В 2026 году Федеральный закон и нормативные акты Министерства труда и социальной защиты РФ (Минтруд) усилили требования к реестру обученных лиц в сфере охраны труда. Эта статья подробно разбирает, что представляет собой реестр, как происходит его формирование, какие формы и сроки подачи данных, а также как самостоятельно внести сведения о работниках.

Что такое реестр обученных по охране труда?

Реестр – это электронный перечень всех лиц, прошедших обучение по охране труда, которые записаны в системе Минтруда. Он служит для:

• Контроля за соблюдением требований законодательства в области ОТ;
• Упрощённого доступа к информации о квалификации работников;
• Проверок при инспекционных визитах.

В реестр вносятся данные как от обучающих организаций, так и от работодателей, самостоятельно проводящих обучение внутри своей компании.

Кто обязан регистрироваться в реестре?

С 1 марта 2023 года обязаны зарегистрироваться в реестре все работодатели, которые:

1. Обучают своих сотрудников самостоятельно;
2. Проводят проверку знаний по охране труда;
3. Планируют вносить сведения о обученных лицах в реестр Минтруда.

Для регистрации необходимо:

• Получить ЭЦП (электронную подпись) – обязательный документ для подачи данных;
• Зарегистрироваться в Единой общероссийской справочно‑информационной системе по охране труда (адрес: akot.rosmintrud.ru);
• Войти в личный кабинет и выбрать пункт «Обучение по охране труда → Реестр обученных лиц».

Какие сведения необходимо предоставить в реестр?

Согласно п.118 Правил, в реестр включаются следующие обязательные поля:

• ФИО обученного сотрудника;
• Номер СНИЛС;
• Профессия (должность);
• Наименование обучающей программы;
• Дата проведения обучения;
• Результат проверки знаний (успешно/неуспешно);
• Код аккредитованной организации, осуществлявшей обучение (если применимо).

Все данные передаются в формате XML или Электронно‑цифровой подписи (ЭЦП), что упрощает их автоматическую обработку системой Минтруда.

Пошаговый алгоритм внесения сведений в реестр

Ниже представлен подробный алгоритм, проверенный на практике (см. ot‑media.ru, ):

1. Подготовка документации – собрать протоколы проверок знаний, сертификаты об образовании, копии СНИЛС.
2. Регистрация в системе – войти в личный кабинет на портале Минтруда, выбрать «Регистрация работодателя».
3. Заполнение XML‑файла – сформировать файл согласно шаблону, утверждённому Минтрудом (пример структуры ниже).
4. Подпись документа – подписать XML‑файл ЭЦП.
5. Отправка данных – загрузить подписанный файл в раздел «Внести сведения в реестр обученных лиц».
6. Получение подтверждения – система автоматически сформирует подтверждение о приёме данных и дату внесения.
7. Обновление информации – при изменении данных (например, повторная проверка) необходимо повторно отправить обновлённый файл.

Пример структуры XML‑файла:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ReestrObuchennyh>
 <Объект>ООО "Пример"</Объект>
 <СведенияОТraining>
 <ФИО>Иванов Иван Иванович</ФИО>
 <SNILS>123-456-78901</SNILS>
 <Должность>Мастер производственного процесса</Должность>
 <Programa>Охрана труда в промышленности</Programa>
 <DataObucheniya>2025-10-12</DataObucheniya>
 <ResultPrikaza>Успешно</ResultPrikaza>
 </СведенияОТraining>
</ReestrObuchennyh>

Сроки и формы подачи данных

Согласно Постановлению 2464 порядок подачи сведений регламентируется следующим образом:

• Срок подачи – не позднее 30 календарных дней после проведения проверки знаний.
• Формы – XML‑файл или электронный документ, подписанный ЭЦП.
• Каналы передачи – через личный кабинет на портале akot.rosmintrud.ru или через аккредитованную организацию‑посредника.

Если данные не будут внесены в указанные сроки, работодатель рискует получить штраф в размере от 5 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как проверить, что информация внесена правильно?

После отправки файла система автоматически сформирует отчёт о приёме данных. Чтобы убедиться в корректности ввода, выполните следующие действия:

1. Войдите в личный кабинет → «Реестр обученных лиц».
2. Найдите запись о своём предприятии.
3. Проверьте, отображаются ли все ФИО, СНИЛС и результаты проверок.
4. При необходимости можно экспортировать список в формате CSV для внутреннего аудита.

Если обнаружите несоответствия, сразу же отправьте поправленный XML‑файл.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Нужно ли регистрировать каждый отдельный курс обучения?
  Ответ: Да. Каждый курс, прошедший проверку знаний, требует отдельного Eintries в реестр.
• Вопрос: Можно ли использовать старый формат Excel вместо XML?
  Ответ: Нет. С требуется только XML/ЭЦП.
• Вопрос: Что делать, если у работника нет СНИЛС?
  Ответ: Сведения без СНИЛС не принимаются. Необходимо оформить СНИЛС или предоставить временный идентификатор.
• Вопрос: Как удалить данные, если сотрудник уволился?
  Ответ: Подайте запрос на удаление через личный кабинет, указав номер записи и дату увольнения.

Реестр обученных по охране труда – важный инструмент контроля и документального подтверждения соответствия требованиям законодательства. Правильное заполнение и своевременная подача данных позволяют:

• Избежать штрафов и проверок;
• Повысить уровень безопасности на производстве;
• Упростить процесс аудита и оформления документов.

Если вы только начинаете работать с реестром, следуйте приведённому пошаговому алгоритму, используйте официальные шаблоны XML‑файлов и не забудьте о ЭЦП. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в службу поддержки Минтруда или к аккредитованным обучающим центрам.

Удачной работы с реестром и безопасного производства!