С 1 марта 2023 г. Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруд) обязало работодателей, самостоятельно обучающих своих сотрудников вопросам охраны труда (ОТ), передавать сведения о прошедших обучение работниках в Реестр обученных лиц (РОЛ). Данная статья подробно описывает правовую основу, перечень обязательных данных, технические требования и пошаговый алгоритм подачи информации.

Правовая база

• Постановление Правительства РФ № 2464‑п от 24 декабря 2021 г. (п. 104) – регламентирует формирование и ведение реестров:
  • реестра организаций и ИП, оказывающих услуги обучения по ОТ;
  • реестра юридических лиц и ИП, обучающих собственных работников;
  • реестра обученных лиц.
• Приказ Минтруда России от 28 февраля 2022 г. № МТ‑2/2022 «Об утверждении формы и порядка представления сведений в реестр обученных лиц».
• Требования к электронным документам (XML‑схема, электронная подпись) – Официальный портал Минтруда.

Кто обязан подавать сведения?

Согласно пункту 104 Постановления 2464‑п, в реестр обученных лиц обязаны вносить сведения:

• юридические лица (компании, организации) и индивидуальные предприниматели, которые самостоятельно проводят обучение своих работников по охране труда;
• обучающие организации (учебные центры) – в отдельный реестр, но данные о их выпускниках также передаются в РОЛ.

Если обучение проводится сторонними учебными центрами, работодатель передаёт в реестр только сведения о том, что обучение завершено (документ об обучении от центра).

Регистрация работодателя в личном кабинете Минтруда

1. Перейдите на Личный кабинет работодателя (раздел «Охрана труда»).
2. Нажмите кнопку «Регистрация в реестре обучающих работодателей». Потребуется:
   • ОГРН/ОГРНИП;
   • ИНН, КПП;
   • Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
   • Сведения о наличии ответственного за охрану труда (ФИО, должность, контактный телефон).
3. Подтвердите регистрацию с помощью Электронной цифровой подписи (ЭЦП) или через Госуслуги.
4. После одобрения (обычно в течение 3‑5 рабочих дней) в меню появится вкладка «Обучение по охране труда» → «Реестр обученных лиц».

Перечень обязательных данных о работнике

Для каждого обученного сотрудника необходимо предоставить следующую информацию (см. форму № 1 «Сведения об обученных работниках»):

Технические требования к передаче данных

• Формат файла – XML, соответствующий схеме rol_v1.xsd, опубликованной на портале Минтруда.
• Файл должен быть подписан Электронной цифровой подписью (ЭЦП) сертификата, выданного аккредитованным удостоверяющим центром.
• Размер одного XML‑файла не должен превышать 5 МБ (при большом количестве сотрудников рекомендуется разбить данные на несколько файлов).
• Для небольших организаций (до 50 работников) допускается ручной ввод через форму в личном кабинете без загрузки XML.

Пошаговый алгоритм подачи сведений

Подготовка XML‑файла

1. Скачайте шаблон rol_template.xml и схему rol_v1.xsd.
2. Заполните шаблон данными из таблицы в пункте 4. При необходимости используйте любой XML‑редактор (Notepad++, VS Code).
3. Проверьте корректность структуры с помощью онлайн‑валидации (xmlvalidation.com) или утилиты xmllint.
4. Подпишите файл ЭЦП (например, через программу «КриптоПро CSP»): sign -sign rol.xml -cert mycert.pfx -out rol_signed.xml.

Загрузка через личный кабинет

1. Войдите в Личный кабинет работодателя → Обучение по охране труда → Реестр обученных лиц.
2. Нажмите «Добавить запись» (для 1‑2 сотрудников) или «Загрузить файл» (для массовой загрузки).
3. Выберите подготовленный rol_signed;xml и нажмите «Отправить».
4. Система проведёт автоматическую проверку подписи и соответствия схеме. При успехе появится статус «Принято» с указанием даты и номера протокола.
5. Если обнаружены ошибки, система выдаст список проблем (например, «Отсутствует поле СНИЛС»). Исправьте файл и повторите загрузку.

Подтверждение и хранение документов

• Сохраните копию подписанного XML‑файла и подтверждающий протокол в архиве (не менее 5 лет, согласно ст. 12 Трудового кодекса РФ).
• При проверке инспекций предоставьте копию протокола и оригиналы сертификатов об обучении.

Сроки подачи сведений

• Сведения о работнике должны быть переданы в реестр не позднее 10 рабочих дней после завершения обучения.
• Для новых сотрудников, обученных в течение первого месяца работы, срок – до 10‑го числа следующего месяца.
• В случае изменения данных (например, смена ФИО, даты окончания обучения) – обновление в реестре в течение 5 рабочих дней.

Ответственность за несоблюдение требований

Нарушения фиксируются в соответствии с Трудовым кодексом РФ и могут привести к:

• Штрафу для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штрафу для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 15 000 рублей.
• Возможному приостановлению деятельности организации в сфере, требующей обязательного обучения (например, строительные работы).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать сведения, если обучение прошло в стороннем учебном центре?

Да. Работодатель обязан передать в РОЛ сведения о том, что обучение завершено, указав название учебного центра, дату окончания и приложив скан сертификата.

Можно ли использовать обычный PDF‑документ вместо XML?

Для небольших организаций (до 50 работников) допускается ручной ввод через форму без XML. Однако каждый работник всё равно требует загрузки скана сертификата (PDF, JPG).

Что делать, если у сотрудника несколько сертификатов (разные модули обучения)?

Для каждого модуля создаётся отдельная запись в реестре. В поле «Тема (модуль) обучения» указывается название конкретного курса.

Как проверить, что мои данные успешно внесены?

В личном кабинете в разделе «Реестр обученных лиц» можно увидеть статус каждой записи. Также можно выполнить поиск по СНИЛС через публичный сервис поиска в реестре.

Нужно ли обновлять сведения при увольнении работника?

Увольнение не требует удаления записи, но рекомендуется пометить статус «Обучение завершено, работник уволен» для корректного учета.

Практические рекомендации

• Назначьте ответственного за подготовку и загрузку XML‑файлов (например, специалиста по охране труда).
• Автоматизируйте процесс: используйте скрипты (PowerShell, Python) для генерации XML из базы HR‑системы.
• Регулярно проверяйте срок действия ЭЦП‑сертификата (обычно 1‑3 года) и своевременно продлевайте его.
• Ведите журнал отправки файлов с указанием даты, номера протокола и списка загруженных сотрудников.

Система реестра обученных лиц Минтруда – важный инструмент контроля за соблюдением требований охраны труда. Правильная регистрация работодателя, точный набор обязательных данных и соблюдение технических требований (XML + ЭЦП) позволяют избежать штрафов и обеспечить безопасность работников. Следуя описанному в статье пошаговому алгоритму, вы сможете быстро и без ошибок передать сведения в реестр, а также поддерживать их актуальность в течение всего периода трудовых отношений.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в службу поддержки Минтруда (тел.: 8‑800‑555‑35‑35) или к вашему региональному отделу по охране труда.