Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․ Согласно действующему законодательству РФ (Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 225 от ), именно трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки, бумажные экземпляры до сих пор активно используются, а их правильное заполнение остаётся обязательным требованием для всех работодателей․

Что такое раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке?

Раздел «Сведения о работе» — это центральная часть трудовой книжки, где фиксируются все ключевые события трудовой деятельности сотрудника:

• приём на работу;
• перевод на другую постоянную должность;
• увольнение;
• награждения и поощрения (в отдельном разделе, но связанном);
• повышение квалификации (при наличии соответствующего приказа)․

Этот раздел формируется на основании официальных приказов (распоряжений) работодателя и должен содержать точные, несокращённые и юридически корректные данные․

Структура раздела «Сведения о работе»: образец заполнения

В соответствии с утверждённым порядком, раздел «Сведения о работе» состоит из трёх граф:

Графа 3, Заголовок: наименование организации

В этой графе указывается полное наименование организации — то, которое прописано в учредительных документах (например, в ЕГРЮЛ)․ Если у организации есть сокращённое наименование, оно также указывается в скобках после полного․

Пример:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)

Важно! Не допускаются сокращения вроде «Ромашка», «Ромашка ООО» или «ООО Ромашка» — только полное наименование с обязательным указанием организационно-правовой формы (ООО, АО, ИП и т․д․)․

Графа 1, Порядковый номер записи

Записи нумеруются последовательно, начиная с №1 при первом трудоустройстве․ Каждая новая запись получает следующий номер по порядку․

Пример: № 1, № 2, № 3 и т․д․

Графа 2 — Дата приёма на работу (или другого события)

Указывается точная дата, когда сотрудник был принят на работу (или переведён, уволен и т․д․) — в формате число․месяц․год․

Пример:

Графа 4 — Содержание записи

Это самая важная графа․ Здесь кратко, но точно формулируется суть события на основании приказа․ Используются официальные формулировки, соответствующие Трудовому кодексу РФ․

Графа 5 — Основание (номер и дата приказа)

Указывается номер и дата приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись․ Номер приказа должен соответствовать внутренней нумерации компании․

Пример: Приказ № 45 от

Образцы записей в разделе «Сведения о работе»

Приём на работу

Перевод на другую постоянную должность

Увольнение по собственному желанию

Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)

Награждение (в отдельном разделе «Сведения о награждении»)

Хотя награждения вносятся в отдельный раздел, они также относятся к трудовой деятельности и могут быть связаны с основным разделом․

Правила заполнения: что нельзя делать

• Нельзя использовать сокращения в наименовании организации (например, «ООО Ромашка» вместо «Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)»)․
• Нельзя писать от руки карандашом — все записи должны выполняться чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета (не красными и не зелёными)․
• Нельзя вносить записи без основания — только на основании приказа, распоряжения или иного официального документа работодателя․
• Нельзя исправлять ошибки простым зачёркиванием․ Исправления допускаются только по строгой процедуре: зачёркивается неверная запись, рядом пишется «Исправлено», затем вносится верная запись с указанием даты и подписью ответственного лица․
• Нельзя вносить сведения о работе по совместительству, если работник не подал письменное заявление․

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?

Ответственность за правильное ведение трудовых книжек в организации несёт назначенное лицо — как правило, это сотрудник кадровой службы, бухгалтер или специалист по кадрам․ В крупных компаниях за это отвечает отдел кадров, в малом бизнесе — директор или бухгалтер․

Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель обязан:

• обеспечить хранение трудовых книжек;
• вносить записи в срок не позднее одного рабочего дня со дня издания приказа;
• выдавать трудовую книжку работнику при увольнении в день увольнения;
• исправлять ошибки по просьбе работника․

Электронная трудовая книжка: что изменилось в 2026 году?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ С 2026 года:

• Новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку — бумажная не выдаётся, если не подано заявление на сохранение бумажного варианта․
• Сведения в электронной трудовой книжке идентичны бумажной: даты приёма, увольнения, должности, приказы, награждения․
• Работник может в любое время запросить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или лично в Пенсионном фонде РФ․
• Работодатель обязан передавать данные в ПФР в течение одного рабочего дня после издания приказа․

Важно! Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может выбрать: продолжать использовать её или перейти на электронную․ Для этого нужно подать заявление работодателю․

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, неправильно указано наименование должности или организации), работодатель обязан её исправить по письменному заявлению работника․

Порядок исправления:

1. Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой исправить ошибку․
2. Работодатель издаёт приказ об исправлении․
3. В трудовой книжке зачёркивается неверная запись (одной линией, чтобы её можно было прочитать)․
4. Напротив пишется: «Запись № X исправлена»․
5. Вносится верная запись с указанием даты и основания․
6. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть)․

Если работодатель отказывается исправить ошибку — работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд․ Образец искового заявления можно найти на сайте Роструда или в юридических базах․

Правильно заполненная трудовая книжка — это не просто формальность․ Она влияет на:

• начисление пенсии;
• получение пособий;
• трудоустройство в будущем;
• доказательство стажа при льготах и компенсациях․

Ошибки в трудовой книжке могут привести к потере стажа, задержкам в выплатах и даже судебным разбирательствам․ Поэтому ответственным лицам в организации необходимо:

• внимательно изучать Постановление Правительства № 225;
• постоянно обновлять знания о новых правилах;
• использовать образцы заполнения как шаблоны;
• проводить регулярные проверки трудовых книжек в организации․

Скачать актуальные бланки трудовой книжки и вкладыша, а также образцы заполнения, можно на официальном сайте Роструда или в Пенсионном фонде РФ․

Помните: точность, законность и своевременность, ключевые принципы ведения трудовой книжки в 2026 году․