Реестр обученных лиц — это ключевой элемент системы контроля за обучением по охране труда в России. Он является частью Единой информационной системы охраны труда (ЕИСОТ), которую ведёт Министерство труда и социальной защиты РФ. С 1 марта 2023 года подача сведений в этот реестр стала обязательной для большинства работодателей, что кардинально изменило процедуру внутреннего обучения.

Зачем нужен реестр? Основные цели

Внедрение реестра преследует несколько важных целей:

• Прозрачность: Все данные об обучении сотрудников по охране труда теперь в открытом доступе для контролирующих органов.
• Единообразие: Устранение «лазеек» и формального подхода. Обучение должно быть фактическим, а не «для галочки».
• Контроль качества: Минтруд и Роструд могут оперативно проверять, кто, чему и у кого обучался.
• Ответственность работодателя: Работодатель, проводящий обучение самостоятельно, должен не только уведомить об этом Минтруд, но и отчитаться по каждому обученному сотруднику.

Кто должен подавать данные в реестр?

Обязанность подачи сведений лежит на работодателях (юрлицах и ИП), которые:

1. Решили самостоятельно обучать своих сотрудников вопросам охраны труда, без привлечения сторонних учебных центров.
2. Используют для этого свою внутреннюю комиссию по проверке знаний.

Важно: Если обучение проводит сторонняя аккредитованная организация, то подавать данные в реестр обязан она (в рамках своего реестра работодателей-заказчиков). Работодатель в этом случае получает от учебного центра подтверждение (протокол) о прохождении сотрудником обучения.

Какие реестры создал Минтруд?

С 1 марта 2023 года действует система из трёх взаимосвязанных реестров в ФГИС ОТ:

1. Реестр работодателей, уведомивших о намерении проводить обучение самостоятельно. Это первичная регистрация компании в системе.
2. Реестр обученных лиц. Основной реестр, куда вносятся данные о каждом сотруднике, прошедшем проверку знаний.
3. Реестр организаций (учебных центров), осуществляющих обучение по охране труда. Для сторонних поставщиков услуг.

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1: Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Для работы в Личном кабинете работодателя по охране труда (ЛК ОТ) необходима квалифицированная ЭЦП. Она подтверждает вашу личность и даёт право подписывать заявления и данные. Получить её можно у аккредитованных удостоверяющих центров.

Шаг 2: Уведомительная регистрация (внесение в первый реестр)

Авторизуйтесь в Личном кабинете с помощью ЭЦП.
2. Найдите раздел «Обучение по охране труда» в главном меню.
3. Выберите пункт, связанный с уведомлением о деятельности по обучению (название может незначительно меняться).
4. Заполните заявление, подтвердив намерение обучать сотрудников самостоятельно.
5; Подпишите заявление ЭЦП и отправьте.

После проверки Минтрудом ваша организация будет внесена в Реестр работодателей, проводящих обучение внутри организаций. Вы получите уведомление в ЛК.

Шаг 3: Внесение сведений об обученных сотрудниках (внесение во второй реестр)

После того как ваша внутренняя комиссия провела проверку знаний конкретного сотрудника, необходимо внести о нём данные.

1. В том же разделе «Обучение по охране труда» выберите «Реестр обученных лиц».
2. Нажмите «Добавить запись» или аналогичную кнопку.
3. Вручную заполните форму со следующими обязательными данными:
   • ФИО сотрудника.
   • Должность (согласно штатному расписанию).
   • Программа обучения (выбрать из утверждённого перечня, например, «Обучение по охране труда для руководителей и специалистов»).
   • Дата проведения проверки знаний.
   • Результат (например, «сдал»/«не сдал»).
   • Номер протокола вашей внутренней комиссии.
   • Данные об обучающей организации (для вас это ваша компания как работодатель-обучатель).
4. Прикрепите сканированный протокол проверки знаний (рекомендуется, хотя не всегда обязательно на этапе ввода).
5. Подпишите внесённую запись своей ЭЦП.
6. Нажмите «Отправить».

Примечание: В исходных данных упоминается возможность двух способов ввода. На практике для большинства работодателей доступен только ручной ввод через форму ЛК. Возможность массовой загрузки (например, через XML-файл) может предоставляться по отдельному согласованию с техподдержкой системы.

Шаг 4: Проверка внесённых данных

После отправки запись проходит автоматическую проверку системы. Статус записи можно отслеживать в личном кабинете (например, «На рассмотрении», «Внесена», «Отклонена»).

Чтобы проверить, что данные об обученном сотруднике попали в реестр, любой человек (включая самого сотрудника или проверяющего) может:

1. Перейти на публичную часть ФГИС ОТ (или найти раздел «Публичная статистика/Реестры» на портале Минтруда).
2. В разделе «Реестр обученных лиц» воспользоваться поиском по ФИО, названию организации или уникальному номеру записи (УНЗ), который присваивается системе.
3. В результатах поиска отобразится информация: ФИО, должность, наименование программы, дата проверки, наименование работодателя-обучателя.

Крайне важные нюансы и сроки

• Сроки подачи: Сведения об обученном лице необходимо внести в реестр не позднее 10 рабочих дней с даты проведения проверки знаний комиссией.
• Ответственность: Несвоевременная или недостоверная подача сведений влечёт административную ответственность по ст. 5.27.1 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
• Программы обучения: В форме ввода нужно выбрать программу из утверждённого Минтрудом перечня. Нельзя придумывать свои названия.
• Подпись ЭЦП: Каждая операция (регистрация, внесение записи) требует отдельной подписи квалифицированной ЭЦП. Без неё действия не будут приняты системой.
• Хранение документов: Несмотря на электронную подачу, работодатель обязан хранить на предприятии протоколы проверки знаний (бумажные или электронные) в течение 75 лет.

Что будет, если не соблюдать?

Контролирующие органы (Роструд и его территориальные органы) при проведении проверок:

1. Запросят выписку из Реестра обученных лиц по вашей организации.
2. Сравнят эти данные с вашими внутренними протоколами и приказами.
3. Если найдут расхождения (сотрудник работает, но его нет в реестре, или сроки подачи нарушены), это будет квалифицировано как необеспечение обучения по охране труда.
4. Последствия: предписание, административный штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ (для юрлиц — до 200 000 рублей, для ИП — до 50 000 рублей или дисквалификация).

Реестр обученных лиц — это не бюрократическая формальность, а рабочий инструмент контроля за реальным обучением. Для беспроблемной работы необходимо:

• Заблаговременно получить ЭЦП и зарегистрироваться в ЛК Минтруда.
• Назначить ответственного за ведение реестра в компании (обычно это специалист по ОТ или кадровик).
• Автоматизировать процесс: сразу после каждой комиссии вносить данные в реестр, не откладывая.
• Контролировать статус записей в личном кабинете.
• Использовать публичный поиск для самостоятельной проверки, что данные о ключевых сотрудниках отображаются корректно.

Следование этим правилам защитит компанию от штрафов и, что важнее, обеспечит реальное повышение культуры безопасности труда на предприятии.

Информация в статье актуальна на 21 мая 2026 года и основана на требованиях Постановления Правительства РФ от № 2464. Для получения самой точной и оперативной информации всегда обращайтесь к официальным источникам: сайт Минтруда России и Личный кабинет работодателя по охране труда.