописать в ЛНА взаимные права и обязанности по согласованию документов.
2. Нарушение сроков из-за несогласованности. Решение: установить регламентированные сроки предоставления данных от СОТ в ОК (например, списки на обучение — до 5 числа каждого месяца).
3. Некорректное хранение документов с ПДн. Решение: хранить медзаключения и карты СОУТ в ОК, а не в СОТ.
4. Разработка инструкций по ОТ кадровиками. Решение: Эта задача — за руководителями подразделений. Задача СОТ — методическое руководство и контроль.
5. Неподчинение СОТ руководителю компании. Решение: Исправить структуру подчинения через приказ.

Грамотное распределение обязанностей между отделом кадров и службой охраны труда — это не бюрократия, а основа юридической безопасности компании. Ключ к успеху:

• Четкие, непротиворечивые локальные нормативные акты.
• Взаимное согласование документов по смежным вопросам.
• Понимание каждым подразделением границ своей компетенции (что можно, а что — нет).
• Прямое подчинение службы охраны труда руководству компании.

Регулярно пересматривайте документы при изменении законодательства и организуйте совместные рабочие встречи ОК и СОТ для оперативного решения возникающих вопросов.