Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для удобного хранения, быстрого поиска и соблюдения нормативных требований в офисах и архивах используют специальные разделители трудовых книжек. Они позволяют группировать книжки по различным критериям (алфавиту, подразделениям, датам и т.д.) и значительно ускоряют работу кадровой службы.
Что такое разделители трудовых книжек?
Разделитель – это тонкий картонный (иногда пластиковый) лист, вставляемый в картотеку или папку и имеющий выступающее окошко или надпись, указывающую на группу хранения. Благодаря такому элементу можно быстро найти нужную трудовую книжку без перебора всего набора.
Основные виды разделителей
Согласно информации из интернет‑источников, разделители классифицируются по следующим критериям:
- По месяцам – удобны для хранения бухгалтерской отчётности, квитанций и счётов.
- Буквенные от А до Я – популярны для разделения личных характеристик сотрудников, трудовых договоров, соглашений с поставщиками и арендаторами.
- Цветовые – доступны в диапазоне от 5 до 12 цветов, подходят для любой сферы, где требуется кластеризация данных.
- Цифровые от 1 до 31 – маркёры по количеству дней в месяце помогают отыскать документ по конкретной дате.
Пример конкретного изделия: Разделитель для картотеки трудовых книжек горизонтальный картонный (145×115 мм, 10 шт/уп). Он позволяет группировать книжки по буквам алфавита или подразделениям организации, а выступающее окошко обеспечивает быстрый доступ к информации о группе хранения.
Где приобрести разделители и картотеки для трудовых книжек
На российском рынке представлено множество поставщиков, предлагающих как сами разделители, так и готовые картотеки:
- Бумага‑С – интернет‑магазин с доставкой разделителей по месяцам, буквам, цветам и цифрам.
- Железная‑мебель – предлагает архивные папки, короба и разделители в Москве по низким ценам.
- Комус – широкий ассортимент:
- Разделитель для картотеки трудовых книжек горизонтальный картонный (145×115 мм, 10 шт/уп).
- Картотека для трудовых книжек Han А6 на 40 книжек или 1300 карточек (347×128×65 мм, открытая) – допускает установку до 26 разделителей (приобретаются отдельно).
- Картотека для трудовых книжек на 60 книжек (155×270×120 мм, закрытая) – для удобства работы внутрь короба можно вставлять разделители арт. 556076 (в комплект не входят).
- Кадры в порядке – магазин в Москве, где всегда в наличии картотеки, разделители для картотек и обложки для трудовых книжек.
- CentrMag – предлагает разделитель полочный (артикул 00‑01015910) с доставкой по России и за рубеж.
Нормативная база, регулирующая ведение и хранение трудовых книжек
Ключевые документы, которые необходимо учитывать при организации хранения:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – определяет общие правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 320н – утвердил новую форму трудовой книжки и порядок её ведения и хранения (вступает в силу с 1 сентября 2021 г.).
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – внес изменения в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности.
- Приложение N 2 к приказу Минтруда № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (инструкция по заполнению, ведению книги учёта движения трудовых книжек и книге по учёту бланков трудовой книжки).
- Письмо Минтруда от 5 … – регламентирует ведение книги учёта движения трудовых книжек и книги по учёту бланков трудовой книжки на бумажном носителе.
Согласно этим нормам, работодатель обязан:
- Хранить трудовые книжки в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место).
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек (приём, выдача, перевод).
- Обеспечивать доступ к документам только уполномоченным лицам.
Практические советы по использованию разделителей
Чтобы максимально повысить эффективность работы с трудовыми книжками, рекомендуется:
- Определить критерий группировки – наиболее распространённый вариант – по первой букве фамилии сотрудника (А‑Я). При крупных организациях удобно добавить подразделение или отдел.
- Выбирать разделители с выступающим окошком – это позволяет сразу видеть надпись группы без необходимости вынимать лист.
- Регулярно проверять комплектность – при поступлении новых сотрудников сразу вставляйте соответствующий разделитель, чтобы избежать «запаздывания» в картотеке.
- Сочетать разделители с метками – например, использовать цветовые наклейки для выделения категорий (активные, уволенные, в отпуске и т.д.).
- Соблюдать условия хранения – размещать картотеки в вертикальном положении, избегать переполнения коробов, чтобы разделители не деформировались.
Разделители трудовых книжек – простой, но крайне полезный инструмент для организации кадрового документооборота. Правильный выбор вида (по месяцам, буквам, цветам или цифрам), приобретение качественных изделий у проверенных поставщиков (Бумага‑С, Железная‑мебель, Комус, Кадры в порядке, CentrMag) и соблюдение нормативных требований ТК РФ и приказов Минтруда позволяют значительно сократить время поиска нужной книжки, повысить надежность хранения и обеспечить соответствие законодательству.
Если вы ещё не используете разделители в своей картотеке – рекомендуем начать с базового набора буквенных разделителей (А‑Я) и постепенно расширять систему, добавляя месячные, цветовые или цифровые маркеры в зависимости от специфики вашего документооборота.